시간관리 문제로 찾아온 임원에게
제공한 해결책은?
자료관리문제연구소 노하우
온라인 쇼핑몰 운영하는 중소기업 임원이
찾아온 목적은 시간관리다.
언제나 시간이 부족하고,
어디서부터 답을 찾아야 할지 모르겠다.
중소기업의 임원은 많은 시간을 직원들과 커뮤니케이션에 소비하고 있다. 매번 진행하는 프로젝트에 대한 정보도, 준비하는 시간도 부족하다. 자료가 부족하다 보니 원활한 커뮤니케이션이 되지 않는다. 매번 지난번 회의와 크게 다르지 않다. 다시 한번 별도 시간이 필요하다. 직원들과 단톡 방(카카오톡)으로 정보를 주고받지만 타임라인의 정보가가 이해하기 힘들다.
출처 - http://weighyourmind.com/time-management/중소기업 임원에게 시간관리가 부족한 이유?
자료관리가 문제였다.
이것으로 인해 커뮤니케이션 오류다
통상 관리자의 경우는
(1)개인 자료도 중요하지만
(2)직원들과 주고받는 자료까지
관리가 되어야 하는데
여기서 문제가 발생했다.
직원들이 제공한 자료가 파편화 되어있고, 최종문서만 이메일로 제공하니 정보가 부족해서 개별 대화 시간이 늘어놨다. 전체적인 자료를 살펴보고 난 후 생각도 하고나서 주요의사결정도 해야 하는 시간이 절대적으로 부족했던 거다.
해결책은 개인적 자료관리도 중요하지만, 팀장들간의 자료도 함께 만들어 간다면 좋겠다.
직원에게 시간관리란, 스스로만 잘하면 되지만, 기업에 팀장이나 리더의 경우는 직원들과 함께 만들어가야 한다.
이후, 3개월 동안은 정기적 교육을 통해 아래와 같은 작업을 진행했다.
(1)개인 자료 모두 온라인 저장소로 구축.
아날로그와 디지털로 발생한 온라인 저장소에 넣는 작업을 도와주었다. 아날로그 자료는 스캐너 이용했다. 작업했던 외장하드나 컴퓨터에 있는 자료의 경우도 재정리 해서 정리 했다.
특히, 자주 살펴보는 것과 과거의 자료 중에 다시 꺼내 볼 수 있는 자료는 보다 쉽게 접근할 수 있도록 했다. 예로 에버노트에서 손쉽게 검색 되도록 태그와 바로가기 작업을 했다.
주요한 것은 항상 회의록을 작성하게 했고, 공유노트북에 보관해서 볼 수 있도록 만들었다.
프로젝트도 최근것 부터 정리했고, 과거의 자료순으로 정리했으며, 모바일로 쉽게 접근(모바일 활용이 높도록)하도록 했다. 단순히 접근에 목적이 아니나 내용을 살펴볼 수 있도록 한번 더 고려해야 한다.
이와 같은 작업을 위해 에버노트와 구글앱스 기반으로 자료를 구축했다.
(2)팀장에게 우선적으로 온라인 저장소 구축.
살펴보니, 회사 전반적으로 자료관리가 되어있지 않았고, 각자의 컴퓨터에서 저장되어 운영하고 있었다. 주로 커뮤니케이션은 이메일과 단톡 방 위주였고, 전체적으로 작업 프로세스가 원활하지 않았다.
우선, 회사에서 기본적으로 작성하는 회의록, 보고서(업무보고)나 프로젝트 위주로 노트 정리해서 공유노트북을 이용했다. 단톡 방에 자료 전달도 공유한 것을 전달할 수 있도록 했고, 다시 볼 수 있도록 에버노트 공유노트북로 작업했다.
처음부터 강제로 하기보다, 몇 가지 필요한 사항에 대해서만 공유하도록 했다. 이후 팀장순으로 넘어가면서, 자료관리 정책을 만들어갔다.
(3)모바일 작업 환경을 확대해야 한다.
기존 문서를 그대로 온라인 저장소에 올려두고 나서는 모바일로 접근이 쉽지 않았다.
주로 파일 형태이기에 별도 앱을 실행하거나 작업과정이 복잡했다. 이런 것을 조금씩 풀어가면서 모바일 확대를 고려했다.
특히 에버노트의 노트링크 활용은 모바일 작업 시 편리하다. 전체적인 작업 내용을 하나의 노트로 할 수 없다면 노트와 노트를 연결해서 목차 노트를 만들어서 볼 수 있도록 했다.
결국 시간관리는 가장 많은 것에 낭비하는 것을 줄이는 거다. 한번 자신의 하루를 분석해서 어디에 소비하고 있는 분석 후, 줄일 수 있는 부분이라면 과감히 줄여서 필요한 시간에 재투자하기를 바란다.
