누구나 아는 업무 문서 작성법
누구나 알지만 누구도 쉽게 하지 못하는 문서 잘 쓰기
"김선임, 그래서 이 문서 결론이 뭐지?"
"이 연구원, 이 문서 보고 나한테 뭘 하라는 거야?"
보고서를 제출하고 내용을 보고하고 나서 이런 소리를 들으면 그 문서는 문제가 있다고 봐도 무방하다. 오랜 시간에 걸쳐 공들여 신사업 기획서 같은 문서를 만들기도 하지만 짧은 시간 안에 간단한 문서를 만들어야 하는 일도 많다. 문서는 그 자체로 정보를 전달하고 의사를 전달하는 수단인데 읽는 사람이 그걸 모르면.....
부서장이나 윗분들께 올리는 문서를 쓰다 보면 가끔 목적을 잊을 때가 있다. 매번 쓰는 똑같은 포맷의 빈 문서를 컴퓨터 모니터에 띄워놓고 열심히 문서를 쓰긴 하는데 왜 쓰는 건지를 까먹는다. 문서가 그럴듯하게 보일 수 있다는 이유로 크게 필요 없는 그래프나 표를 넣기도 하고 분량을 맞추기 위해 같은 내용을 반복해서 쓰기도 한다. 괜찮은 자료를 찾으면 괜히 그 자료를 활용하고 싶어 처음에 기획했던 방향을 벗어나고 결국은 애초 계획과는 전혀 다른, 겉은 번지르한데 앙꼬가 빠진 찐방 같은 문서 말이다.
중요한 것은 내용이다. 내용을 구성할 때 두 가지를 고려해야 한다. 문서의 목적과 그걸 읽는 대상이다.
문서의 내용은 목적에 맞게 일관되게 유지되어야 한다. 목적은 결국 내가 문서를 통해서 하고자 하는 말이다. 있는 그대로의 상황, 현황을 정리하는 경우도 있지만 현황이나 문제점을 분석하고 대응 또는 해결 방안을 몇 가지 안으로 정리해서 문서의 형식으로 보고해야 하는 경우도 있다.
그럴 경우 문서는 결국 설득을 위한 도구다. 담당자의 입장에서 현황과 문제를 진단하고 해결 방안을 마련해서 추진하기 위해서 의사 결정을 받아내기 위한 도구 말이다. 현황만 진단하고 그래서 뭘 어떻게 해야 한다는 내용이 전혀 없거나, 이래도 되고 저래도 된다는 식의 문서는 권하지 않는다. 담당자가 자신이 생각이 없다고 스스로 인정하는 꼴이 되기 때문에 스스로에게도 마이너스다.
내용과 관련해서 고려해야 하는 요소는 바로 문서를 읽는 대상이 누구냐는 것이다. 대상에 따라 문서는 달라져야 한다. 예를 들어 대표한테 올리는 문서라면 대표가 평소에 강조했던 경영 방침이 무엇인지, 평소 중요하게 생각하는 요소가 무엇인지 등을 고려해야 한다.
내용만큼은 아닐지라도 문서의 형식도 굉장히 중요하다. 대부분의 조직은 정형화된 문서 양식을 가지고 있다. 그럴 경우 해당 문서 양식을 그대로 따르면 되겠지만 가독성을 고려하고, 핵심을 요약하여 전달할 수 있는 형식을 따르는 것이 좋다.
문서를 제출하고 나서 이런 말을 들었다면 그게 최상이다.
"좋아. 이번 건은 담당자 의견대로 하지"
