채용과 일정 관리솔루션의 공생
함께 만들어가는 생태계를 위하여
그리팅 사용이 많아지면서 후보자와 일정조율 서비스를 함께 쓰는 기업들이 늘어난 것 같다. 필자가 그린하우스를 사용하면서 느꼈던 관찰들을 전해본다. 그린하우스에는 채용관리시스템인데 간단한 설명은 채용담당자에게 중요한 KPI에 대해 포스팅 한 내용에 담아두었다.
채용관리시스템인 그리팅을 사용하면서 한가지 불편한 점이 있는데, 발신자(채용담당자)가 이메일로 일정 요청을 보내면 수신자(채용후보자)가 컨펌을 하면 곧바로 확정이 된다는 것이다. 구글캘린더에 연동되어 일정이 생성된다. 이후에 일정이 변경된 경우에도 기능적으로 주고받을 수 없다. 채용담당자가 직접 전화를 하는 경우가 많은데 최근 이를 보완한 기능을 가진 서비스가 생겼다. 정확히는 눈에 띄더라. 이메일 본문안에 링크를 넣어 일정을 조율하는 일이 생겨난다.
필자는 그린하우스와 Calendly가 이렇게 공생하는 현상들을 보았었다. 채용관리시스템에 일정관리시스템을 integration(통합과정) 하는 방식으로 사용하는 것이다. 글로벌 서비스가 국내에 맞게 로컬라이징 하는 현상이 일어나고 있다고 생각한다. 그리팅이 그랬다. 이미 글로벌 채용 시장에서 사용하던 간편한 기능들을 가져와서 채용과정 중에 생기는 비효율을 해결해주었다.
그리팅과 되는시간이 딱 그랬다. 로컬라이징이다. 그린하우스의 일정조율 기능을 먼저 소개하고 Calendly와 어떻게 통합되어 사용되었는지 사진을 통해 이해를 돕도록 하겠다.
* Canlendly 홈페이지 (일정조율시스템)
1) Request Availability
Schedule Interview 버튼을 누르면 면접관과 인터뷰 시간을 설정할 수 있는 화면이 생긴다. 블록을 지정하여 저장을 한다. 스크린샷을 자세히 보면 Self-Schedule Requeset가 있는데 후보자가 권한을 먼저 주는 기능도 있다.
2) 이메일 템플릿 설정
후보자에게 보낼 메일에 대한 템플릿을 작성해둘 수 있다. 각종 인터뷰 절차에 맞게 만들어두면 되고 템플릿에는 후보자이름도 자동으로 가져올 수 있는 기능이 있다. 선택된 일정은 이메일에 자동 반영되어 채용담당자가 실수 할 일이 없다. 날짜는 목요일인데 요일은 금요일로 안내되는 사태를 막을 수 있다는 것이다.
이때 안내메일은 채용후보자와 면접관에게 가는데 전달되는 정보가 다르다. 특히 면접관에 전달되는 안내는 이렇다. 예정된 면접자의 기록을 볼 수 있는 링크가 전송된다. 번거롭게 여러번 찾아서 들어갈 필요없이 면접이 시작되기 1분 전에 이메일이나 구글캘린더를 열어 해당 링크로 들어가면 평가서를 작성할 수 있는 링크와 함께 후보자의 정보를 자세하게 볼 수 있다.
3) 컨펌메일
스케쥴 기능을 탑재한 이메일은 채용담당자가 제안한 시간과 채용후보자가 가능하다고 지정한 시간으로 보여진다. 후보자에게 받은 일정은 채용담당자 임의대로 Edit 기능을 활용해 바꿀 수 있다. Send Interview Confirmation 기능을 통해서 면접 확정 메일을 보내면 된다. 위에서 언급한 템플릿을 활용한 이메일을 발송하면 되고 이는 채용후보자와 면접관에게 각각 전달된다. 면접관 계정으로 확정되는 구글캘린더에는 후보자의 정보와 평가를 쉽게 남길 수 있도록 관련 링크가 붙어진다. 아래 스크린샷을 보면 중복일정은 한번에 컨펌할 수도 있다.
4) 변경된 일정 업데이트
확정된 일정을 조율해야 할 때는 Update 라는 기능을 통해서 바꾸면 되고 이메일 템플릿을 통해서 바뀐 일정을 안내하면 된다. 리스케쥴링의 경우 보통 이메일로 오는 경우가 많다. 채용담당자가 전화를 먼저 하지 않으면 채용후보자도 전화는 먼저 하지 않는 편인 것 같다. 케이스에 따라 많이 다를 것 같긴 하다.
5) 글로벌일정관리시스템(Calendly) integration 과정
사진을 보면 그린하우스와 화면 부터 다르다. 다른 서비스와 연동 때문인데 해당 기능은 그린하우스 내에서 메일 본문안에 링크로 전달되도록 하고 그 링크를 통해서 채용후보자와 일정을 조율한다. 결과를 받는 것은 구글캘린더 라서 정보의 종착지는 같지만 사용하는 서비스가 다르다는 것을 인지하면 된다. 그리팅에서도 구글캘린더와 integration 하는 과정이 있기 때문에 글로벌일정관리시스템(Calendly) 유사하다는 점을 참고해보면 좋겠다.
글로벌 서비스에 공생하는 과정에 대해서 이야기 해보았다. 그린하우스에 대한 질문을 많이 받는탓에 포스팅을 해보았는데 그리팅 내에서 일정관리시스템이 생기더라도 사람들의 편의에 맞춰줘야 하는 과정이 필수일 것 같다. 적어도 국내에서 독점적 서비스가 아닌 공생적 서비스의 흐름이 생기길 바라는 마음이 가장 크다. Calendly와 같은 서비스에 사람들이 많이 익숙해졌는데 그린하우스가 시장을 독점하려고 했다면 integration 과정에 대한 기능을 만들어두지 않았을 것 같다.
필자는 국내에서 그리팅과 되는시간이 이런 공생 과정을 가질거라는 전망을 해본다.
그린하우스 기능에 대해서 문의가 많다. 아래 전달 드리는 그린하우스 가이드를 통해서 상세하게 알아볼 수 있고 필자가 써본 경험을 바탕으로 가이드를 통해서 정보를 얻었다.
Scheduling and calendars – Greenhouse Support
