보고서 작성의 큰 두줄기
기획과 계획의 차이
회사생활은 실전이었어..
보고서 작성 지시를 받으면 어떻게 첫 발을 떼야할지, 어떤 기준과 관점으로 글을 써야 할지 난감할 때가 많다. '보고서 작성 유형'이라는 예시 목차까지 잘 정리된 양질의 자료를 찾는건 어렵지 않다. 다만 그게 실무적으로 딱 맞아떨어지지 않을 때가 많다는 점. 인생은 참고서처럼 흘러가지 않는 법이다.
조금은 다른 관점으로 보고서 유형을 분류하고 접근방법까지 소개해 보고자 한다. 약간의 이론적 빈틈이 있더라도 실무적으로 유용하리란 방패막을 들고서..
나름 굴러보며 터득한 접근법
보고서 작성법을 다룬 책이나 강의 대부분은 보고서 제목, 그러니까 형식에서 출발한다. 보고서 제목에서 목적을 찾고 그 취지에 부합하는 목차를 소개하며 각각의 내용을 설명하는 식이다. 예컨대 동향보고, 검토보고, 행사계획, 신규사업 추진계획 등 제목에서 보고서 작성 방향을 파악하고, 그에 맞는 내용을 어떤 목차 형식에 담아야 하는지로 말이다.
이런 접근법은 이미 체계적으로 잘 정리되어 있으니 다른 접근법을 소개하고 싶다. 써야 할 글이 '새로운 뭔가를 만들어내야 하는지'와 '이미 만들어진 뭔가를 해야 하는지'의 렌즈로 바라보는 접근법.
동향 보고라도 최종 목적이 새로운 뭔가를 만들어 내기 위해 필요한 동향보고인지, 아니면 이미 있는 중요한 이슈를 꼼꼼히 추적하기 위한 보고인지로 바라보는 것이다. 마찬가지로 행사계획서를 써야 한다면 아직 구체화되지 않은 행사에 대한 계획서인지 이미 결정된 행사 개최를 준비하는데 필요한 사항을 정리해야 하는지로 말이다.
보고서를 관통하는 단어 둘, 기획과 계획
예시만 보더라도 대강 느낌 온 온다. 이제 새로운 뭔가를 만들어 내는 것을 '기획'이라고 하고, 이미 있는 뭔가를 해야 하는 것을 '계획'이라 부르기로 하자.
영어로 기획은 Planning, 계획은 Plan으로 쓴다. 기획은 어떤 과정(~ing)이라는 뉘앙스를 지니며 계획은 과정이 끝난 뒤 결과라는 뉘앙스가 있다. 기획은 뭔가 새로운 것을 만드는 것을 의미한다. 보통 아이디어적(창의적) 접근을 담은 글에 기획서라는 이름을 붙인다. 반면 계획은 이미 정해진 일의 준비를 의미한다.
기획은 아직까지 없는 새로운 일을 이루기 위해 미리 얼개를 짜는 것을 의미한다.
계획은 이미 정해진 미래의 일을 실천하기 위해 얼개를 짜는 것을 의미한다.
이 둘을 보고서 작성 관점으로 활용해 볼 수 있다.
제목과 형식을 떠나 내가 써야 할 글이 새로운 것을 창조해 효율적으로 이루기 위한 목적을 지닌다면 기획의 렌즈를 가지고 글을 써야 한다. 그래서 새로운 것에 대한 정당성이나 논리를 세우는데 더 많은 지면과 고민을 할애해야 한다. 새로운 생각을 펼쳐내기 위해 정리하고 가다듬는 문서로 접근하면 된다. 만약 계획 관점에서 글을 쓰면 보고서 작성법에 소개된 목차대로 글을 쓰더라도 좋은 인상을 줄 수 없다. 예컨대 이 사업을 진행할지 말지에 대한 설득을 담아야 할 글에 사업의 정당성은 이미 전제하고 어떻게 진행할 것이냐의 뉘앙스를 풍기는 보고서를 쓰게 되면 핵심을 겉도는 둥둥 떠다니는 느낌의 보고서가 될 가능성이 높다.
마찬가지로 이미 어떤 일은 결정 됐고, 그 일을 어떻게 체계적으로 진행해야 하는지를 정리하는 글에 그 일에 대한 당위성이나 논리를 과하게 설명하는 식의 보고서는 '그래서 어쩌라고'라는 피드백을 돌아오게 만들 수 있다. 계획은 “무슨 일을 어떻게 하겠다”는 실행 논리성을 갖추는데 초점을 둬야 한다. 그래서 세부방침이나 일정, 해당 사업을 이뤄나가기 위한 단계적인 사항들을 담는 게 좋다.
세줄(+) 요약
계획과 기획의 관점을 보여줄 수 있는 좋은 예시를 여행(가고 싶다)에 비유해 설명하면서 마무리한다.
1. 여행을 계획한다.
- 여행의 날짜, 경비, 경로 등 결정된 여행 준비를 체계화하는 것
- 계획이란 무엇인가 확정된 것을 정비하고 준비
2. 여행상품을 기획한다.
- 지금까지 세상에 존재하지 않는 상품을 만드는 것부터 상품을 판매할 전략을 수립하는 것
- 기획이란 생각하는 바(아직 세상에 존재하지 않기 때문에 상상해서 만들어 내야 함)를 그리는 일
한국인을 위한 정리
기획
· 아직까지 없는 새로운 일을 이루기 위해 미리 짠 얽개
· 새로운 것을 창조하고 효율적으로 이루기 위한 실행행위
· “새로운 가치를 만든다”는 창조성 강조
· 계획을 수립하고 집행하는 과정(Planning)
계획
· 미래의 일에 대한 조직적이고 세부적이며 실천성을 고려한 얽개
· 어떠한 일에 대한 하나하나의 세부적 방침이나 단계를 수립하는 것
· “무슨 일을 어떻게 하겠다”는 실행 논리성 강조
· 기획을 통해 산출되는 결과(Plan)
