당장 업무효율을 높이는 '쓰기' 노하우
쓰기 시작하면 문제가 풀리기 시작한다.
사람들은 자기가 무슨 말을 하고 싶은지 모른다. 무슨 생각을 하고 있는지 알지 못하기 때문이다.
자기가 어떤 생각을 하고 있는지 정확하게 알고, 그것을 말로 잘 전달할 수 있다면 어떻게 될까?
결론: 업무 효율이 떨어지는 이유는 결국 내가 무슨 생각으로 어떤 말을 해야하는지 또렷하지 않기 때문이다. 내 생각이 명확하지 않으니 상대방도 내 뜻을 알아들을 수가 없다. 나의 생각을 정리하기 위해서 일단 쓰기 부터 시작하라.
우선, 당신이 직장인이라면 어제 업무시간 중에 가장 많이 한 일은 무엇인가 생각해보라.
미팅? 이메일 쓰기? 엑셀? 파워포인트? 집담?
직장인은 대부분 의사결정을 내리거나, 관련 자료들을 갖고 다른 사람들과 이야기를 하면서 시간을 보낸다. 이런 과정에서 내가 정리한 자료로 내린 결론을 상사, 동료에게 그대로 전달해서 이해시키고, 설득시키려는 의사소통이 '직장생활의 거의'이다. 수많은 PPT 자료, 엑셀의 숫자와 그래프, 이메일들은 모두 이런 의사소통을 잘 해내기 위한 도구들이다. 그러나 장비가 아무리 좋아도 메시지가 시원찮다면 화려한 그림, 의미 없는 워딩일 뿐이다.
한번 생각해 보자.
어제 상무님께 말씀드린 내용을 상무님이 단번에 이해하고 그 의견에 찬성했거나 바로 반대 의견을 줬다면? 반대 의견과 함께 어떤 부분들 때문에 설득이 안되어 자료 보완 등등이 필요하다는 것을 명확하게 피드백해 줬다면?
사무실에서 받은 스트레스의 절반은 사라졌을 수도 있다. 직장생활의 스트레스는 의사소통이 제대로 되지 않음에서 비롯된다고 할 수 있다. 의사소통을 제대로 하기 위해서는 어떻게 해야 하나? 달변가가 되기 위해서 스피치 훈련을 시작하나? 멋진 그래프를 그려내고 복잡한 데이터를 정리할 수 있도록 파워포인트나 엑셀을 다시 배워야 하나?
화려한 프리젠테이션이 문제가 아니다.이런 피상적인 접근으로는 문제가 해결될 수 없다. 문제는 내가 무슨 말을 하고 싶은지를 모르는 데 있다.
본인이 무슨 생각을 하고 있는지를 먼저 확실하게 해야, 자기가 무슨 말을 하고 싶은지를 알 수 있다.
내 손가락이 어떤 문장을 이메일에 써대는지 본인도 모르면서 보내는 이메일은 수신자들을 혼란에 빠뜨린다. 문장이 명확하지 않아 여러 번 읽어봐야 하는 메일은 차라리 안 읽는 게 더 낫다. 미팅 때 무슨 말을 하고 싶은지도 모르고 떠들어대는 말은 의사소통도 의견 전달도 아니다. 회식 때 술에 취해서 그냥 아무 말이나 내뱉는 것과 다름 아니다. 혼자 하는 말은 혼잣말이지만, 둘 이상이 하는 말은 회의가 된다. 회의에서 아무런 결론이 안 나면 여러 사람의 시간을 낭비한 셈이 된다. 시간을 뺏고 엉뚱한 결론이 나는 회의는 죄악이다.
자기가 무슨 생각을 하는지 모르는 사람들은 뭐라도 쓰기를 시작하자.
장인의 포스트잇 붙이기'글쓰기'가 거창해 보여 망설여진다면 Postit에 끼적이는 것도 괜찮다. 그것도 쓰는 것이다. 머리가 너무 복잡해서 생각을 풀어 정리하기 어렵다면 Workflowy로도 충분하다. 생각의 조각난 파편들을 쏟아내자. 뱉어내진 생각들을 눈으로 확인하고 그것들을 묶어내자. 순서도 바꿔보자.
묶어진 단어들을 문장으로 정리하라. 문장으로 정리된 생각들만이 다듬어질 수 있다. 심플하고 명료하게 다듬어진 생각만이 내 의도대로 상대방에게 전달될 수 있다. 잡스러운 장식들이 많으면 본질이 가려진다. 오해를 불러온다.
YES 24의 2017년 자료에서 글쓰기 책을 구입한 사람들 중 30~40대의 비중이 전체의 66.1%로 압도적이며 남녀가 반반씩이었다. 직장생활을 한참 하고 있는 연령대의 많은 사람들이 글쓰기에 대한 고민을 안고 있다는 의미이다.
하지만, 글쓰기는 관련 책들을 많이 읽는다고 나아지지 않는다. 직접 해 봐야 한다. 직접 할 수 있는 방법은 매우 간단하다. 우선 쏟아내자. 복잡한 많은 문제들이 풀리기 시작할 것이다.
