4-2. 직장생활의 처음과 끝. '쓰기' 잘하는 법
기획서, 보고서, PPT, 이메일, 메모 등 이 모든 것이 글쓰기였다.
글쓰기는 어렵다. 비즈니스 글쓰기는 중요하다.
직장인이 회사에서 여러 수단을 통해서 글을 쓰면 그것이 비즈니스 글쓰기이다. 요즘은 직장인 같은 성인들을 대상으로 하는 글쓰기 강좌도 크게 유행하고 있다. 온라인 서점의 2017년 판매 실적 자료에서 글쓰기 책을 구입한 사람들의 연령이 30~40대가 전체의 66.1%로 압도적으로 많았다. 직장생활을 한참 하고 있는 연령대의 많은 사람들이 글쓰기에 대한 고민을 안고 있다는 의미이다. 이렇게 글쓰기에 대한 관심이 높다는 것은 곧 글쓰기가 매우 중요하고, 잘하고 싶지만, 어렵고 부담스러워하는 사람들이 그만큼 많다는 반증이기도 하다. 이메일이나 파일로 정리된 문서의 전파력은 무한대이다. 때문에 전달하려는 말을 정확하게 정리해서 글로 써낼 수 있는 능력이 있다면, 자신의 의도를 누구에게나 전달할 수 있고, 업무 효율을 확 끌어올릴 수 있다. 특히 회의나 구두 보고에서 말로 하는 내용은 휘발성으로 한 번 말하면 끝이지만, 문서화된 자료는 증빙으로도 남기 때문에 더욱 중요하다.
비즈니스 글쓰기는 직장생활의 처음과 끝.
직장인들은 참으로 다양한 형태의 문서를 만든다. 이메일, 파워포인트, 워드, 기획서, 보고서, 전화메모까지. 그리고 문서작성에 가장 많은 시간을 쏟아붓는다. 한국생산성본부에서 조사한 '스마트워크 및 조직 창의성 보고서(437명)'에 따르면 직장인들은 회사에 머무는 시간의 절반 가까이를 문서작성에 쓰고 있다고 한다. 피터 드러커는 조직에서 '글로 표현하는 능력'의 중요성에 대해서 다음과 같이 말하기도 했다.
당신이 사회에 첫발을 들여놓는 순간부터 당신이 어느 정도 효과적으로 무슨 일을 하느냐는 말이나 글로써 다른 사람에게 영향을 미치는 능력에 달려있다. 당신의 생각을 말이나 글로써 전달하는 능력의 중요성은 조직에서 그 지위가 상승해 갈수록 더욱 중요하게 된다. 아주 큰 조직에서는 아마 표현하는 능력 그 자체만으로도 사람이 가질 수 있는 모든 능력 중에서 가장 중요한 능력이라고 할 수 있다.
사인만 하는 사람이 리더는 아니다. 자신의 생각을 또렷하게 전달해 낼수 있는 사람이 리더다.하버드 대학교의 졸업생 중 리더로서 활동하는 사람들에게 자신의 성공에 가장 크게 기여한 요인에 대해서 조사한 적이 있다. 가장 많은 대답은 역시 ‘글 쓰는 능력’이라는 결과가 나왔다. 한국 직장인의 77.7%는 문서 작성 능력과 회사에서의 성공에 높은 관계가 있다고 본다는 설문 결과도 있다.
직위가 높은 사람이 글을 못 쓰면 부하들이 고생한다.
회사에서 직위가 높은 사람들은 한 번에 수많은 사람들에게 메시지를 전달해야 한다. 직원들을 한 명씩 만나가면서 대화를 할 수 없기 때문이다. 그래서 직위가 높은 사람이 이메일 등으로 지시를 명확하게 내리면, 부하직원들은 일하기가 정말 쉬워진다. 반대로, 상사가 글을 애매하게 쓰거나, 글을 쓴 의도 자체를 제대로 전달 못하면 부하직원들은 정말 피곤해진다.
언젠가 임원이 업무 지시를 이메일로 한 적이 있었다. 흔히들 이야기하는 '음성지원'이 이메일에서도 가능했다. 평소에 중언부언 말하는 스타일 그대로 이메일을 보낸 것이다. 얼굴을 보고 말을 직접 들어도 어떤 말인지 파악하기 위해서는 주의집중을 기울여야 하는데, 이메일이 직원들에게 그런 식으로 발송이 되니 직원들은 혼란에 빠졌다. 어떤 사람은 경쟁품 대비한 우리 제품의 장점을 정리하기 시작하고, 다른 직원은 그런 장점들을 갖고 직원들 교육을 강화해야 한다고 트레이닝 일정을 잡으려 하는 등 모두가 제각각 이메일을 읽고 해석을 해 버렸다. 결국 처음 임원의 의도는 현재 시장 상황에 대한 최신 업데이트를 받고 싶다는 것이었지만, 한동안 직원들이 허비한 시간이며, 엉뚱한 자료를 준비하면서 받은 스트레스 등을 생각하면 큰 낭비가 아닐 수 없다.
비즈니스 글쓰기를 잘하기 위한 다섯 가지 팁.
모든 비즈니스 문서의 목적은 설득을 전제로 하고 있다. 정보전달이 목적이라고 해도 설득을 하기 위해서 정보 전달이다. 그렇기 때문에 '누구'에게 '어떤' 메시지가 '왜' 전달되어야 하는지가 명확해야 한다. 그런데 '왜 why'가 없는 '어떤 what' 메시지만 있으면, 읽는 사람은 '왜 그래야 하는데? why so?'라고 받아들이게 되고, '어떤 what' 메시지가 없고 '왜 why'만 있으면 '그래서 어쩌라고? so what?'로 받아들이게 된다.
문서를 작성하거나 메일을 쓸 때 아래의 다섯 가지 간단한 항목들만 확인해도 훨씬 명료하고 깔끔하게 작성할 수 있을 것이다.
Targeting: 해당 문서를 읽을 사람이 누군지 생각한다.
One sentence: 결론이 무엇인지 한 문장으로 정리한다.
Structure: 육하원칙에 맞게 그 문장을 다시 정리한다.
Bullet Point: 핵심 내용, 근거들만 불릿 포인트 3~5개 정도로 나열한다.
grammar: 맞춤법, 띄어쓰기 등을 확인한다.
위의 팁 외에도 내가 적용하는 방법들은 다음과 같다.
구글 크롬의 확장 프로그램(grammary 등)을 쓰면 맞춤법, 띄어쓰기 등을 자동으로 검사하고 수정을 제안해 준다.
표, 도형, 다이어그램 등을 넣기 전에 그 의미를 생각해 본다. 의미하는 바를 한두 문장으로 쓸 수 있다면 그냥 문장으로 쓴다.
문서의 내용이 길어진다면 전체 분량의 10분의 1 정도의 분량으로 요약본을 준비한다. 이메일에는 요약본을 본문에 쓰고, 긴 문서는 파일로 첨부한다.
메일은 참조(cc), 숨은 참조(bcc)로 어디로든 확산될 수 있기 때문에 본문에 쓰는 내용은 조심 또 조심한다.
글을 잘 쓰는 사람들을 보면 부럽다.
결국, 쓰다보면 는다. 글쓰기 실력은 키울 수 있다.그런데 글쓰기는 관련 책들을 많이 읽는다고 좋아지지 않는 것 같다. 직접 써보고 시도해 봐야 는다. 시와 소설 같은 글쓰기는 오랜 시간의 훈련과 노력, 타고난 재능까지 필요할지도 모른다. 하지만, 비즈니스 글쓰기는 업무상의 객관적인 사실을 정리하고 그것을 바탕으로 한 인사이트를 상대방에게 잘 전달하는 것, 그래서 읽는 사람을 설득하는 글이 대부분이기 때문에 노력으로 충분히 발전될 수 있다.
일단 써보자.
