직무분석
직무분석(Job Analysis)
1. 왜 직무분석을 하려 할까요?
조직에서 당장 해결하야 하는 문제가 있는데 해결이 이루어지지 않아서?
부서 내에 인원은 많은데 매번 발생하는 업무의 누수로 인해서?
조직별로 여러가지 이유가 있겠지만, 대부분의 조직에서 직무분석을 한다는 것은 현 조직내에서 CEO가 원하는 만큼의 업무가 진행이 되고 있지 않아서 일 것입니다.
2. 직무분석을 통해서 나타는 결과로는 무엇이 있을까요?
아마도 보편적으로는 부서이동 및 조직개편일 것입니다. 제가 다녔던 회사 중에는 월단위의 조직개편이 있기도 하였습니다. 물론 부서이동은 훨씬더 자주 일어나던 현상이었구요.
하석상대(下石上臺)- 아랫돌 빼서 윗돌 괴고 윗돌 빼서 아랫돌 괸하는 뜻으로, 임시변통으로 일처를 지속한다는 뜻- 로 부서를 개편하면 뭔가 새롭고 원하는 결과값이 나오려니 하는 기대감에 이르지 않습니다. 그러나 그 행위를 지속한다는 것입니다.
3. 실재로 조직에서 직무분석을 통해서 해야할 행위는 무엇일까요?
첫째는, 현 조직내에 존재하는 직무의 파악과 그에 따른 인사계획의 수립입니다.
둘째는, 직무수행에 필요한 직무별 KSA(Knowledge, Skill, Ability) 등의 파악과 이에 따른 인력채용과 선발의 기준을 만들고, 이를 기반으로 한 직무기술서(job description)와 직무명세서(job specification)의 작성을 하는 것 입니다.
셋째는, 조직기능의 적합성(fit)과 직무와 개별 조직원간의 직무적합성에 대한 인식입니다.
네째는, 업무 성과에 대한 명확한 보상체제의 확립입니다.
마지막으로, 조직의 지속경쟁우위의 달성을 위한 직무수행에 필요한 직무별 KSA(Knowledge, Skill,
Ability)에 대한 직원별 교육과 이에 따른 피드백의 시스템의 구축입니다.
5가지의 결과적 요인에 대해서 말을 했습니다. 그렇지만 개인적으로는 가장 중요한 부분은 다름이 아닌 직원별 교육과 이에 따른 피드백 시스템의 구축을 만들어 내는 것이 가장 중요한 요인으로 생각하고 있습니다. 왜냐하면, 4차 산업혁명의 시대에 접어든 시기에 부서별 업무의 한정과 인사관리 체제의 구축 혹은 직무명세서와 기술서는 불확실성이 가득한 현재와는 거리가 있기 때문입니다.
현재 직원개인별의 KSA와 현재 발생된 문제의 해결을 위한 KSA의 갭을 채울수 있는 교육훈련 시스템의 구축이야 말고 현재의 직무분석에서 가장 중요한 부분이 아닐까 싶습니다.
직무분석에 대한 시작과 사용 수단,
- 직무분석은 1923년 동일직무 동일급여의 원칙과 능력에 따른 보수 지불 원칙에 근거한 직위분류법의 제정을 시작되었으며, 이를 기반으로 한 여러 차례의 개정을 통해서 현재에 이루고 있는 것입니다.
- 미국을 제외한 여러나라에서도 직무분석을 인사관리의 수단으로 사용하고 있으며. 예를 들면, 일본의 경우에는 직무분석의 목적으로 종업원의 전문화에 중점을 두고 있고, 우리나라의 경우는 6.25 이후 주한미군에서 직무급제도를 인사행정에 도입하는 것이 시초라고하며, 그 이후에
대기업을 중심으로 인사 및 임금관리를 위한 도구로 이용되고 있습니다.
직무분석의 방법과 목적에 따라 학자들의 정의를 보면,
- Yodar(1942)는<Personnel Management and Industrial Relations>에서 직무분석이란 '각 직무와
관련된 사실들을 조직적으로 기술하는 절차로서 업무의 내용, 처리절차, 책임, 수행자의 자격요건을 조사하는 것'으로 말하였고,
- 미국 노동부(U.S.Department of Labor 1965)가 발행한 <Training and Reference Manual for Job
Analysis>는 '직무를 구성하고 있는 업무의 전체, 그 업무를 수행하기 위해서 담당자에게 요구되는 경험· 기능· 지식· 능력· 책임이며, 그 업무가 다른 업무와 구별되는 요인을 각각 명확하게 하는 기술적인 수단방법'으로 정의하였고, Milkovich(1980)는 '특정 직무의 본질적인 성격에 관한 정보를 체계적으로 수집하는 과정'으로,
- Ghorpade와 Atchison(1980,136)는 '조직의 계획수립과 설계, 인적자원관리, 기타 관리적 기능들을
위한 기초 정보를 얻기 위하여 조직 내에서 직무에 관한 정보를 수집· 분석· 종합하는 관리적 활동'으로 각각 직무분석을 설명하였습니다.
- Harvey(1991,71)는 '작업자가 무엇을 하는지 또한 최종결과를 달성하기 위하여 어떤 기술들을 사용하는 지를 포함하여 작업자의 관찰 가능한(혹은 관찰할 수 없더라도 입증할 수 있는)직무행동을 기술하는 자료를 수집하고, 물리적· 기계적· 사회적· 정보적 요소들을 포함하여 작업자가 상호작용하는 직무환경의 특성들을 기술하기 위한 자료를 수집하는 활동'으로 정의하였으며,
- Hartley(2003,15) 역시 '직무에 대한 정보를 수집하고 분석하는 체계적인 과정으로 업무환경, 수행하는 일, 직무들 간의 관계,기본적인 훈련을 위한 필요조건 등에 대한 정보를 제공하는 활동'으로 정의한 것도 모두 협의의 직무분석에 대한 정의를 내리고 있습니다.
- 직무분석은 직무기술서(job description)와 직무명세서(job specification) 등 두 가지 요소로
구성되어 있습니다. 직무기술서는 직무의 물리적, 환경적 속성을 명기하고 직무명세서는 직무를 수행하는데 필요한 개인적 속성을 말하는 것입니다.
위의 내용을 기반으로 직무분석의 기본적 개념과 방법들을 요약하면 다음과 같이 크게 두 가지 접근방법으로 구분할 수 있습니다. 즉, 직무를 정의하고 직무를 수행하는데 필요한 행위들을 정의하는 시각으로 행동을 중심으로 직무를 분석하는 접근방법과 조직과 사람과 연계된 체계적 정보라고 정의하여 직무와 사람과의 관계에 중점을 두는 접근방법 입니다.
또한 직무분석은 조직의 수직적 계층구조에 입각하여 업무를 분석하는데 이는 개별적 조직단위별로
업무구조를 체계화하는데 유용하며, 개별 조직구성원의 직무에 대한 이해와 직무수행에 필요한 행동조건을 제공해주어 조직이 고용을 결정하는데 기초자료가 되며, 직무역할이 상호 연관성과 조정되는 것을 나타내어, 조직을 역할들의 일정한 형식으로 파악할 수 있게 정보를 제공하게 된다는 것입니다. 직무분석은 조직의 지위에 따르는 기대되는 행동의 일정한 양상인 역할을 명확히 하여 조직구조와 설계 강화하며, 모든 계층 수준에서 종업원의 책임을 명확히 한정하여 직무중복과 노력의 반복을
피하고 개인과 부서간의 조화와 효율성을 높여, 직무에 대한 기대, 가치, 외적 특성이나 일에 대한 과업, 작업 상황에서의 조직 구성원 간의 사회적 관계 형성에 지대한 역할을 수행하게 되는 것으로 요약할 수 있습니다.
조직의 틀이 갖추어진 대기업 등의 몇몇 기업을 제외하고는 일반적인 중소기업의 조직구조를
보면, 직무분석이라는 틀을 가지고 조직을 세팅한 기업은 거의 없을 것입니다. 즉, 최초 사업의 개시를 위한 아이디어와 그의 실현을 위한 전략과 영업이 대부분 조직구조의 전부였을 것입니다.
그러나 매출이 늘고 이에 병행되어지는 업무를 처리를 하다보면 자연스럽게 인원의 충원이 생기고,
늘어나는 인원들을 보면서 일반적인 조직 구조인, 영업, 생산, 재무회계, 인사총무 등으로 나누어 일을 진행하는 것이 일반적인 사례일 것입니다. 현재의 내가 있는 조직구조는 그렇지 않은가요?
경영학에서 가장 강조되는 부분이 바로 '업무의 효율성과 이에 기반한 효과성'입니다. 또한 불확실성이 가장 많이 사용되는 단어중에 한가지인 세상에서 살고 있습니다. 아직도 구태의연한 방식으로 조직을 나누고 그 나눈 구조에서 왜 결과가 없지?라고 불평만 하실겁니다. 어쩌면 가장 큰 조직의 문제는 부족한 KSA를 가진 조직원이 아니라, 아직도 하던대로 하면 될 것이라 생각하는 여러분 일 수 있습니다.
