brunch

You can make anything
by writing

C.S.Lewis

by 책글생각 Mar 12. 2018

TPO를 고려해 보고서 내용을 전달해보자

보고서의 신이 되는 방법

똑같은 내용을 보고했는데, 어떤 때는 상사가 아무런 말 없이 지나가고, 다른 때는 갑자기 보고 내용 하나 하나를 따져가며 “그건 왜 그러지”, “도대체 이해가 안된다”, “무슨 소리를 하는 거냐”는 등의 이야기를 한다. 어떤 상사의 경우에는 보고 내용을 제대로 듣지도 않은 것 같았는데, “잘했다”라고 칭찬을 쏟아내기 시작한다. 왜 똑같은 내용을 듣고도 다르게 반응한 것일까?

바로 TPO 때문이다. TPO는 시간(Time), 장소(Place), 상황(occasion)을 의미한다. TPO는 옷을 시간, 장소, 상황에 맞게 착용해야 한다는 점을 강조하기 위해 사용하곤 한다. 패션업체뿐만 아니라 마케팅에서도 활용한다. 고객의 TPO를 고려해 제품의 판매를 극대화할 수 있는 방안을 마련한다 어찌 되었든 보고서 내용 전달에 있어서 발표자는 이성을 강조하고, 듣는 사람은 감성에 기본적으로 움직인다. 하지만 이러한 이성과 감성의 조화는 TPO에 따라 달리 접근해야 한다. 다음의 짤막한 대화를 한 번 상상해보자.

박과장 : 김사원, 이번에 사장님께 보고하는 신규사업 발표자료는 어떻게 진행되고 있나?

김사원 : 예, 10페이지 미만으로 간단히 정리하고 있습니다. 신규사업 아이템 소개가 핵심이어서 아이템 소개하고 현황 정도만…

박과장 : 깔끔하게 정리는 잘 되었는데, 글씨가 너무 작지 않나? 12point면 파워포인트를 띠워도 잘 안보이겠어. 회의실도 넓은데… 게다가 우리가 오후 가장 마지막 발표인데 결론이 너무 뒤에 있는 것 같아. 마지막으로 사장님 뿐만 아니라 다른 임원분들도 지쳐있을 텐데…

TPO 관점에서 박과장이 보고하려는 신규사업 아이템 건을 하나씩 살펴보자. 우선, 시간 관점에서 해당 발표는 오후 시간 가장 마지막 순서였다. 이런 상황에서는 발표도 전략이 필요하다. 이미 앞에서 다른 사람들의 발표를 듣고 질문을 하느라 경영진의 집중력이 흐트러지기 때문이다. 이런 상황에서는 결론을 가장 먼저 제시하여 경영진의 감각을 다시 깨워야 한다. 둘째, 장소 관점에서 다수의 경영진이 참여하기 때문에 회의 장소가 넓다. 즉, 발표자료와 발표를 듣는 사람 간의 거리가 있기 때문에 글자나 이미지 등의 크기 조정이 필요하다. 보통 이런 상황에서는 보고서에 들어가는 글자의 크기를 최소 16point로 맞춘다. 마지막으로 상황의 관점에서 보면, 경영진이 발표를 듣는 것이기 때문에 시간 관점에서 본 것과 마찬가지로 결론 중심의 발표 전략이 필요하다. 특히, 발표 자료의 마지막에는 의사결정 포인트를 제시해 경영진이 무엇을 해야 할지를 알려줘야 한다.

그럼, TPO를 고려한 발표 시, 각 관점별 우리가 고려해야 할 사항이 무엇인지 살펴보자. 시간의 경우, 오전 혹은 오후 발표, 장소는 넓은 장소 혹은 협소한 장소, 상황은 발표순서, 참석자 이해정도, 발표 횟수 등을 고려한다.

이중 우리가 놓치기 쉬운 것 중 하나가 참석자의 이해 수준이다. 참석자의 이해 수준이 낮으면 ‘Why’에 대한 사항을 본론으로 본격적으로 들어가기 전에 일정 부분 할애할 필요가 있다. 반면, 이해 수준이 높으면, ‘What’ 혹은 ‘How’에 대한 중점을 둬야 한다. 발표자가 경영진이라고 해서 모든 것을 다 알고 있을 거라고 생각하면 안 된다. 경영진이 유사한 보고를 받았더라도 바쁜 일상 속에서 해당 내용에 대한 이해 수준은 낮을 수 있기 때문이다. 이를 위해 사전에 이해 수준을 파악하는 작업이 필요하다.

위와 같은 모든 것을 고려해보면, TPO 관점의 발표 전략은 다음과 같이 정리될 수 있다.

위의 TPO 관점에서 더 나아가 어떤 보고를 하느냐에 따라 보고의 강조사항이 달라진다. TPO 관점에서 보면, 상황에 해당된다고 볼 수 있다. 우리가 일반적으로 보고하는 사항은 고객 조사, 문제 해결, 전략 수립, 고객제안, 신규사업, 벤치마킹 등으로 구분해볼 수 있다. 물론, 부서에 따라 수많은 보고 유형이 있다.

위와 같은 보고 포인트에 대한 인지가 없다면, 보고서의 내용만 전달하고 오게 된다. 즉, 듣는 사람이 필요한 정보 전달이 아니라 보고자의 한 일을 전달하고 오는 것이다.

예를 들어, 글로벌 기업 벤치마킹 결과를 보고하는데, 글로벌 기업들은 현재 해당 사업을 어떻게 추진하고 있고, 전사적으로 어떤 식으로 지원이 이루어지고 있고, 인력은 어떻게 육성하고 있다는 말만 하고 보고가 끝나버리면 어떻게 될까? 상사는 글로벌 기업들이 하고 있는 것을 우리도 다해야 하는 건지부터 시작해 도대체 우리 회사에 적용할 수 있는 것은 무엇인지 생각하게 된다. 그렇기 때문에 벤치마킹 보고 시, “글로벌 기업들은 현재 00를 하고 있는데, 저희 회사에 적용할 수 있는 것들은 00가 있고 00를 위해 00 지원이 필요할 것으로 보인다”로 마무리해야 한다.

*본 내용은 <보고서의 신(박경수, 더난출판)> 내용의 일부입니다.

보고서의 신 더보기: HTTP://goo.gl/XTCrfN

keyword