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by 책글생각 May 25. 2018

상대방의 니즈와 말하고 자 하는 바를 일치시켜라

보고서의 신이 되는 방법

보고서는 하나의 커뮤니케이션 수단이다. 커뮤니케이션이라는 것은 나와 상대방이 상호 공감대를 형성할 수 있고 내가 말하는 바를 상대방이 이해할 수 있어야 한다. 더 나아가 내가 말하는 것들이 상대방 또한 기대하고 있던 것이어야 한다. 그렇기 때문에 훌륭한 보고서는 나의 기대치와 상대방의 기대치를 모두 충족시켜한다. 이는 곧 상대방이 듣기 원하는 것이 내가 말하고자 하는 것이다.

하지만 위와 같은 훌륭한 보고서를 쓰는 것이란 쉽지 않다. 우리가 흔히 회사에서 듣는 말들 중에 다음과 같은 것들이 있다.

“이건 내가 말한 게 아닌데…”

“내가 의도한 바와 다른 것인데…”

“이게 뭔가? 나는 B가 아니라 A를 강조했는데…”

“맞긴 맞는 것 같은데, 내용이 좀…”

“앞으로 어떻게 하라는 건지…”

왜 이런 상황이 발생하는 것일까? 이러한 상황이 발생하지 않기 위한 훌륭한 보고서의 요건은 무엇일까? 대략 3가지 정도로 생각해볼 수 있다. 첫 번째는 상대방이 말하고자 하는 바에 대한 파악, 두 번째는 말하고 하는 바에 대한 기대 수준 충족, 세 번째는 어떤 행동이나 성과가 발생할 수 있는 기반 제공이다.

먼저, 첫 번째 요건인 상대방이 말하고자 하는 바에 대한 파악을 보자. 우리가 동일한 공간에서 동일한 이야기를 하더라도, 각자가 이해하는 바가 다른 상황이 종종 생긴다. 그래서 “어, 아까 그 말은 이 뜻이 아니었어?”, 혹은 “그 친구가 말한 게 그런 의미야. 나는 좀 다르게 들었는데…”라는 말들을 하곤 한다. 이는 단순히 말로만 이야기하기 때문에 발생한다. 또 상대방의 말을 제대로 해석하지 못하거나 상대방의 말을 자신의 관점에서만 보기 때문에 발생한다. 이런 상황에서는 문제가 터지면, 말이라도 바꿀 수 있다.

하지만 보고서는 문서로 나오기 때문에 내가 말했던 것을 중간에 바꿀 수도 없다. 그렇기 때문에 사전에 상대방의 의미하는 바를 제대로 파악해야 한다. 그렇다고 그 사람의 마음을 꿰뚫어 보는 독심술사가 되라는 의미는 아니다. 애매모호한 사항이 발생하거나 제대로 이해를 하지 못했다면, 자신이 이해한 바를 가지고 질문을 해 확인하는 작업이 필요하다.

다음으로는 상대방이 말하고 하는 바에 대한 기대 수준을 충족시키는 것이다. 상대방이 특성이 어떤지를 파악해서 그 사람의 스타일에 맞추어 보고서를 작성한다. 보고서는 결국 상대방이 만족해야 그다음 조치를 취할 수 있다. 물론, 자신의 만드는 보고서 스타일이 상대방이 원하는 스타일의 보고서와 같다면 더할 나위 없이 좋겠지만 그러한 경우는 많지 않다. 이를 위해 프로파일링 방법을 활용해보는 것도 좋다. 프로파일링은 범죄 현장에 대한 분석을 통해 범인의 행동특성이나 성격 등을 파악하는 수사기법이다. 나는 중요한 경쟁 PT나 사업 제안 시에는 해당 고객뿐만 아니라 경쟁 대상자에 대한 특성을 파악하여 보고 전략을 수립한다.

마지막으로 나와 상대방의 기대 수준을 모두 충족시켜 어떤 행동이나 성과가 발생할 수 있는 기반 제공이다. 보고서의 기본적인 내용이나 스타일이 상대방의 기대 수준을 충족시켰다고 훌륭한 보고서가 되지는 않는다. 훌륭한 보고서는 무언가가 일어나게 해주어야 한다. 그 무언가란 문제에 대한 해결책이 될 수도 있고, 어떤 사업에 대한 구체적인 실행방안이 될 수도 있다. 즉, 상대방이 어떤 일을 행할 수 있는 의사결정 포인트를 제공해주어야 한다. 우리가 흔히 “보고서가 페이퍼로 끝나서는 안된다”라고 말하는 것처럼 말이다. 보고서가 살아 움직이도록 하려면, 자신의 주장과 근거가 있어야 한다. 주장에는 상대방이 어떻게 해야 할지에 대한 의견도 들어있어야 한다.

보고서는 앞서 이야기했듯이 커뮤니케이션 도구이다. 보고서는 잡담을 하기 위한 도구가 아니다. 그렇기 때문에 상대방의 관점에서 보고서 주제, 내용, 결론 등에 대해 생각해봐야 한다. 그래야 보고서가 제대로 된 커뮤니케이션 도구가 될 수 있다. 특히, 보고서 한 장 한 장은 자신의 생각과 의견이 들어가 있어야 한다. 이를 통해 나와 상대방이 기대하고 만족하는 보고서가 나올 수 있다. 어떻게 보면, 훌륭한 보고서는 상대방을 배려하는 마음에서 시작되는지도 모른다.

*본 내용은 <보고서의 신(박경수, 더난출판)> 내용의 일부입니다.

보고서의 신 더보기: HTTP://goo.gl/XTCrfN

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