@1125 <업무 패턴의 달인 만들기 : 치카치카에서~

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<업무 패턴의 달인 만들기 : 치카치카에서 배우는 직장 생활의 지혜>     

1.

“구청에서 서류 처리하느라 고생 많았어요. 그런데 다녀왔으면 팀장인 나에게 다녀온 내용 기본 보고부터 하고, 서류 처리 과정과 담당자 이름 등은 업무파일에 기록해두어야 하지 않나요?”

“네, 맞아요. 알면서도 자꾸 잊어버리네요. 금방 해 놓겠습니다.”

입사하고 처음 몇 번은 이럴 수 있지만 6개월째 이런 대화가 반복되고 있다면?     

2.

1단계. 지금 이 일이 얼마나 중요한 일인지 정확히 알려주어야 한다. 해도 그만 안 해도 그만인 일로 생각하면 빠뜨린 과정조차 단순 실수 정도로 가볍게 여긴다. “업무처리 내용은 본인 말고는 아무도 몰라요. 기억이 흐려지기 전에 기록해두어야 다음번에 참고할 수 있어요.”     

이 상황을 정신 상태 불량으로 잘못 진단하면 곤란하다. 푸시업 시키고 “하나에 정신, 둘에 불량” 구호를 외치게 하듯 강압적으로 대하면 반항심만 커진다. 실제로 긴장이 풀어져 그런 실수를 했더라도 “어서 긴장하라니까요!” 명령문만 반복한다고 긴장감이 저절로 생기지는 않는다.     

3.

2단계. 잘 수긍하지 못하면 강조하고 싶은 이야기를 가벼운 예시로 바꾸어 전달해보자. 일방적인 훈화 말씀을 듣는다고 생각하면 누구라도 거부하게 된다. 가르치거나 알려주는 사람은 갑이 되고 듣는 입장은 을이 되어서 그렇다. 실수 좀 했다고 졸지에 모자란 사람 취급당하면 너무 화가 난다.     

“김대리는 양치질할 때 무슨 생각을 해요? 1번 칫솔 꺼내고, 2번 치약을 짜고, 3번 이빨 문지르고, 4번 치약 뱉어내고, 5번 입을 헹구고, 6번 칫솔 씻은 뒤에, 7번 제자리 정돈하고 나온다고 외우나요? 구청 다녀와서 마무리 안 하면 남보기에는 입 헹구지도 않고 나와서는 잊어버렸다고 말하는 사람처럼 보여요.”     

4.

3단계. 업무 패턴이 습관으로 자리잡도록 잘 인도해 주면 좋다. 아이에게 치카치카 가르칠 때를 떠올리자. 칫솔을 어느 손가락으로 잡고 치아를 어떻게 문지르면 좋은지 하나하나 알려주지 않는가. 업무를 다 알게 된 당신에게는 그런 일들이 너무 당연해졌지만 신입에게는 모두 낯설기만 하다.     

“회의 기록을 지시하면 타이핑만 열심히 하라는 말이 아니에요. 대화 주제별로 구분을 해서 각 멘트를 한 사람이 누군지 표시를 하면 보기 좋겠죠. 요약문을 만들어 덧붙이면 더 훌륭하고요. 정리가 끝나면 회의 참석자와 관련된 사람들에게 메일로 공유한 뒤, 파일 제목에 날짜와 중요 내용 넣어 컴퓨터에 저장하면 퍼펙트.”     

5.

일단 몸에 익숙해지고 나면 모든 일이 너무 자연스럽다. 그 적응 과정을 다 지나온 사람은 본인이 전에 얼마나 당황하고 힘들었는지 다 잊어버린다. 선배가 자신의 신입 올챙이 시절 경험을 떠올리며 후배를 이끌면 여기저기서 엄지 척하는 존경 받는 멘토로 인정받는다.     

*3줄 요약

○업무 패키지 중 일부를 자꾸 깜박한다면 그 중요성부터 확실히 알려주자.

○잘 수긍하지 못하면 상대에게 익숙한 일상 속 이벤트로 예를 들어도 좋다.

○패턴이 습관이 되기 전에는 친절하게 반복하며 알려주어야 한다.