brunch

라이킷 5 댓글 2

You can make anything
by writing

C.S.Lewis

계정을 잊어버리셨나요?

by Pearl Apr 29. 2019

디지털 업무공간이란?

인트라넷과 디지털 업무공간은 어떻게 다른가

개인공부를 목적으로 번역한 글로 오역이 있을 수 있읍니다. 원글은 아래 주소에서 확인해 주세요.

https://www.interact-intranet.com/blog/what-is-a-digital-workplace/

최근 몇 십년간 우리가 일하는 방식은 극적으로 변해왔고, 업무공간(workplace)이라는 용어는 더이상 물리적인 공간, 사무실, 책상만을 지칭하지 않늗다. 우리는 업무가 빠르게 변화하는 시대로 계속 나아가고 있고 이러한 변화속에서 '디지털 업무공간'의 정의는 모호한 상태로 남아 있다.

몇년 동안 분석가나 비즈니스 리더와 같은 사람들은 '디지털 업무공간의 미래'와 그것이 우리가 일하는 방식에 어떤 의미인지를 토론하고 예측해왔다.

'디지털 업무공간의 미래'라는 말을 들으면 AI 봇들이 우리의 경비처리를 해주거나 직원들이 VR헤드셋을 끼고 주위를 걸어다니는 미래의 모습을 떠올릴 것이다. 하지만 '디지털 업무공간'은 이미 우리 근처에 존재하고 있다는 것을 알아야 한다. 얼마전부터 있어 왔고, 모든 산업 분야에서 - 규모, 경제 분야, 이미 형성된 기술투자를 막론하고 - 일정 수준의 디지털 기술을 적용하여 운영하고 있다. 하지만 바로 여기에 문제가 있다. 그 모습이 조직마다 다르다는 것이다. 사업부마다, 조직마다, 심지어 개인마다도 다르다.

시장에 진입하는 새로운 기술들은 따라잡기 힘들 정도로 변화의 속도가 빠르다. 하지만 감사하게도 클라우드 기반 기술들이 우리가 가진 물리적 한계를 허물어 선택의 폭이 넓혔고, 디지털에 특화된 노동력의 증가는 완전히 다른 기대와 요구사항을 내고 있다.

광범위한 논쟁이 벌어지고 있다는 것을 차치한다 해도 '디지털 업무공간'이라는 용어 하위에 속하는 것이 무엇인지 이해하기 위해 여전히 고군분투하고 있다는 것은 놀라운 일이 아니다.

만약 우리가 그것이 어떤 모습인지 모른다면, 우리가 올바르게 하고 있다는 것을 어떻게 알까? 무엇을 포함하거나 성취해야 하는가? 어떻게 우리는 미래를 계획할 수 있을까?

디지털 업무공간 : 조용한 진화

디지털 전환 프로그램은 증가 추세가 있다. 특히 기술 스택을 최대치까지 높이고자 하는 기업들사이에서 많이 보이고 있다. 그러나 그들을 제외한 대부분 회사의 디지털 업무공간은 몇년에 걸쳐 서서히 진화해왔다.

새로운 도구들 , 어플리케이션과 각광받는 기술들은 우리의 일하고 있는 생활 안으로 부지불식간에 도입되고 있다. 이메일, 급여, CRM, HR 시스템에 소개되기 시작했으며 사무실내 3D 프린팅 또는 IoT로 계속되고 있다. 이제 우리의 업무공간들은 우리가 일을 더 빨리, 더 똑똑하게, 더 잘하도록 설계된 다양한 기술들의 복잡한 기초 위에 구축되고 있다.

이러한 기술들은 조용히 도입되고 있지만 대부분의 경우 방향성도 없고 가이드도 없다. 거버넌스, 전략 또는 오너쉽의 결여는 조직들과 직원들에게 혼란스럽고, 파편화되고 좌절감이 느껴지는 경험을 제공해 왔다. 우리는 직관적으로 연결해서 작업할 수 없는 어플리케이션들, 도구들, 플랫폼들이 계속 증가하는 상황을 직면하고 있다.

매 시간 수차례 이 플랫폼에서 저 플랫폼으로 이동하면서 시도하는 정보탐색 행위는 신기술의 미로속에 갇히거나 길을 잃는다. BYOD와 BYOA가 지속되면 될수록 더 심해지고 있다.

진화하는 기술과 그 기술의 영향을 무시하고 현재에 안주하고 있을 수만은 없다. 일상이 아닌 업무수행과정에서의 디지털 경험은 소비자의 컴퓨팅 환경의 속도를 따라가지 못하고 있다. 비용도 많이 든다. 직원들이 기대하는 사용자경험을 제공하고 디지털 업무공간의 진정한 잠재력을 실현하기 위해 우리는 앞으로 나아갈 필요가 있으며, 고삐를 잡고 조정을 해야 할 때다.

'디지털 업무공간'의 정의들

디지털 업무공간을 제대로 도입하고 운영하기 위해서 우선 그것이 무엇인지를 알아야 한다. 그러나 10년이 흐르도록 누구나 끄덕일 수 있는 제대로된 정의조차 없는 상태이다.

물리적인 업무공간에 대응하는 가상의 디지털 업무공간

최초의 정의 중에 하나는 Paul Miller에 의해 제안되었다.

'The Digital Workplace : How technology is liberating work', 2012

'디지털 업무공간'의 정의를 찾기 위해 구글에 접속하면 일반적인 주제들, 아이디어, 컨셉 등 수많은 정보가 제공된다. 그러나 어느 하나에도 완벽하게 동의할 수 없음을 알게 된다. 기술의 생겨나고 발전하는 속도를 볼 때 어찌보면 당연하다. 우리가 아는 디지털 업무공간은 5년전과 매우 다르며, 향후 5년, 10년, 15년에는 알아볼 수 없게 변화할 것이다.

가트너는 디지털 업무공간의 정의를 최종 상태 보다 일관되고 지속적인 노력에 있다고 본다.

혁신과 유연한 업무 방식을 촉진하는 일반 소비자와 유사한 컴퓨팅 환경을 제공하기 위한 지속적이고 의도적인 접근

여기서 핵심은 의도된 어떤 것이 되기 위한 변화이다. 우리는 우리의 디지털 업무공간에 도구들이 증가하는 것을 확인하지 않고내버려 두면 안된다. 성공적인 환경을 구축하기 위해서는 전략과 방향성이 있어야 한다.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------

성공적인 디지털 업무공간 전략은 측정할 수 있는 결과를 가져올 수 있다.

효율성과 생산성 증대

높은 단계의 혁신, 문제 해결과 협업

보안 위험 감소

새로운 제품과 서비스의 출시 시간 단축

직원 참여와 만족감 향상

비용, 자원, 시간의 절감

더 높은 단계의 고객 서비스

그리고... 더 많은 것이 있을 수 있다. 안할 이유가 있을가?

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------

우리는 유연근무, 원격 업무, 전화 소통이 자유로운 글로벌 조직 시대에서 '업무공간'이 가지는 의미가 무엇인지 생각해 볼 필요가 있다. 물리적인 업무공간은 매우 느슨한 경계를 가지고 있는데 그것 또한 디지털 관점 속에서 전환된다. 각자 다른 환경에서 일하고 있는 모든 직원들은 서로 다른 요구사항, 도전, 도구, 기대들을 갖고 있다.

그런 이유로 나는 딜로이트의 제안이 충분하지 않다고 주장한다.

디지털 업무공간은 사람들이 오늘날 일을 하기 위해 사용하는 모든 기술을 포괄한다 - 운영중인 어떤 것과 아직 적용되지 않은 것 모두. 모든 기술에는 HR 애플리케이션과 핵심 비즈니스 애플리케이션에서부터 이메일, 인스턴트 메시징과 기업 소셜 미디어 툴과 가상 회의 도구들까지 포괄한다.

현재, 디지털 업무공간은 우리 조직 내에 어플리케이션, 도구, 소프트웨어와 플랫폼들의 단순한 집합명사 그 이상이다. 그것은 단독적인 '디지털' 요소들을 넘어선다. 성공을 위해 디지털 업무공간은 우리가 사용하는 도구 뿐만아니라 그것을 사용하는 사람 그리고 어떻게 이 두 요소가 함께 성공적인 조직문화를 만들어 가는지를 고려한 직원 중심 접근이 필요하다.

현 시대의 디지털 업무공간

우리 회사의 CEO인 Simon Dance은 이러한 기대들에 부합하고 새로운 비전을 지원하는 디지털 업무공간의 정의를 제안한 바 있다.

디지털 업무공간은 조직의 직원과 그들이 사용하는 기술을 전략적으로 통합하여 민첩한 업무방식을 촉진, 직원 참여 향상, 그리고 탁월한 사용자 경험을 제공하기 위해 노력한다.

Simon Dance - CEO, Interact Software

이것을 풀어보면 우리는 3가지 요소로 구성되어 있음을 알 수 있다.

사람 : 우리의 직원들, 그들의 디지털 요구와 참여도, 생산성, 혁신과 같은 핵심 지표에 미치는 영향 - 뿐만아니라 고객/소비자, 공급자 그리고 이해관계자에 미치는 영향

도구 : 우리가 일상적으로 소통하고 협업하고 일하는 방법 속에서 '디지털' 요소로 인식되는 기술과 어플리케이션들

문화 : 사람과 도구, 두가지 요소가 전략적이고 의도된 방법 안에서 만날때, 직원 경험이 형성된다. 이를 비즈니스 미션과 가치 그리고 전체를 포괄하는 방향성과의 일치시키면 우리회사의 조직 문화의 기초가 되고 직원의 참여를 유도한다.

'디지털 업무공간'은 인트라넷의 새로운 이름인가?

아니다. 이 두가지는 종종 같은 의미로 사용되기도 하지만 그들은 하나가 아니고 같지도 않다.

인트라넷은 발생 이후 눈에 띄게 발전했다. 그 자체가 디지털 전환 과정 속에 있다. 나는 명확하게 인트라넷이 성공적인 디지털 업무공간내에서 중요하고 중심적인 역할을 갖고 있다고 주장하고 싶지만 그것은 광범위하 생태계의 일부일 뿐이다.

인트라넷을 배치하는 것이 자동적으로 성공적인 디지털 업무공간을 갖게 되는 것을 것을 의미하지 않는다. 오히려 다른 측면으로 인트라넷이 전혀없이 성공적인 디지털 업무공간을 만들 수 있을 거라고 주장하는 것이 더 합당하다.

개인적인 생각에 성공의 열쇠는 연결속에 있다. 도구간, 사람간, 비즈니스와 그들의 직원간을 연결하는 것이다. 우리의 현재 환경은 앱들과 정보가 흩어져 있고 무작위로 분산되어 있다. 사람들은 서로 다른 위치와 시간대에 걸쳐 퍼져 있다. 인트라넷은 중앙지점에서 다른 파트에 연결할 수 있다. 그 차제로 게이트웨이가 되고, 디지털 목적지로 가고 길 그리고 디지털 업무공간의 중심이 된다.

당신의 디지털 업무공간을 정의하기

사람, 도구, 문화 3가지 핵심적인 요소와 함께 우리가 질문받을 가장 중요한 질문은 '나의 비즈니스와 직원의 맞춘 성공적인 디지털 업무공간은 무엇인가? 그리고 우리는 나는 그것을 어떻게 성취할 수 있는가? ' 이다.

디지털 업무공간 전략을 생성하는 것은 어렵고 힘든 업무가 되서는 안된다. 우리 스스로에게 올바른 질문을 하고 현재를 파악함으로써 우리는 우리만의 디지털 전환 목표를 명확하게 할 수 있다. 프로세스의 일부로 우리는 다음을 고려할 필요가 있다.

누가 우리의 직원이고 그들은 그들의 업무를 잘하기 위해 필요한 것이 무엇인가?

우리의 디지털 업무공간에 이미 적용한 기술은 무엇인가?

직원의 요구와 사용가능한 도구와의 차이점은 어디에 있는가?

모든 직원이 디바이스나 위치에 상관없이 필요한 정보와 툴에 연결할 수 있는가?

우리의 직원들이 우리 조직과 방향성 목적을 이해하고 그들이 목표를 달성하기 위해 기여할 방법에 대해 이해하는가?

우리의 시스템들은 효과적으로 통합되어 있거나 함께 일할 수 있는가?

직원에게 디지털 업무공간에 중앙 접근 지점을 제공하기 위해 효과적인 디지털 업무공간 플랫폼 또는 인트라넷 솔루션을 제공하고 있습니까?

현재 디지털 워크플레이스의 직원 경험은 어떠한가?

우리의 디지털 워크플레이스의 미래로 어떤 것을 상상하고 있는가?

우리의 디지털 워크플레이스는 우리 조직의 미션과 목표와 문화 개선에 어떻게 정렬하고 기여하는가?

우리 사람들을 이해하고 디지털 도구함을 위해 적합한 도구를 선택하는 것은 시작일 뿐이다.

전략은 결과로 산출된 경험을 고려한다.

신중한 디지털 워크플레이스

단순히 도구와 기술의 모음을 가지는 것과 전략을 포함한 효과적인 디지털 업무 경험을 설계하고 육성을 전제로 한 전체론적 시각에서 '디지털 워크플레이스'으로 정의하는 것 사이에는 큰 차이점이 있다.

사실은 디지털 워크플레이스는 진행중인 과정이다. 수십년동안 이런 모습, 저런 모습으로 존재해 왔다. 앞으로 계속 성장하고 모양을 바꾸며 스스로 재정의하는 것을 무한히 지속할 것이다.

우리는 몇개의 새로운 소프트웨어를 구매하거나, 직원들에게 필요한 것을 물어보고, 해야할일을 확인 것과 같은 하나의 디지털 전환 프로그램을 적용하는 것으로 구축할 수 있을 것이라 기대하지 말아야 한다.

우리는 계속 확인하고 재 시도 해야 한다. 새로운 현실에 응답하기 위해, 우리의 일하는 방식을 계속 파괴시킬 변화의 새로운 바람을 끌어안고 적응하기 위해 충분히 유연해지는 것은 중요하다.

디지털 워크플레이스는 온전하고 지속적인 약속이다. 그것은 장기적인 비전, 기준이 되는 규칙, 측정 프로세스와 지속적인 평가 포인트를 결합할 필요가 있다. 우리는 지속되는 진화를 멈출 수 없다. : 그러나 우리는 그것의 방향성을 우리의 목적에 맞춰 조정하고 선택할 수 있다.

역자의 의견 :

처음 주제를 시작했을 때는 생각지 못했는데 우리 회사가 생각하는 방향과 동일한 내용이 있어 반가웠다. 우리 회사는 기업용 업무포털의 컨설팅과 구축을 시작해서 1~2년 만에 업무포털 도입시 반드시 고려해야 하는 회사가 되었다. 이 글을 읽으면서 왜 그렇게 되었는지를 확실하게 알 수 있었는데, 그건 바로 다른 경쟁사들이 기술과 기능으로 접근할 때 우리 회사는 포털을 사용할 직원들에 대한 분석부터 했다는 점이다. 이건 뭔가 미래를 바라 보고 했다기 보다는 우리 회사의 태생에서 그 원인을 찾을 수 있다. 우리 회사는 지식경영 컨설팅과 구축을 해오면서 시스템 보다는 지식이란 무엇인가, 직원들은 왜 지식을 공유하지 않는가를 고민해왔던 회사다. 그러다 보니 업무포털을 기술로 접근하지 않고 직원들 인터뷰부터 시작했다. 이 글에서 말하고 있는 Digital Workplace를 정의할 때 기술이나 도구의 모음이 아니라 그걸 사용할 사람을 먼저 보고, 사람들이 도구와 어플리케이션, 기술을 사용하면서 형성하는 문화 전체를 봐야 한다는 점이 우리 회사가 바라 보고 있는 관점과 동일하다.

결론은 IT판이든, 정치판이든 어디서든