AI, ECM, 콘텐트 서비스 그리고 디지털 업무공간
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https://www.cmswire.com/digital-workplace/ai-ecm-content-services-and-the-digital-workplace/
기업콘텐츠관리(ECM)은 2000년대 초 커다란 시스템을 기업 내부에 구축하는 방식에서 오늘날의 민접하고 유연한 클라우드 기반 콘텐츠 관리 시스템(CMS)로 진화해왔다.
콘텐트 서비스를 위한 투자를 검토중인 기업이라면 다른 시스템과 구분되는 상호운영성, 신뢰성, 책임성과 같은 핵심 특성을 고려할 필요가 있다.
기업내의 콘텐트 서비스
AODocs의 CEO Stephane Donze의 설명에 따르면, 이러한 전통적인 (ECM과 같은) 시스템들은 태생적으로 모놀로틱한 특성을 갖고 있으며, 높은 비용을 들여 기업 내부에 설치해야 하고 계약으로 묶여 있다. 반대로 콘텐트 서비스 플랫폼(이하 CSPs)은 모듈화되어 있고, 민첩하며, 디지털 업무공간에 요구에 따른 확장성을 제공한다. 그래서 무엇이 다른가? 라는 질문에 이렇게 답하고 있다.
CSPs의 접근방식은 점점더 레고와 비슷해지고 있다. 이는 조직들이 다른 시스템들 그리고 점점 늘고 있는 시장에서 바로 사용할 수 있는 모듈들, 특히 AI에 집중된 것들과 쉽게 연결할 수 있게 해준다. ECM에 갇혀 있다면 기업은 기술과 함께 진보할 수 없고 보다 더 효율적인 업무 흐름과 확장성을 제공하는 콤포넌트를 활용할 수 없다.
가트너는 핵심 차별점으로 두개의 구분되는 아이디어를 제시했다. 이것들은 ECM 재투자 연구의 뼈대이기도 하다. 이 논문은 ECM의 종말을 처음으로 제시한 논문이다. 보고서를 읽어보면:
콘텐트 서비스는 서비스와 마이크로서비스의 집합이며, 통합 제품군 또는 공통 API들과 저장소들을 공유하는 구분된 어플리케이션들로 구체화되어 다양한 유형의 콘텐트 활용, 다중 활용과 조직 전반에 사용 사례를 제공한다.
현실적으로 이는 ECM이 항상 중앙화된 플랫폼을 활용하여 콘텐츠와 관련된 운영목표 달성이라는는 미션을 갖고 있다는 것을 의미한다. 반대로 CSPs는 문서중앙화의 의미를 줄이고 좀더 전략적으로 기업이 늘어나는 콘텐츠, 데이터, 문서에 대한 요구들을 대응하기 위해 어떻게 그것을 사용할 것인가라는 새로운 방식으로 접근한다.
과거 ECM의 문제점
CSPs는 콘텐트-중심 프로세스를 넘어 서비스-중심 프로세스에 초점을 맞추고 있고, 실질적인 비즈니스 도전을 해결하는 민첩하고 유연한 서비스들에 집중한다.
그러나 문제가 있다. ECM 시스템들은 수년동안 문서와 전통적인 프로세스들을 중앙관리하기 위한 시도와 함께 존재했다. 오늘날 기업들은 어떻게 정보를 관리해야 하는가에 실용적인 방법을 적용하기 위해 현대적이고 유연한 솔루션을 원한다. Nuxeo 제품 마케팅 이사 David Jones는 말한다.
그러나, 현실에서 기업들은 비즈니스 핵심 콘텐츠를 저장하는 다양한 기존 시스템에 투자를 해오고 있지만 주요 비즈니스 정보에 대한 접근은 제한하고 있다.
확장된 접근, 다른 시스템 및 모바일과 클라우드 같은 신기술과의 통합이 가능하다고 해도 기업은 바로 적용해서 사용할 수 있을 만큼 단순하지 않다. 기존 시스템과 연결할 수 있는 CSPs의 경우 즉각적인 이익과 눈에 띄는 비용절감을 제공할 수 있다.
AI와 ECM
그래서 시스템들을 통합하는 문제를 어떻게 해결할 것인가? 많은 기업들은 머신러닝과 AI에 눈을 돌리고 있다. 머신러닝은 좀더 스마트한 어플리케이션을 구축하기 위해서만 사용되는 것이 아니라 어플리케이션을 더 스마트하게 구축하는데 사용할 수도 있다. Mendix의 어플리케이션 개발 파트, 외부 제품관리 부사장 Hans de Visser은 말한다.
2018년에 처음으로 로우-코드 영역에 AI-지원 프로그램들이 적용됐다. 로우-코드 플랫폼들은 어플리케이션 도메인, UI 그리고 로직을 정의하기 위해 패턴을 사용하는 낮은 수준의 기술에서 로우-코드 추상화하는 것에 AI-지원 개발을 이상적으로 적용한다. 대부분의 로우-코드 플랫폼들이 클라우드 기반이고 그들의 저장소안에서 몇백만의 모델을 갖고 있다. 익명 모델들은 개발자들이 어플리케이션 모델들을 구축하는 동안 개발자들을 안내하는 뉴럴 네트워크 기반의 머신러닝의 궁극적인 소스이다.
그 결과 AI기술은 업무흐름을 효율화 할 수 있고 솔루션들을 단순화 할 수 있었다고 DesignRush의 공통창업자인 Gabriel Shaoolian은 말한다. AI기술과 함께, 데이터를 모으고, 수익을 높이고, 성장목표를 달성하고, 업계리더로 비즈니스를 구축하는 것이 더 쉬워졌다. AI는 시간을 많이 소요하는 반복적인 작업들을 제거할 수 있고, 사람이 일으키는 오류로 발생되는 위험을 감소시킬 수 있고, 더 낮은 비용으로 비즈니스 글로벌화를 더 잘 준비할 수 있게 한다.
동시에 AI 기술은 고객과의 관계를 더 강하게 구축한다. 당신의 고객들이 그들의 브랜드를 어떻게 인지하는지,그들이 묻고 있는 질문이 무엇인지 그리고 고객과의 유대를 강화할 수 있는 방법은 무엇인지 등 당신의 브랜드에 실시간 통찰력을 제공한다. 이러한 직관적 통합은 많은 양의 데이터를 관리할 수 있고 고객을 더 행복하게 만들 성공적인 방법을 발견할 수 있다.
사일로 연결
Laserfiche사의 제품 마케팅 매니저 Maureen Geudtner는 새로운 기술 제품과 연결하는 능력을 제공하는 콘텐트 서비스가 디지털 업무공간 구축을 위한 초석을 제공한다고 주장한다. 통합된 콘텐트 서비스는 디지털 업무공간의 기초를 제공한다.
데이터와 정보 사일로들을 부수는 도구를 제공함으로써 통합된 콘텐츠 서비스는 직원들과 외부 이해관계자들에게 팀웍과 협업을 조성한다.
AI가 주도하는 콘텐츠 서비스 생태계는 이제 1990년 후반에 첫번째 시스템이 나타나기 시작한 이후 직면해왔던 가장 큰 도전 중에 하나인 나홀로 격리된 시스템 문제를 관리할 수 있게 되었다. 디지털 업무공간에서 동작하는 AI 주도 ECMS 들은 기업 문서관리, 접근 제어, 보존, 분류를 지원하는 안전한 저장소에서 데이터 캡처와 추출과 같은 여러 통합된 콤포넌트들을 포함할 수 있다. 이는 내/외부 저장소와 데이터 원천 전반에 걸친 검색을 촉진할 수 있다. Guedtner 는 덧붙였다.
데이터 제어를 부가함으로써 조직은 비즈니스 프로세스들을 자동화하고 변환할수 있다. BI를 성장시키고, 최신의 지식과 콘텐츠를 가진 사람들을 참여시킬수 있다.
여러 시스템에 걸친 콘텐츠 파편화는 스트레스를 높이고 시간 소모적인 문제이며, 문제 해결을 위한 매우 의도적인 접근 없다면 생산성 저하가 계속될 것이다. 콘텐트 서비스는 이 단점을 극복하기 위해 떠오른 비교적 새로운 전략이다. 회사 전반의 협업, 문서관리, 저장소를 위해 다양한 시스템을 도입하는 비스니에서 디지털 업무공간을 위한 콘텐츠 서비스를 적용하는 것은 매우 중요하다.
AI와 콘텐트 서비스들
콘텐트 서비스와 결합된 AI는 기존 ECM 전략에 의해 뒤떨어져 있는 디지털 업무공간의 간극을 줄일 수 있다. Wrike에서 북 아메리카 IT-Ops 매니저인 Brian Kelly는 말한다. 두가지 유형의 시스템의 기능은 비슷하다.
그들 모두 파일을 저장하고 색인한다. 버전을 추적하고 협업을 활성화하고 쉽제 찾고 관리할 수 있도록 한다.
그렇지만 CSPs는 시스템들을 연결하고 ECM 도구들의 사용자들이 맹목적으로 일하고 있는 나홀로 시스템을 제거하기 위해 APIs 과 통합, 자동화된 프로세스들을 사용한다. Kelly는 말한다.
통합은 일관된 디지털 업무흐름을 실행시키고, 솔루션들 전반에 걸쳐 뿔뿔이 흩어져 있는 정보를 쉽게 찾을 수 있게 하여 팀 생산성을 높인다. 또한 개인정보보호가 최고로 중요한 재무 및 건강관리와 같은 산업내 기록관리에 대한 법률준수를 돕는다.
콘텐트 서비스들은 태생적으로 모듈화 되어 있다. 그래서 부서들은 부서만의 특별한 요구에 맞춘 통합 및 부가서비스들과 함께 솔루션을 커스터마이즈하기 위한 옵션들을 적용할 수 있다. 예를 들어 이러한 지능적 서비스들을 이용하면, 마케팅팀은 디지털 자산관리 솔루션의 접근을 추가할 수 있고 영업팀은 검색할 수 있는 담보 및 자원 리소스 데이터베이스를 포함시킬 수 있다.
AI가 적용된 콘텐트 서비스들은 기업내 생산성을 저하시키고 프로젝트를 지연시키는 사일로들을 줄이기 위한 핵심이다. 콘텐트 서비스의 적용은 시간을 절약할 수 있고 직원들과 그들이 일하는데 필요한 정보를 최대한 효율적으로 연결할 수 있는 자동화된 프로세스를 위한 방법을 제공한다.
오늘날의 경제에서 효율성 향상은 빠르게 성장하는 디지털 파괴자들과 경쟁할 때 당신의 브랜드의 생사를 의미할 수 있다.
역자의 의견 :
중심은 AI가 주도하는 콘텐트 서비스인데 그 실체가 명확하지 않아서 따로 찾아봐야 할거 같다. 국내에서 한때 대대적인 문서중앙화 프로젝트가 발생된 적이 있었는데 그당시 해외에서는 이렇게까지 안한다고 들었다. 이 글을 보니 국내 대기업처럼 대대적인 문서중앙화는 아니라도 부서단위 문서중앙화를 위한 시도는 많이 있었나 보다. 글쓴이는 사일로들을 통합할 수 있는 실질적인 콘텐츠 서비스를 강조하고 있는데 한국에서도 요즘 기업이나 공공기관 사용자 인터뷰를 하다 보면 드롭박스나 구글드라이드처럼 편리한 콘텐츠 서비스에 대한 요구를 많이 듣는다. 사무실 노동자들의 업무는 대부분 파일에서 시작해서 파일로 끝난다. 이런 업무 패턴을 구글처럼 웹으로 전환하지 않는 한, 아니 웹으로 전환한다고 해도 콘텐츠 서비스에 대한 니즈는 계속되고 계속 변화할 것이다.
또한, 콘텐츠 서비스가 Digital workplace 구축의 기초라고 말하고 있는 Laserfiche사의 제품 마케팅 매니저 Maureen Geudtner의 의견에 전적으로 동감한다. 나 또한 우리회사의 다음 버전을 기획하는데 있어서 솔루션 내부에서의 콘텐츠 영역을 통합하는 것을 우선순위로 두고 있다. 콘텐츠가 통합되고 서비스화 된다는 것은 사용자가 직접 접하는 기능간의 연결과 통합이 가능해진다는 것을 의미하기 때문이다.
AI가 주도하는 콘텐츠 서비스는 아직 잘 모르겠다. 그러나 현시점에서 사용자의 입장에서 콘텐츠 서비스가 가야할 방향을 고민해 보게 되는 기회를 가져 본 것으로 만족한다.
