직장인들 불만 1위,
‘결론없는 회의’ 탈피법은?
ubob insight
"회의 시간을 25% 줄이고
나머지 75% 가운데 절반 정도는 비대면으로 바꿔,
오가는 시간을 낭비하지 않도록 하겠다.
2023년 국내 대기업의 임직원 소통 행사에서 언급된 멘트입니다.
직장인들의 불만사항 중 하나로 ‘회의시간’이 언급되고 있다는 사실. 알고 계셨나요?
'회의'는 직장인의 필수 업무 중 하나입니다. 하지만 직장인들은 이 시간을 ‘불필요한 시간 낭비’로 여기는 경우도 많은데요. 이러한 회의에 대한 불만은 국내 뿐만 아니라 해외에서도 마찬가지 입니다.
미국의 전자상거래 대기업이 택한 회의 전략은?
: Shopify의 Calendar Purge
미국의 전자상거래 대기업인 쇼피파이(Shopify)은 회의 부담을 줄이기 위해 ‘캘린더 퍼지(Calendar Purge)’를 시도했다고 합니다. Calendar Purge는 1월의 첫 번째 수요일을 회의가 없는 날로 지정하는 것 외에도, 세 명 이상의 직원들이 반복적으로 참석하는 회의는 직원들의 캘린더에서 지워버리는 것입니다. 즉, 효율적인 회의를 통해 불필요한 회의 시간을 줄이고, 직원들의 업무 생산성을 높이려는 전략인 것입니다. 또한 Sopify의 직원들은 회의 참석 및 초대에 응하지 않을 수도 있으며, 기존에는 이메일 중심으로 내부 소통이 이루어졌던 것이 이제는 워크플레이스 등 협업 플랫폼 위주로 변화를 꾀하고 있습니다.
Shopify의 COO인 Kaz Nejatian는 이러한 변화가 다소 혼란스러울 수 있고, 일이 생각했던 것과 다르게 성공적이지 않을 수도 있다고 하는데요. 비록 결과가 기대에 미치지는 못하더라도 이러한 의도적인 혼돈은 괜찮다면서, 실패와 혼란을 통해 직원들이 새로운 아이디어를 시도하고 성장할 수 있도록 도와준다고 덧붙였습니다.
글로벌 비즈니스 리더 및 HR 리더들에게 있어 Shopify의 회의 시간 줄이기 전략이 과연 회의의 피로도를 낮춰줄지는 의문일 것입니다. 이 같은 조치가 실제 직원들의 회의로 인한 피로감 문제를 해결할 수 있는지, 그렇기에 이 같은 조치를 따라야 할지 의문이 들 것이고, 전문가들 간에 이를 해소할 수 있는 혜안을 찾기 위한 고민이 지속되어야 할 것입니다.
회의 생산성을 높이기 위한 4가지 방법은?
미국의 쇼피파이(Shopify) 사례와 같이 회의 생산성을 높이기 위한 시도는 크게 4가지 방법을 통해 시도해 볼 수 있습니다. 각각의 방법에 대해 보다 자세히 알아보겠습니다.
1. Introduce meeting-only days : 회의 전용 날짜 정하기
많은 기업에서 회의 피로를 해결하기 위해 ‘회의가 없는 날’을 정하거나, 캘린더에서 ‘시간’을 없애기도 합니다. 이 두 가지 방법은 직원들이 업무에 집중할 수 있는 시간과 공간을 제공해주긴 하지만, 전체적인 조직이 이러한 변화를 따르기 위해서는 조직문화 차원에서의 변화가 필요합니다.
HP UK&I의 인사책임자인 Debbie Irish는 이 문제를 해결하기 위해 "시니어 리더들은 자신의 업무나 다른 용무에 집중하기 위해 특정 시간을 블록아웃(Block out)하겠다"고 공개적으로 언급하며 "이는 직원들이 스스로 시간을 더 잘 통제할 수 있다는 느낌을 줄 것입니다.” 라고 덧붙였습니다. 비즈니스 성장 전문가인 Ryan Niddle 역시 회의가 없는 날을 여러개 만드는 것 보다는, 회의만 하는 ‘회의 전용 날짜’를 하루 지정하여 그 회의에서 의사결정을 내리고, 남은 일주일 동안 직원들이 업무를 수행할 수 있도록 해야 한다고 제안했습니다.
즉, 회의만 하는 날짜를 도입함으로써 직원들이 업무 외적인 것들을 처리할 수 있고, 생산성과 집중력도 높일 수 있도록 돕는 것입니다.
2. Cut the number of meetings : 회의 수 줄이기
Shopify의 Calendar Purge 전략의 핵심은 직원들이 회의에 참석하는 수를 극적으로 줄이는 것이었는데요. 이와 관련해 Resource Solutions의 인사문화 최고 책임자인 Kirsty Adams는 다음과 같이 말했습니다. "직장에서의 삶의 질(Well-being) 개선과 더불어 직원들의 반복적인 회의를 일정에서 완전히 제거하는 것은, 팀의 인적 자원이 효율적으로 사용되게 함은 물론, 직원들에게 생각하거나 작업을 마치기 위한 시간을 돌려주는 효과적인 방법일 수 있습니다.”
이 외에도 업계의 많은 전문가들은 회의 수를 줄이는 것에 동의를 표하고 있습니다. 회의 주기를 점검하고 불필요한 회의를 최소화함으로써 직원들이 업무에 소요되는 충분한 시간을 확보하는 것은 물론, 회의를 통해 올바른 질문을 하고 최대한의 효과를 이끌어낼 수 있다고 합니다. 특히 측면적 사고를 연구하는 전문가 Paul Sloane는 회의의 절대적인 수를 줄이는 것과 관련하여, "워크플로우와 업무 우선순위는 자주 변경될 수 있으므로, 그때그때 팀의 요구사항에 적합한 방향으로 변화할 수 있어야 한다"고 견해를 밝히기도 했습니다 .
회의 빈도를 줄임으로써 회의가 정말 필요한지 검토하고, 회의 참석 인원과 회의 시간을 최소화 하는 것이 회의 수 줄이기의 핵심 포인트인 것입니다.
3. Set an agenda and a time limit : 안건과 시간 제한 설정하기
세 번째는 회의 목적과 일정을 명확히 하고, 이로써 회의에 참석하는 직원들이 회의 시간을 최대한 효율적으로 사용할 수 있도록 준비하게 돕는 것입니다. 10Eighty 社의 공동 창립자이자 관리자인 Sebag-Montefiore는 회의에 있어 '안건 관리'가 중요하다고 하는데요. 그녀는 모든 회의는 합의된 결론에 이르러야 하며, 이는 참석자 및 유관 부서에도 함께 공유되어야 한다고 강조합니다.
딜로이트에서 미래 일자리 리드 역할을 맡고 있는 Ryan Hopkins와 Sloane 역시 동의를 표했습니다. 회의를 통해 업무의 책임 소재가 명확해져야 하며, 앞으로의 회의 개선 방향에 대한 피드백도 함께 이루어질 수 있어야 한다고 합니다. 특히 회의 시간을 제한하는 것 역시 회의의 피로감을 낮추는 데 있어 중요한 부분이죠. 회의는 25분 이상 지속되지 않는 것이 바람직하며, 만약 25분 이상 지속되어야 할 경우에는 반드시 휴식 타임을 갖는 것을 추천합니다.
이와 관련해 PhotoAiD의 HR 책임자인 Karolina Kijowska는 회의란 정신적으로 힘든 일이며, 회의가 길어짐에 따라 불편감이 증가할 수 있으니, 회의 중간에 휴식을 갖는 것은 여러 문제들을 완화하고 회의 생산성 향상에 도움이 된다고 했습니다. 이 같은 관점은 회의 참석자가 안건은 물론, 회의에서 논의된 내용들을 생각하게끔 하며, 회의 참여율과 열정을 끌어올리고 경각심을 들게 해 조직에도 기여할 수 있게끔 도와준다고 하지요.
4. Use tech to make meetings engaging : 기술을 이용하여 회의 몰입도 높이기
회의의 생산성을 높이기 위한 마지막 방법은 기술을 활용하는 것입니다. 직원들의 피로감을 높이던 많은 회의들은 사실 이메일이나 슬랙(Slack), 팀즈(Teams)와 같은 협업툴을 통해 대체될 수 있습니다. 하지만 앞서 언급한 방법들은 회의 피로도를 낮추는 데 도움이 되더라도, 실제 회의 자체를 매력있게 만들어 직원 몰입도를 높이는 데에는 한계가 있다고 하는데요. 회의는 직장에서 꼭 필요한 요소 중 하나이기에, 직원들의 동기부여와 함께 회의 참여도를 높일 수 있는 혁신적인 해결책으로서 ‘가상현실과 메타버스’를 강조하는 전문가들이 등장하고 있다고 합니다.
Owl Labs의 CEO는 이와 관련한 연구를 진행해 약 27%의 사무직 종사자가 업무 환경에 적합한 메타버스(office metaverse) 도입을 희망하며, 약 18%는 가상 현실에서 일하기를 원한다는 결과를 밝혀내기도 했습니다. 메타에서도 영국과 미국에서 2,000명 리더들을 대상으로 하는 유사한 연구가 진행되었으며, 전체 참석자의 19%만이 화상회의에서 존재감을 확인, 10명 중 7명 가량이 몰입형 회의를 선호한다는 결과가 나타났죠.
메타버스는 업무 협업을 위한 가장 매력적인 방식일 것입니다. 화상회의에서 회의 집중도를 높이기 위해 다양한 기술을 활용할 수 있으며, 이러한 방법을 통해 회의에 참여한 직원들은 더 적극적으로 참여하고, 더 많은 정보를 얻을 수 있으며, 이는 곧 회의의 효율성 증대로도 이어질 수 있겠죠.
효율적인 회의 운영은 직원들의 집중력과 팀의 생산성, 성과에도 영향을 미치는 요인이 될 수 있습니다. 미국 유수 기업의 전문가들 역시 회의로 인한 직원들의 피로감을 낮추고, 회의 경험을 최대로 끌어올리기 위해 여러 방면으로 고민하고 있는데요. HR담당자라면 위와 같은 해외 기업들의 사례에서 영감을 얻되, 직원들과의 직∙간접적인 커뮤니케이션을 통해 본인이 속한 조직 환경에 적합한 옵션을 찾아가는 고민을 계속해야 할 것입니다.
* 출처 : unleash, 조선일보
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