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by 유밥 Sep 03. 2024

일 잘하는 사람의 업무 관리법

ubob insight

고등학교 물리 과목에서 ‘물체에 힘을 가하여 이동을 했을 경우에만 일을 했다고 한다’ 고 배웠다. 같은 기준을 적용하면 직장인은 업무에서 요구하는 성과를 창출했을 때 일을 했다고 말할 수 있다. 그렇다면 일을 하는 것을 넘어 일을 잘 한다는 것은 어떤 의미일까? 면밀히 정의하면 ‘조직에서 주어진 여러 가지 업무를 누락 없이, 기대되는 성과를 창출하여 정해진 기한까지 해내고 정확하게 보고하는 것’ 이 된다.

조직에서 실무자는 어떤 과정으로 업무를 수행할까?

첫 단계는 지시받기다.

이미 지시받은 업무 또는 부여된 과업에 대해서 문제 해결 방법을 스스로 찾을 수는 있지만 실무자가 일 자체를 스스로 찾아서 할 수는 없다. 조직이란 공동의 목표를 향해 정렬된 전략을 수행하는 곳인 만큼 최초의 업무는 상사로부터 전달된다.

두 번째 단계는 업무 우선순위 선정이다.

한 사람이 조직에서 수행하는 일이 한 가지일 수만은 없다. 오늘 새로운 일을 지시 받는다면 과거에 지시받은 일과 더불어 업무가 누적되며 그중 무엇을 먼저 해야 할지 다시 정해야 한다. 오늘 지시받은 일이 가장 긴급일 수 있고 먼저 지시 받은 일이 연기되거나 폐기 될 수도 있기 때문이다.

세 번째 단계는 실행하기다.

해야 할 일의 우선순위가 정해졌다면 하루 8시간의 한정된 자원을 활용하여 일을 수행해야 한다. 한 번에 한 가지 일을 얼마나 집중하여 수행하는가가 하루의 성과를 결정한다.

마지막으로 조직의 일은 했다고 끝이 아니라 '보고'라는 과정을 거쳐야 마무리된다. 상사와의 소통이다. 내 머릿속에 있는 일의 과정과 결과를 어떻게 보고할 때 상사가 온전히 알아들을까의 문제다. 지시받기-우선순위 선정하기-실행하기-보고하기의 네 단계는 각 과정마다 효과적 방법이 존재한다. 각 단계 별로 자세히 알아보자.

01. 지시받기

상사가 업무를 지시할 때 ‘예 알겠습니다’ 하고 자리로 돌아온 사람은 무엇을 알았다는 것일까? 일은 성과를 냈을 때 했다고 할 수 있다. 성과의 기준을 제시하는 사람이 바로 지시하는 상사다. 지시를 받는 사람은 상사에게 다음의 네 가지를 물어서 수첩에 써오는 일이 중요하다.

첫째 이 일을 왜 하는가이다. 목적에 해당한다. 이 일의 결과물을 통해 상사는 무엇을 하려는 걸까. 어떤 의사결정을 내리려는지, 다른 누군가에게 보고 하려는 건지, 회의 자료로 사용하려는 건지 알고 일할 때, 업무 방향이 달라진다. 둘째 어느 수준으로 해야 하는가이다. 목표이며 성과물이다. 지시받을 때 반드시 확인해야 할 가장 중요한 부분이다. 셋째는 중간 보고일과 마감 시한이다. 중간보고란 일을 완료하지 않은 상태, 즉 방향성을 잡은 중간 결과물을 빠르게 보고하여 피드백을 받는 일이다. 중간보고 없이 일을 완료하여 보고한다면 피드백 내용을 수정할 시간이 빠듯해진다. 마감 시한은 이 일의 최종 보고시한으로 모든 일마다 마감 시한을 알고 있어야 업무 우선순위 재조정을 할 수 있다. 넷째 보고 형태다. 업무를 완료한 후 구두 보고할지 서면으로 할지, 서면으로 한다면 PPT로 할지 한글로 할지, 분량을 어느 정도로 할지 알아야 업무에 투입할 시간을 정할 수 있다. 구두보고와 서면보고에 따라 업무에 투입해야 할 시간 자체가 달라진다.

02. 업무 우선순위 정하기

오늘 아침까지 가장 긴급한 일인 줄 알고 수행하던 일 앞에 더 급한 일이 생길 수도 있는 곳이 조직이다. 어제까지 중요 프로젝트로 진행되던 일이 연기될 수도 있으며 갑자기 백지화가 될 수도 있다. 굳이 내가 할 일이 아닌데 매달려 시간을 투입하고 있는 경우도 있고 사소한 일을 미루다가 큰일을 만드는 사례도 있다. 매일 업무 우선 순위를 재조정해야 하는 이유다. 조직의 일은 성격에 따라 중요하면서 급한 일, 중요하지 않지만 급한 일, 중요하지만 급하지 않은 일, 중요하지도 급하지도 않지만 해야 하는 일로 나눌 수 있다.

직장인은 매 월요일마다 향후 4주간 해야 할 일과 이번 주 해야 할 일을 정리한 후 그중 오늘 할 일을 가려내어 우선순위 네 가지로 구분해야 한다. 가장 먼저 할 일은 중요하면서도 급한 일이다. 오늘까지 보고해야 할 보고서, 자료 준비가 필요한 오늘 회의에 해당한다. 그다음은 중요하지 않지만 긴급한 일이다. 납기 확인, 간단한 주문, 중요하지는 않지만 상사가 보고하길 원하는 일이다. 중요도는 떨어지지만 빠른 시간 내에 처리하지 않을 경우 사소한 일로 조직에 피해를 주게 되며 자신의 평판도 나빠진다. 다음은 중요하지만 급하지 않은 일이다. 마감 시한에 여유가 있는 보고서, 장기 프로젝트의 경우다. 여기서 유의해야 할 점은 이런 일을 시간적 여유가 있다고 해서 등한시 하다가 중요하면서 급한 일로 만들어서는 안된다는 점이다. 집중력이 높은 시간을 확보해서 평소에 꾸준히 해야 한다. 마지막으로 메일 답장, 서류 정리, 전표 처리와 같이 중요하지도 급하지도 않지만 해야만 하는 일은 점심시간 직후, 퇴근 시간 직전과 같이 집중력이 떨어지는 시간에 자기만의 루틴을 정해서 수행하는 것이 좋다.

03. 실행하기

해야 할 일의 순서가 정해졌다면 실행 관리가 필요하다. 실행할 때는 다이어리 또는 스마트폰의 노트 기능을 이용하여 체크 리스트를 작성한다. 해야 할 일의 목록을 적고 완료한 일은 그때마다 표시하고, 연기되거나 폐기된 일은 별도 표기하여 내일 아침 우선순위 재정리에 참고한다.

하나의 업무를 수행할 때는 완료 시까지 필요한 시간의 양을 예측하여 ‘오늘 중 늦어도 이때는 이 일을 시작한다’와 같이 스타팅 데드라인을 설정하는 것도 필요하다.

04. 보고하기

보고에는 구두보고와 서면보고가 있다. 구두로 보고할 때는 결론-근거 순서의 두괄식으로 메시지를 정리하여 말하는 것이 중요하다. ‘그래서 결론이 뭔데?’라는 말이 상사에게서 나오게 해서는 안 된다. 또한 보고 후 상사에게서 나올 수 있는 예상 질문을 파악하여 준비해 가는 일도 필요하다. 대체로 상사는 사실을 보고했을 때 사실에 대한 평가와 진단, 실무자가 생각하는 문제점과 대안, 향후 계획을 묻는 경우가 많다. 서면 보고는 보고서 작성을 통해 이루어진다. 보고서 작성의 첫 단계는 내가 작성해야 할 보고서가 결과보고서, 상황보고서, 검토보고서, 계획서, 기획서 중에 무엇인지 유형을 결정하는 일이다. 보고서 유형에 따라 목차가 달라지기 때문이다. 결과보고서라면 개요-결과-문제점-대안-향후 계획이 표준 목차가 되며 계획서라면 추진 배경-개요-세부 실행 계획-비용-기대 효과가 주요 목차가 된다. 목차 수립 후 해당 내용을 도출하여 개조식 문장, 그래프,이미지를 사용한 시각화 작업을 통해 독자가 이해하기 쉽게 작성하여 보고한다.

손정 대표

손정 경영전략 컨설팅 대표

- 직무교육 강사
- 서강대학교 경영학 석사, 한양대학교 경영컨설팅학 박사과정 수료
- 저서 『능률 100배 "손정"의 활기찬 업무력』 등
- '월간 품질경영', '코리아비즈니스리뷰' 칼럼 연재
- 유밥 스마트러닝 과정 <[Work#] 일이 즐거운 조직문화, OKR 성과관리>, <실행력을 높이는 업무습관>, <세대를 뛰어넘는 소통의 기술>