회사에서 소통을 잘하고 싶은 내향인을 위한 팁2
직장에서 내향인으로 살아남는 꿀팁
☞ 지난 글 : https://brunch.co.kr/@uj8/220
대부분 내향인은 문서화에 능통하다는(?) 강점이 있다. 대화를 피하고 싶다는 간절함 때문인가. 문서 작성에 진심이다. 그래서 지난 글에는 내향인의 강점인 ‘문서화’를 이용한 ‘메일 템플릿화’를 소통을 위한 첫 번째 방법으로 소개했다. 이번 역시 ‘문서화’ 강점을 이용한 방법을 소개하려 한다. 바로 ‘시각화하기’다.
1️⃣ ‘문서화’ 강점을 이용하자! ② 시각화
내향인이 어렵다고 느끼는 포인트는 아마 ‘대면’으로 ‘말하기’ 일 것이다. 대면으로 말하기도 어려운데 상대를 이해시키고, 설득하라니! 내향인에겐 엄청난 고난도 업무다.
이럴 땐 시각화가 참 유용하다. 말 그대로 ‘한눈에 보이게’ ‘만드는 것’이다. 이걸 이용했을 때 상대는 내가 말하려는 걸 훨씬 빨리 이해하고, 나 역시 설명하고 설득하기 쉽다. 상대는 구체적으로 우리가 소통할 부분이 눈에 보이니 이해가 쉽고, 나는 자료를 보고 말하니 부담스럽지 않은 것이다.
방법은 여러 가지다. 표, PPT 도식화, 글 항목화 등. 상대가 나랑 같이 볼 수 있는 거라면 어떤 것이든 상관없다. 나 역시 의사결정이 필요하거나, 설득해야 할 때, 정보를 줄 때마다 그에 맞는 방법으로 만들었다. 그럼 이럴 때 무슨 방법을 이용하면 좋나, 각 특징들을 아래에서 더 살펴보자.
1. 표 (난이도 중)
가장 무난하고도, 정리된 시각화 방법으로 ‘표’를 들 수 있다. 전체를 보여주기도 무난하고, 그 안에서 내가 맡은 파트(ex. 전체 교육체계도 중 내가 맡은 교육)는 물론, 내용이 어떻게 진행 중인지(ex. 연간 교육의 진행 추이 등) 보기 쉽다. 엑셀을 이용하면 표 안에 인원이나 교육 시간 등뿐 아니라, 수식을 이용해 총합계, 실적률 등도 넣어 한눈에 볼 수 있으니, 교육 이력 데이터를 주고받는 내겐 실용성이 높다. 내가 제일 애용하는 방법이기도 하다.
특히 나는 데이터나 자료를 요청할 때도 잘 사용한다. 미리 표를 만들고, 상대가 채워야 할 부분을 음영처리 해두는 것이다. 상대는 자신이 해야 할, 줘야 할 데이터가 무엇인지, 너무나도 명확하게 보이니, 요청을 차마 피할 수 없지 않겠는가. 더 묻는 말도, 미루는 일 없이 요청한 자료를 받는 내 작은 팁이다.
2. PPT 도식화 (난이도 상)
주로 전체 그림을 보여줄 때 'PPT'를 이용한다. 이 경우, 핵심은 '그림'을 '도형화'해 보여주는 것이니, 이면지 뒤에 직접 손으로 그려도 좋다. PPT 도식화 소통의 좋은 점은 소통의 오류가 줄어든다는 것이다. 나도, 상대도 생각하는 모양이 똑같기 때문이다. 이미 내가 그린 모양을 보고 있으니까! 글이나 단순한 말보다 간단한 도형이 훨씬 직관적이기 때문에 상대에게 가장 이해가 쉬운 방법이기도 하다.
3. 줄글 (난이도 하)
앞선 표, ppt 도형을 이용한 시각화가 어렵다면 간단하게 '글'을 쓰면 된다. 다만, 줄줄줄 서술형으로로 늘어놓는 것보다 항목화시켜 개조식으로 쓰면 좋다. 난 주로 아래와 같이 사용한다. 아래는 이전에 쓰던 경험을 바탕으로 각색한 내용이다.
서술형
안녕하세요. 저희는 ㅁㅁ대상자의 ㅇㅇ역량 향상을 목표로 8. 21~22 2일간 교육을 시행합니다.
대상자는 ㅁㅁ 30명이고요. △△연수원에서 진행합니다.
그래서 이 과정의 토론 주제를 선정해 주시고, 제가 제안드리는 교육 구성안이 적합한지 확인해 주시면 감사하겠습니다.
...
개조식
ㅇㅇ님, 안녕하세요.
브런치교육팀 리지입니다.
이전에 잠시 말씀드린 ㅁㅁ 교육 과정을 기획해야 하는데요.
1) 토론 주제를 선정해 주시고, 2) 제가 제안드리는 교육 구성안이 적합한지 확인해 주시면 좋을 것 같아요.
금주중에는 교육구성 확정 및 주제가 나오면 좋을 것 같습니다. (8월 중 연휴, 휴가 일정 고려)
* 목 적 : ㅁㅁ대상자의 ㅇㅇ역량 향상
* 일 시 : 24. 8. 21(수)~22(목) / 총 1차수, 2일 / 11h
* 대 상 : ㅁㅁ 30명
* 장 소 : 집합교육 / △△연수원
* 내 용 : 1일 차 – 워크숍 / 2일 차 – 기획전략, 스킬
* 요 청 : ① 토론주제 선정 ② 교육 구성안이 대상자에 필요한 내용들인지 확인요청 [첨부 1 참고]
* 첨 부 : 1. 교육 구성안
...
이런 습관 덕분인지, 다른 팀원에 체계적으로 소통한다는 소리를 듣기도 했다. 생각해 보면 나는 소통을 위해 큰 한 판이든, 요청 사항이든 먼저 엑셀에 그리고 출발하는 편이다. 내가 할 수 있는 최대한으로 노력하는 것인데, 내가 대면으로 능숙하게 이야기하진 못해도, 이렇게 나만의 방식으로도 소통을 잘할 수 있지 않나 싶다. 물론 문서 작업에 치중하자는 것이 아니다. 우리가 가진 강점을 이용해서 소통을 더 잘해보자는 것이다. 우리도 할 수 있으니까!
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