뉴욕; 인사능력평가란
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매년 실시되는 직무수행평가 (Performance Evaluation)는 지난 한 해 업무 성과도를 평가하고 앞으로 보안할 사항과 성취할 목표를 결정하는 자리다. 회사 회계년도가 끝나는 시점에 맞쳐 진행되는 것이 일반적이고 여느 미팅처럼 비즈니스적인 분위기에서 업무와 연계된 상사들과 인사자료를 관리하는 인사 부원이 참가한 상태에서 이루어진다. 다소 형식적인 기류가 없지 않지만 자신의 업무에 대해 회사 측 피드백을 들을 수 있는 좋은 기회이며, 대화 형식 (Dialogue)으로 진행되기 때문에 중간중간 가벼운 농담을 주고받기도 한다.
평소 궁금했던 사항이나 회사 Policy 에 관해 질문할 수 있고 연봉 조정, 승진, 보너스 소식을 들을 수 되는 자리이기도 하다. 회사마다 진행 형식에 차이가 있겠지만 현 회사 직무평가 방식은 이러하다. 먼저 인사부에서 보내온 Performance Evaluation Form을 받아 지난해 내가 담당했던 모든 업무를 기록해 제출한다. 직무평가 담당자도 자신의 견해와 회사 측의 평가를 적어 인사부에 제출한다. 양쪽의 견해를 검토한 인사부는 통합된 문서를 바탕으로 미팅을 진행한다.
Preparation is Key
1) 정확하게 수량화해서 기록하기
회사에서 일 년은 많은 일들이 일어날 수 있는 시간이다. 자신의 업무뿐 아니라 다른 부서에 보조 업무를 맡게 되기도 하고 갑작스럽게 Special Project를 진행하기도 하는 등 많은 양의 업무가 내 손을 거쳐간다.
자신의 업무 성과가 과소평가되지 않도록 스스로 관리해야 한다.
어떤 프로젝트에 어떤 역할로 어떤 업무를 담당했는지 마감 날짜는 언제였는지 마감일자에 맞춰 제출했는지 날짜와 수량을 정확하게 기록해야 한다. 예를 들어, Senior Director, John 이 진행하는 프로젝트에 assistant analyst로 5개 국가(미국 한국 중국 일본 베트남) 정치 상황에 대해 리서치하는 업무를 1달 동안 진행했다고 하자. John 의 지시대로 워드 문서를 작성하여 마감일자 3월 31일에 제출하였으며 업무 완료되었다는 답변을 받았다면, 이 모든 내용을 Evaluation Form 에 적어야 한다.
이때 가장 중요한 것은 업무량을 수량화하는 것이다. 이는 객관성을 부여할 뿐 아니라 인사부/매니저로 하여금 내 성과도를 객관적으로 측정할 수 있도록 도와준다.
두 번째, 작성 시 자신의 능동성을 시사할 수 있는 Action Verb (self-started, initiated, called, performed 등) 사용하기
셋째, 업무 내용은 에세이 쓰듯 서술화 하지 않고 간결하게 표현하기.
마지막으로, 사실 (fact)만 적되 과대 포장하지 않기.
Example:
Project Manager: John Smith
Project Start Date: 3/1/2017
Action: researched political situations of 5 countries (USA, Korea, Japan, China, Vietnam), filled out the given document and submitted the complete form by 3/31/2017
Status:
3/7/2017: Reported to Project Manager that research on 2 countries (Korea & Japan) are completed
3/14/2017: Called Korea to confirm information on topic A
3/15/2017: Emailed Japan to confirm information on topic B
3/22/2017: Communicated with Project Manager that information on Vietnam is difficult to confirm due to ongoing riots in capital city. Worked until 10pm on 3/21 & 3/21 to speak to bankers at Vietnam bank at 7 pm in Vietnamese time.
3/31/2017: submitted 5 documents on time
Project Completed
(업무 완성을 강조하기 위해 나는 Project Completed라는 단어를 항상 쓴다)
2) 부정적인 내용 피하기
다양한 인종이 함께 일하는 조직 내에서 나와 생각이 다른 사람을 만나는 일은 흔하다. 업무 추진 중 비협조적인 동료와의 불편했던 경험이나 언쟁 등 부정적인 일들은 서식에 적지 않도록 하자. 화가 나는 일이 있었더라도 동료나 상사의 실명을 거론해 그들의 업무 혹은 업무 스타일에 주관적인 견해를 기록하지 않도록 한다. 이는 회사를 폄하하는 것으로 생각되기 쉽고 부정적인 태도를 가진 사원이라는 인식을 남기게 된다.
직무 평가를 통해 회사는 사원의 성과도 (achievement)를 평가하기도 하지만 인사부원이 사원의 인성 (personality & behavior)을 평가하는 자리이기도 하다. Performance Evaluation Form 은 인사 관련 공식 문서로 훗날 퇴사 후 회사에 오래도록 남게 될 나에 대한 기록임을 기억하자.
3) 자신의 성과 리스트 준비하기
매니저도 사람인지라 여러 직원들의 업무를 자세히 기억하지 못하는 것이 현실이다. 이를 대비해 미팅에 앞서 자신의 일 년 업무를 돌아보고 담당했던 프로젝트 효율성을 높이기 위해 제안한 아이디어 등을 리스트로 작성해 준비한다. 내 경우 고객의 요청으로 갑작스럽게 새 상품 개발 프로젝트를 진행한 적이 있다. 직속 상사에게 보고한 뒤 고객 담당자와 만나 프로젝 진행 스케줄을 짜고 마감일에 맞추어 성공적으로 맞혔지만, 그 해 미팅 시 내 상사는 이를 기억하지 못하고 "지난해 업무량이 회사 기대에 미치치 못했다"라고 나를 평가했다. 처음엔 어리둥절 했지만 나는 준비해간 데로 몇 월 며칠 매니저님꼐 이메일로 보고 드린 데로 회원사 고객의 요청으로 30개 상품을 3개월에 걸쳐 개발해 마감일 5월 1일에 맞춰 프로젝트를 진행했다는 사실을 상기시켜 주었고 그때서야 내 상사는 '아하~' 자신이 깜박했다고 하며 '생산성이 높은 한 해였다'라고 바로 수정해 주었다.
1년간 업무를 어떻게 효과적으로 기록할 수 있을까??
평소에 업무 일지 쓰기: 1년 동안 내 손을 거쳐간 업무의 세부 사항을 매일 기록해 두자. 노트나 워드 문서 엑셀 등 자신의 스타일에 맞는 프로그램을 골라 업무 시작일/마감일, 업무량, 보고 담당자 등을 정확하게 기록해 둔다. 연말 직무평가 문서를 작성할 때 내 기록을 참고해 적도록 한다.
입사 초기 몇 달간 직속 상사가 시키는 일만 했기 때문에 상사가 내 업무를 기억해 줄 거라 착각한 적 있다. 그 해 평가 서식에 업무 내용을 모두 나열하지 않았고 회사로 부터 성과도가 낮았다는 애매모호한 평가를 받았다. 결과적으로 연봉인상에서 제외 되었고 보너스도 받지 못했다. 그때는 이유도 알지 못한채 회사 입장에 수긍해야 했다.
역할이 작은 업무부터 자신이 진행한 프로젝트까지 세밀하게 나열하되 문서가 방대해져도 문제없다. 겸손해야 한다고 배워 온 많은 한국인들이 업무 내용을 적으면서 지나치게 자기 자랑 하는 것으로 비쳐질까 걱정된다고 한다. 이런 생각은 빨리 버려야 한다. 연초부터 연말까지 관여한 업무를 정확하게 기록한 서식을 읽은 회사측은 자신을 세밀하고 (detail-oriented) 자기관리가 철저한 인재로 높이 평가할 것이다.
