성공적인 프로젝트 관리를 위한 PM의 원칙
Project Management
해당 글은 강의 플랫폼 Coursera의 Google Project Management: Professional Certificate 강의 자료를 번역 및 의역한 자료입니다.
1. 고객에 집중하라
고객(customers)이란?
프로젝트에서 고객이란, 프로젝트의 요구사항들을 정의하고, 예산이나 마감과 같은 중요한 지표 혹은 가이드라인의 기준이 될 수 있는 개인이나 조직을 의미한다. 프로젝트에서는 고객들이 내부(internal) 고객과 외부(external) 고객으로 나뉠 수 있다. 내부 고객은 PM이 속한 조직의 이해관계자들을 의미하며, 경영진, 프로젝트 팀원 등이 이에 속한다. 외부 고객은 조직 바깥에 존재하는 고객들로, 의뢰 고객(clients), 계약자(contractor), 공급자(suppliers), 소비자(consumers)가 대표적인 예다.
고객의 기준을 충족시킨다는 것
성공적으로 프로젝트 결과물을 전달하기 위해서는, 최우선적으로 고객의 기준을 충족해야 한다. 고객의 기준을 충족시킨다는 것은, 기본적으로 '고객이 무엇을 기대하고 있는가'를 이해하고 있다는 것을 전제로 한다. PM은 고객과 관계를 쌓아나가면서, 고객이 자신이 원하는 것을 확실히 표현(is heard)할 수 있도록 하여 제대로 된 결과물이 나올 수 있도록 노력해야 한다.
어떻게 고객을 이해할 것인가?
고객이 원하는 것을 정확히 파악하고, 이에 기반한 프로젝트 결과물을 만들어 나가는 것이 필수적이다. 때로는 고객들은 PM에 의존하는 경우도 있다. 예를 들어, 고객이 정해진 결과물을 요청하기보다 PM과 함께 결과물을 완성시켜나가길 바라는 경우처럼 말이다. 이와 같은 상황들을 효과적으로 대처하기 위해서는, 고객들이 필요로 하는 것이 무엇인지 질문을 통해 명확히 하는 것이 필수적이다. 다음과 같은 질문들을 하는 것이 고객을 이해하는 데에 도움을 줄 것이다.
"어떤 문제를 해결하고 싶으신가요?"
=> 고객이 겪는 문제 파악
"그 문제가 고객님 조직에 어떤 영향을 끼치고 있나요?"
=> 그 문제로 인해 고객이 처한 상황(결과물이 해결해야 할 상황들)을 파악
"어떤 부분으로 인해 저희의 도움이 필요하게 된 것인가요?"
=> 고객이 프로젝트를 시작하게 된 동기(고객사의 구체적인 사정) 파악
"프로젝트 결과물로 달성하고자 하는 목표가 무엇인가요?"
=> 고객이 결과물을 통해 달성하고자 하는 목표(결과물의 효과) 파악
피상적으로 고객이 '무엇(what)'을 원하는지가 아닌, 고객이 '왜(why)' 프로젝트를 맡겼는지 제대로 이해하는 것이 프로젝트의 성공의 가능성을 판가름할 것이다.
2. 최고의 팀을 구성하라
팀원은 프로젝트의 가장 큰 자산과도 같다. 성공적인 PM이 되기 위해서는 각 팀원으로 합류하고자 하는 사람들의 동기가 무엇인지, 각자의 장점과 약점은 무엇인지에 대해서 정확히 파악하고 있어야 한다. PM은 이러한 과정을 통해 가장 적합한 팀 구성을 조직하고, 프로젝트를 성공으로 이끌어야 한다. PM이 이를 성공적으로 달성하기 위해서는 프로젝트에 필요한 역량, 기술(skill), 자원(resource)을 정확히 파악해야 한다.
고객의 요구(needs)가 이러한 사항들을 파악하는 데에 중요한 기준이 된다. 예를 들어, 의료 기기 프로젝트에 의료 영역에 아무 지식이 없는 사람을 영입하는 것은 프로젝트 실패의 지름길이 될 것이다.
3. 관계와 커뮤니케이션 역량을 강화하라
프로젝트는 '사람'들 사이에 있다
고객 파악과 팀 구성은 결국에 모두 사람과 이어지는 과정이다. PM이 프로젝트 과정을 매끄럽게 수행해내려면 관련 이해관계자의 신뢰를 얻고, 깊은 관계를 맺으며 가치를 더해 나가야 한다. 매일 팀원들이 어떻게 지내고 있는지, 어떻게 업무를 수행하고 있는지, 그리고 도움이 필요한 부분이 있는지 확인해 보면서 관계를 강화시켜나가는 것이 프로젝트 진행에 있어서 가장 큰 부분이 될 것이다.
4. 프로젝트를 적절히 관리하라
큰 그림(big picture)을 그리는 것
프로젝트 착수 이후, 각 팀원들은 각자의 업무를 맡아 프로젝트를 진행하게 된다. 팀원은 각자 전문성이 있는 분야의 업무를 진행하고 각 담당자에게 업무 결과물을 전달한다. 하지만 시간이 지남에 따라 이러한 과정에서 프로젝트 목표가 희미해지는 경우가 적지 않다. 성공적인 PM은 이러한 과정의 각 단계에서 각자의 업무 결과물이 어떠한 기여를 할 것인지를 확인하고, 더 나아가 프로젝트 목표에 부합하는지를 지속적으로 상기시키는 역할을 수행해야 한다. 프로젝트의 목표과 고객의 요구를 잊고 만드는 프로젝트 결과물은 아무도 만족시키지 못할 괴물이 되어버릴 것이다. 물론, 프로젝트를 관리한다는 것은 굉장히 바쁘고 고된 일이지만, 팀원 간 소통하는 조그마한 시간이 최고의 프로젝트 결과물로 이어질 것이라는 것은 부정할 수 없다.
5. 장애물을 허물어라
효율적으로, 효과적으로!
PM으로 일하면서 비효율적으로 업무가 진행되는 경우를 보는 경우가 종종 있다. 더 나은 선택지가 있음에도 불구하고, 그러한 업무 방식의 이유를 물으면 "그렇게 해왔기 때문이에요."라는 대답이 돌아오는 경우도 있다. PM이라는 직무는 단순히 주어진 예산과 일정관리를 하는 것뿐만 아니라, 전체적인 과정을 효율화하는 데에도 큰 가치를 지니고 있다. 이러한 장애물들을 과감히 허물어버리면서 필요한 자원과 지원을 찾아주는 것이 PM의 임무다. 더 나은 결과물을 위해 자율권을 보장하고 혁신의 길을 터놓는 것이 팀원들에게 자기효능감(empower)을 불어넣으며 혁신으로까지 이어질 수 있다.
