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by 문한별 Dec 26. 2018

Trello를 이용한 팀 블로그 운영, 2편

기존 관리법의 문제점

티스토리에서 팀 블로그를 운영할 때 트렐로를 쓰게 된 계기와 효과, 관리 방법에 대하여 공유합니다.

글 발행 프로세스를 소개한 제1편은 다음 링크를 확인해 주세요.





지난 편에서는 피엑스디 팀 블로그의 발행 프로세스를 간단히 소개하였습니다. 그중에서도 글 작성 단계가 가장 힘이 드는데 여기서 글 작성이란 글쓴이의 상황이 아닌, 에디터로서 전체 프로세스상의 단계를 말합니다. 어째서 다른 사람이 글을 쓰는 단계가 에디터에게 가장 힘이 드냐고요? 바로 그 과정에서 가장 많은 일이 벌어지기 때문입니다.



무엇이 문제일까?

블로그 발행 과정_상세


비선형적인 업무 흐름

위 그림은 피엑스디 팀 블로그에서 한 편의 글이 완성되는 흐름입니다. 앞서 소개했던 발행의 다섯 단계 (글 작성 > 검수 > 코딩 > 디자인 > 발행)를 자세히 풀어보겠습니다.


글 작성 단계에서 에디터가 하는 일

기획 : 새로운 글이 될 만한 소재를 기획 또는 수집

작성자 지정 : 새로운 글의 작성자를 확인하고 당사자에게 알림

발행 스케줄링 : 기존 글과의 연관성이나 사회적 이슈, 내부 사정 등을 고려하여 글의 공개 시기를 계획

진행도 체크 : 해당 글의 작성 상태를 추적, 재요청


'자율적 글쓰기'는 기획 단계에서 에디터가 생성한 글감이 아닌 팀 블로그 집필 멤버가 자발적으로 쓰는 새로운 글을 뜻합니다. 누가 시켜서 하는 것이 아니라 대체로 예고 없이 글 관리 목록에 나타납니다. 데헷


다수의 집필자로 구성된 팀 블로그에서 에디터의 일은 선형적이지 않습니다. 글 작성자는 미정 된 상태지만 발행일이 먼저 정해진 경우도 있고, 예정된 발행 순서가 갑작스레 바뀌기도 합니다. 글 하나하나 개별적으론 발행까지의 큰 순서가 있지만 미비한 부분을 보충하고 완성해 나가는 과정에서 글 작성, 검수, 코딩에서 잦은 iteration이 발생합니다. 작성자와 글에 따라 iteration 횟수와 기간에 차이가 있지만 결국 발행 스케줄링에 영향을 끼칩니다. 계획에는 없던 새로운 관리 아이템이 하늘에서 뚝 떨어지기도 합니다. 집필 멤버가 자발적으로 쓰는 글이나 채용, 홍보 등이 여기에 속합니다. 마치 응급실 상황 같습니다. 예진 후 환자를 받아 처치하고 바이탈 보면서 처방 기다리는데 신규 환자가 계속 들어오는 느낌이랄까요. 진료 인력과 베드는 한정되어 있는데 말이죠.


부실한 스케줄 관리 도구

이런 업무 흐름에서는 동시다발적으로 일이 벌어지기 때문에 정확한 상황 파악이 중요합니다. 발행을 앞둔 글의 상태는 어떻고 예정된 스케줄에서 무엇이 변경되었는지, 전체적으로 지금 어떻게 돌아가고 있는지를 말이죠. 전체를 보면서도 세부적인 사항을 추적할 수 있어야 합니다. 하지만 인수인계받을 당시 블로그의 스케줄 관리를 위해 사용되던 도구는 딱 한 가지였습니다. 바로 구글 문서입니다.


발행 스케줄을 위해 기존에 사용하던 문서


왼쪽처럼 문서에 날짜를 타다다닥 써 놓고 티스토리 관리자 모드에서 글 목록을 보면서 새로운 글이 올라올 때마다 발행 날짜를 예상하여 적어 둡니다. 발행하고 나면 제목 앞에 핑크색 별(*)을 붙여 놓아 '이건 발행했음'이라는 표시를 주었습니다. 한 주 정도 시간이 지나면 일주일 치 내용을 잘라 문서 하단으로 쭈우욱 스크롤하여 붙여 놓고 오른쪽 그림처럼 회색 처리를 해 둡니다. 이 문서가 40페이지 정도 되었는데 시간이 지날수록 페이지는 점점 늘어나겠지요. 캘린더도 아니고 워드로 스케줄 관리를 한다는 것이 정말 신선한 충격이었습니다. 불편함을 떠나서 어떤 글이 무슨 상태인지 알기 힘들었고 동료 에디터와 커뮤니케이션하기도 어려웠습니다. 단순 리스트와 같은 타임라인이 팀 블로그의 업무 흐름을 담아내지 못하는 것이 문제였습니다.


"어떻게 하면 글 상태를 명확하게 추적할 수 있을까?"
"어떻게 하면 발행 스케줄의 등록과 변경을 더욱 직관적으로 할 수 있을까?"
"어떻게 하면 동료와 누락된 내용 없이 현재 상태를 공유할 수 있을까?"


이렇게 세 가지 질문을 던지며 관리 체계를 개선해야겠다고 마음먹었습니다. 일단 워드 문서로 스케줄 관리하기가 정말 끔찍하게 싫었거든요. 몇 가지 살펴보다가 제가 찾은 도구는 바로 트렐로입니다.


다음 편에서는 트렐로의 도입과 개선된 운영 방법에 대해 소개해 드리겠습니다.


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