다들 업무관리 어떻게 하세요
생각보다 자신의 업무를 '어떻게 관리할 줄 모르는' 사람이 많다
업무는 약속입니다. 따라서, 약속은 지켜야 하는 것이고, 이때 상대방의 동의, 인정, 만족 등을 추구해야 합니다. 그래야만, 업무는 연속될 수 있습니다. 그 연속을 통해 사업, 제품과 서비스, 고객 등의 안정화가 가능해집니다. 우리는 여기에 각자의 책임이 있습니다. 그 책임을 다하기 위해 업무를 하는 것인데, 너무 많고 복잡한 업무 때문에 그 자체가 어려워진 상황입니다. 그래서, '획기적 업무관리'가 필요하지만, 어떻게 해야 할지 모르겠습니다. 어떻게 해야 나의 칼퇴를 보장받을 수 있을까요?
조직 내 누구도 업무관리를 제대로 할 수 없는 조직 구조
내 업무가 내 윗사람에게 속박되는 사람 중심의 구조에서 할 수 있는 것은 '보고' 뿐이다
사장을 제외한 대부분의 직장인은 '업무에 짓눌려' 있습니다.
정확히는 업무를 주는 윗사람에게 구조적으로 눌려있다고 볼 수 있습니다.
조직은 기본적으로 수직적이며, 따라서 상명하복이 기본입니다.
게다가 대다수의 조직이 기강보다는 위계를 더욱 앞세워 일을 내려주는 경우가 많습니다.
(이는 '구조적 문제'이고 따라서 쉽게 바꾸기 어렵습니다.)
게다가 이러한 구조와 분위기를 의식하지 않고 일할 수 있는 이들(제가 그랬습니다)은 우리 문화권은 거의 없습니다.
따라서, 대부분이 윗 말을 고분고분 듣고, 잠깐 부당하다고 생각하고 항명하려 하다가 나중에 돌아올지 모르는 불이익과 주변에 끼칠 수 있는 부작용 및 악영향 등을 걱정하며 좋게 넘어가는 경우가 대부분입니다. 그리고, 이러한 하루, 일주일, 한 달 등을 반복하면서 자신의 직장생활을 연명하고 있습니다.
이렇게 되는 이유는 '(구조상) 업무의 주도권이 나에게 없고, 갖는 것도 어렵고, 가질 수도 없기' 때문입니다.
일단, 내가 결정할 수 있는 영역이 제한적입니다. 그래서, 어떤 업무(문제)에 대한 시작과 끝을 만들고 매듭지어본 적이 거의 없습니다. 그리고, 시작하고 싶어도 이미 너무 많은 업무를 하고 있으며, 그 와중에도 '업무가 늘어나는 것'을 경험합니다. 그러니까, 엄두도 내지 못합니다. 괜히 나섰다가 맡고 싶지 않았던 큰 책임을 맡는 불상사를 경험할 수도 있기 때문입니다.
이처럼 이미 대부분의 직장인이 자신의 업무에 대한 오너십을 기대하기 힘든 구조적 상황에서 '회사가 주도적으로 일하라'라고 요구할 수 있는 대상도 팀장급 등의 일부 공식적 책임을 가진 이들뿐입니다.
그럼, 적어도 이들만이라도 자신의 책임과 책무하에 관리해야 하는 업무가 무엇이고, 그 업무를 함께 하는 이들과 각 업무에 대한 목표, 달성을 위한 방법과 과정 등을 '정례화' 하는 과정을 거칠 수 있게 권한과 여유를 주고, 교육도 시켜줄 수 있어야 합니다.
하지만, 이들에게 지시와 명령을 내리는 임원진들도 "그들의 역량이 올라오거나, 어떤 일이 되기까지 얼마 정도의 시간이 걸릴 것이다."라는 접근으로 생각하며 기다려줄 수 있는 여유 많은 이들이 거의 없습니다. 그래서, 회사 임원진, 팀장급, 실무자 모두가 서로 기다리지 못하는 상황에서는 매일매일 ASAP를 입에 달고 일하면서 '하루살이처럼' 근무할 수밖에 없습니다. 따라서, 이건 단순히 몇몇의 일 못하는 사람 때문에 나타난 문제가 아니라, 조직의 구조적 문제로서 보는 것이 현명한 접근입니다.
다만, 개인의 입장에서는 조직을 바꿀 수 없는 제한적인 면들이 여럿 있기 때문에, 자신 그리고 자신의 맡고 있는 책임상 업무를 보호하기 위한 최소한의 장치가 필요한 것입니다. 저는 이것을 '업무 관리를 위한 장치'라고 봤고, 회사가 제공한 여러 요소들(사업의 정체성, 전략, 업무상 레퍼런스, 예산, 시장 상황 등)을 적극 활용하여 회사도 개인도 모두 만족할 수 있는 업무 관리 방식을 찾아야 한다는 것을 기본 전제로 합니다.
위에서 업무를 내리는 기본적인 일하는 구조를 바꿀 수 없기 때문에,
내리는 여러 일을 체계적으로 관리할 수 있도록 나만의 방식을 만들어야 합니다.
그래서, 실무자든 책임자든 '효과적 업무관리'를 통해 "업무에 짓눌리지 않을 수 있도록" 합니다.
조직에서 제공해주지 않더라도, 나만의 방법을 찾아서 업무관리를 하고, 이를 통해 업무에 눌리지 않도록 합니다. 왜냐하면, 업무에 눌리면 그 즉시 '대응 중심의 업무 체체'가 업무를 하는 디폴트가 됩니다. 그럼, 발생한 이슈 한정의 대처 중심으로 일하게 되면서 보다 근본적 문제 해결이나 관리 등을 등한시할 수밖에 없습니다. 이렇게 되면, 직접 업무를 하는 이도, 업무를 내리는 이도, 이를 돕는 이들도 '당장 해결해야 하는 문제(사실은 상황)에만 몰입 및 전환'하려는 움직임에 중독됩니다. 그럼, 자연스럽게 '임기응변식의 업무 실행'이라는 노하우만 쌓입니다. 반대로 회사 또는 개인의 (새로운) 문제해결력은 그만큼 성장하지 못하게 되는 것입니다. 이는 회사도 개인도 여러 모로 손실입니다. 동일한 시간이라는 조건 하에 원하는 성장을 이루지 못하게 되는 것이기 때문입니다.
따라서, '문제해결력을 높이는 업무 관리 = 사업 기준의 업무 관리'를 통해 올바르게 각 업무가 관리 및 처리될 수 있는 논리를 만들고, 꾸준히 가져갈 수 있는 힘을 길러야 합니다.
*사업 기준의 업무관리는 사업이 요구하는 포지션상의 책임과, 그 책임에 걸맞은 업무가 무엇인지를 찾아서 제때에 업무가 실행되어 자신의 책무 및 사업상 요구치에 맞춰 일을 할 수 있도록 스스로 관리하는 것을 말합니다.
이를 통해 팀장 레벨은 팀에서 일어나는 여러 업무를 관리하여 팀과 팀원들의 성장에 책임을 다할 수 있어야 하고, 실무자(팀원)는 거기에 맞춰 자신이 맡은 책임 영역 내의 여러 업무들을 세밀하게 다듬어 적절히 관리될 수 있도록 하는 것입니다.
그리고, 임원 레벨에서는 사업 전체 그 밑에 팀의 책임하에 실시간으로 진행되는 여러 업무가 사업상 목표 타임라인에 맞춰 적절히 실행되도록 Due-date과 Quality를 책임자들과 함께 관리하고, 동시에 실무를 리드하는 이들의 컨디션, 분위기, 소요 예산과 실제 집행, 업무 시간 등을 지원하며 조직과 개인의 목표 달성이 조화롭게 이루어질 수 있도록 관리하는 것입니다.
관계적으로는 함께 일하는 이들과 꾸준히 손발을 맞춰가며 일을 계속하여 성장하기 위해
거시적(중장기적)으로는 우리가 가진 사업상 비전과 목표 등을 수립, 이행, 달성하는 연속성을 얻기 위해
미시적(단기적)으로는 당장 해결을 요하는 문제의 슬기로운 해법을 찾거나, 이슈에 적절히 대응하기 위해
이를 통해 실무자 레벨은 책임자와, 책임자는 경영진과 어깨를 나란히 하며 일을 할 수 있는 구조와 분위기를 조성하도록 하고, 이를 토대로 '업무를 올바르게 하기 위한 생각할 시간을 더욱 많이 확보하는 것'입니다. 단, 이 시간은 단순히 혼자 고민하는 것이 아니라, 주변과 논의의 방식으로 표출되는 것을 원칙으로 합니다. 그래서 조직 전반의 문제해결력도 높이고, 동시에 성과와 실적도 높임으로써 조직과 개인의 성장을 함께 추구하는 조직 분위기를 가져가는 것입니다.
이러한 업무 관리 방식은 단순히 '일을 빨리 끝내고 칼퇴하자는 목적 및 목표'로 하는 것이 아닙니다.
실제 업무를 잘 해내기 위함이고, 잘 해내어 조직으로부터 제대로 된 인정과 보상을 받기 위함이며, 우리가 일을 하는 본연의 목적이라고 볼 수 있는 1) 사업상의 문제 해결에 이바지, 2) 그 과정에서 조직 및 개인적 성장, 3) 성장에 따른 성취감 확보로 지속할 수 있는 원동력 확보 등을 지향하여 자신의 원하는 위치 및 상태에서 꾸준히 일할 수 있는 힘을 얻기 위함입니다. 참고로 이 힘은 '혼자만의 힘'이 아니라, 함께 일하는 모든 이들까지 전부 포함하는 것입니다.
다음 편에서는 실질적 업무 관리의 사례를 갖고 업무 관리를 위한 기준에 대해 이어가도록 하겠습니다.
업무 관리의 최적의 원칙은 '사람이 아니라, 사업을 기준으로',
만약, 사업이 어렵다면 '내가 생각하는 본연의 책임을 기준으로'
<사업 - 직무(책임) - 업무> 순으로 이해하고 주변과 함께 만들어가야 합니다.
#공감하신다면, #공유 #좋아요 #구독 바랍니다.
아래 Link로 고민 내용 보내주세요.
서울 및 수도권에 계신 분이면 직접 만나고,
지방 또는 해외에 계신 분들은 화상으로 유료 상담합니다.
상담 Link
[작가 소개]
이직스쿨 김영학 대표. 17년차 전략 컨설턴트.
6년이 넘는 동안 1,500여 명의 직장인을 만나 커리어 코칭을 했고, 함께한 사람들이 스타트업 기업에서 대기업으로, 중견기업에서 전도유망한 스타트업 기업으로, 외국계 기업이나 해외로 취업하는 것을 도왔다. 또한 수년간 대기업과 중견기업을 대상으로 전략 기반의 비즈니스 컨설팅을 했으며, 현재는 스타트업 전문 비즈니스 코치로도 활동 중이다. 또한, 직장생활과 커리어에 인사이트를 주는 글을 꾸준히 쓰고 있으며 〈이코노믹리뷰〉에 ‘직장에서 생존’이라는 칼럼을 연재하고 있다.
