해외 전시회 참가
전시의 종류
사업을 하는데 중요한 것 중 하나가 해외 진출이고, 이때 가장 중요한 방법이 Trade show에 참가하는 것이다. 회사가 보통 나갈 수 있는 트레이드쇼에는 다음의 두 가지 형식이 있다
파빌리온이라 불리는 국가관과 개별 참가가 그것이다. 아래표에 두 방식의 비교를 해놓았다.
표. Trade show의 국가관 및 개별참가 비교
그림. 국가관과 개별 참가의 비교
전시회 참가 프로세스
일반적인 전시 참가 프로세스는 다음과 같다
1. 참가신청하기
전시회에 참가하기 위해 주최 측에 공식적으로 참가 신청을 하는 단계다. 참가 자격, 참가비, 참가 규정을 확인한 후 신청서를 제출한다.
주의점: 전시회의 참가 신청 마감일을 준수하고, 전시회의 성격이 자사 제품 및 서비스와 부합하는지 반드시 확인해야 한다. 부스 위치 선정도 중요하므로, 인기 있는 위치를 미리 선점하는 것이 유리하다.
2. 바이어 초청
자사 제품이나 서비스를 필요로 할 가능성이 높은 바이어들에게 전시회 참석을 독려하는 단계다. 초청장은 이메일, 직접 연락, 혹은 네트워킹 플랫폼 등을 통해 발송된다.
주의점: 초청 대상 바이어 리스트를 미리 정리하고 맞춤형 초청장을 준비해야 한다. 각 바이어의 관심사를 파악하여 개인화된 메시지를 전달하는 것이 효과적이다. 너무 늦게 초청장을 보내지 않도록 주의한다.
3. 부스준비
전시회에서 자사 제품이나 서비스를 가장 효과적으로 홍보할 수 있도록 부스를 준비하는 단계다. 부스 디자인, 홍보물, 샘플, 판촉물 등이 준비된다.
주의점: 부스 디자인은 눈에 띄고 브랜드 이미지와 일치해야 하며, 충분한 홍보물과 샘플을 준비해야 한다. 부스 내에서 제품 시연을 진행할 경우, 필요한 장비와 인력을 충분히 확보하는 것이 중요하다.
4. 부스운영
전시회 기간 동안 부스에서 바이어와의 만남과 상담을 통해 제품이나 서비스를 소개하는 단계다.
주의점: 부스 운영 스태프들은 제품에 대한 충분한 이해와 상담 능력을 갖춰야 한다. 바이어와의 첫 만남에서 좋은 인상을 남기기 위해 태도와 복장에 신경 써야 하며, 바이어의 질문에 명확하고 자신감 있게 답변해야 한다.
5. 획득한 리드관리
전시회에서 만난 바이어나 잠재 고객들의 정보를 관리하고, 이후에 효과적으로 추적 및 커뮤니케이션하는 단계다.
주의점: 전시회 후 신속하게 리드 정보를 정리하고, 관심도와 중요도에 따라 리드를 분류한다. 적절한 시점에 후속 연락을 취해 바이어와의 관계를 유지 및 강화하는 것이 중요하다. 이를 위한 CRM 시스템을 활용할 수 있다.
유명 전시회 선정 노하우
해외 B2B 전시회를 찾을 때 유망한 전시회를 선정하는 몇 가지 중요한 노하우를 고려해야 한다. 다음은 이러한 기준에 따라 전시회를 선택할 때 유용한 팁들이다.
1. FACT Sheet 확인
설명: 대부분의 전시회는 작년도 혹은 그 이전에 대한 FACT Sheet를 게시한다. 여기에는 바이어의 수, 참관객 수, 참가 기업의 수 등이 포함된다.
팁: FACT Sheet를 분석하여 참가 바이어 수가 꾸준히 증가하고 있는 전시회를 선택하자. 발전하고 있는 전시회는 더 많은 기회를 제공할 가능성이 높다.
2. MICE 산업 트렌드 분석
설명: 전시회도 MICE 산업의 일환으로 운영된다. 성공적인 전시회는 급격히 성장하며, 반대로 인기가 떨어지는 전시회는 참가자가 줄어든다.
팁: 전시회의 최근 성과를 살펴보고, 성장하고 있는 전시회에 참가하는 것이 좋다. 전시회가 지속적으로 성장하고 있는지 확인하는 것이 중요하다.
3. 업계 대표 전시회부터 공략
설명: 대부분의 산업에는 대표 전시회가 있다. 해당 업계에서 가장 영향력 있는 전시회를 찾아 참가하는 것이 좋다.
팁: 대표적인 전시회를 우선 공략하면 더 많은 바이어를 만나고, 네트워킹 기회를 확보할 수 있다. 먼저 대표 전시회를 섭렵하고 이후에는 더 전문적인 전시회를 선택해도 좋다.
4. B2B와 B2C의 명확한 구분
설명: 전시회는 B2B(기업 간 거래)와 B2C(소비자 대상 거래)의 성격이 다르다. 목표에 맞는 전시회를 선택하는 것이 중요하다.
팁: 우리 목적은 B2B 전시회이므로, 소비자 대상 전시회와 혼동하지 않도록 주의하자. B2B 전시회는 바이어와의 비즈니스 기회를 극대화하는데 중점을 두고 있다.
5. 온라인 준비가 잘된 전시회 선택
설명: 온라인에서 참가 등록, 전시회 정보 제공, 바이어와의 미팅 주선이 잘 이루어지는 전시회는 오프라인 운영도 원활하게 진행되는 경향이 있다.
팁: 온라인 준비가 잘된 전시회를 선택하면 사전 준비부터 후속 관리까지 체계적으로 진행할 수 있다. 온라인 네트워킹 툴, 사전 바이어 정보 제공 등의 요소가 잘 갖추어져 있는지를 확인하자.
이러한 팁을 바탕으로 철저하게 전시회를 분석하고 준비하면, 해외 B2B 전시회 참가 시 큰 성과를 얻을 수 있을 것이다.
전시회 개별참가시의 신청하기 프로세스
1. 전시회 검색
설명: 먼저 코트라의 GEP (Global Exhibition Platform), Eventseye, Tradefairdates와 같은 사이트에서 전시회를 검색한다. 이들 사이트를 통해 산업별, 국가별, 형태별로 원하는 전시회를 쉽게 찾을 수 있다.
팁: 검색 시 자사 제품과 타깃 바이어에 맞는 전시회를 선택하는 것이 중요하다. 전시회 성격이 B2B인지 확인하고, 바이어와의 매칭 기회가 많은 전시회를 선택하는 것이 좋다.
2. 전시회 공식 사이트 확인
설명: 선택한 전시회의 공식 사이트에 들어가 과거 이벤트 내용을 검토한다. 참가자 수, 바이어 수, 비즈니스 매칭 수 등의 데이터를 확인하여 전시회의 성공 가능성을 평가한다.
팁: 과거 실적을 통해 해당 전시회의 규모와 잠재력을 판단할 수 있다. 특히 바이어 수와 매칭 프로그램이 얼마나 활성화되어 있는지 주의 깊게 살펴본다.
3. 부스 신청
설명: 공식 사이트에서 부스 신청 폼을 작성하여 제출한다. 회사 정보, 전시 제품 내용, 부스 크기 등을 정확히 기입하고, 신청 종료일을 꼭 확인한다.
팁: 신청이 빨리 끝날수록 좋은 부스 자리를 배정받을 가능성이 크다. 인기 있는 전시회는 조기에 마감되므로 서둘러 신청하는 것이 유리하다.
4. 부킹 확인 및 입금 정보 수령
설명: 신청이 접수되면 전시회 주최 측으로부터 부킹이 완료되었다는 이메일을 받게 된다. 이때 전시회 참가비를 송금할 계좌 정보가 함께 제공된다.
팁: 이메일을 받은 후 송금 기한을 놓치지 않도록 주의해야 한다. 주최 측이 제공하는 가이드라인을 따라 정확히 입금해야 한다.
5. 외환 입금
설명: 전시회 참가비를 외환으로 송금한다. 국제 송금이므로 은행에서 외환 송금 절차를 확인하고 송금을 진행한다.
팁: 환율 변동에 대비해 미리 준비하고, 송금 후 입금 확인 메일이 올 때까지 주의를 기울인다.
6. 참가 확정
설명: 입금이 완료되면 전시회 참가 확정 메일을 받는다. 이 메일에는 부스 배정 및 추가적인 참가 절차에 대한 안내가 포함되어 있을 수 있다.
팁: 참가 확정 메일이 오면 부스 배치도와 운영에 필요한 세부 사항을 반드시 확인한다.
7. 현지 렌털 상품 신청
설명: 현지에서 필요한 부스 운영에 필요한 장비나 물품을 체크한 후 렌털 상품을 신청한다. 의자, 테이블, TV, 화분 등 필요한 모든 물품을 사전에 신청하여 부스 준비를 철저히 한다.
팁: 전시회 주최 측이 제공하는 렌털 옵션을 미리 확인하고, 필요한 물품을 충분히 준비해 두는 것이 중요하다. 현장에서 부족한 물품이 없도록 철저히 계획을 세운다.
이 과정을 통해 전시회에 성공적으로 참가하고, 바이어들과의 비즈니스 기회를 최대화할 수 있다.
