해외 전시 참가사의 부스운영의 주의사항과 팔로우업
해외 전시 참가 시 부스 운영에 중요한 사항들을 아래와 같이 정리해 보았다:
아침 미팅 일정 조정: 되도록 아침에는 미팅 약속을 늦게 잡는다. 전시 첫날은 준비 시간이 필요하고, 피로 관리도 중요하기 때문이다. 또한 이튿날도 전날 늦게까지 파티와 많은 미팅으로 늦잠을 자는 경우가 많으므로 첫 미팅은 10시 이후, 가능하면 11시 이후에 잡는 것이 좋다
사진을 위한 재킷 준비: 남성의 경우 전시 기간 동안 사진을 많이 찍을 일이 있으므로 깔끔한 이미지를 위해 재킷을 준비한다.
실적치 작성: 전시에서 성과를 남길 수 있도록 실적 지는 풍성하게 작성한다. 특히 지원사업과 연관된 실적은 구체적으로 기록할 것. 풍부한 실적 지는 주최자도 좋아하므로 딜의 가능성이 다소 낮더라도 모두 작성한다.
사진 촬영 필수: 부스 사진 및 미팅 사진을 반드시 촬영하여 기록으로 남긴다. 이는 지원사업 서류 제출 및 회사 홍보 자료 제작 시 매우 중요한 자료가 된다.
컨디션 관리: 전시 기간 동안 체력 소모가 크므로 철저히 컨디션을 관리해야 한다. 충분한 휴식과 수분 섭취를 챙긴다.
오프라인 및 온라인 미팅 동시 진행: 상황에 따라 오프라인 미팅과 온라인 미팅이 동시에 이루어질 수 있으므로 이에 대비해 준비한다.
통역 신청: 파빌리온 부스를 운영할 경우, 주최자 측에서 통역 지원을 무료로 하는 경우도 있다. 이때 자신이 언어가 되더라도 꼭 신청을 해서 배정받는 것이 좋다. 혼자 출장을 왔을 경우, 다양한 이유로 자리를 비울 수 있으므로 이때 통역이 일정시간 동안 내 대신 우리 회사 직원 역할을 할 수 있다.
통역/알바 교육: 부스 운영을 도울 통역사나 아르바이트생에 대한 교육을 철저히 한다. 회사와 콘텐츠에 대한 충분한 이해를 갖게 해야 한다.
부스 비우지 않기: 부스는 되도록 비우지 않고, 항상 담당자가 상주하여 방문하는 바이어나 관람객을 맞이한다.
공식 만찬 및 파티 참석: 전시 공식 만찬 및 파티에 꼭 참석하여 네트워킹 기회를 놓치지 않는다. 이는 관계 형성에 중요한 자리이다.
명함 준비: 명함은 앞면은 영어, 뒷면은 콘텐츠 포스터로 만들어 길거리에서도 간편하게 콘텐츠를 소개할 수 있도록 한다.
기념품 준비: 회사나 콘텐츠를 소개할 수 있는 간단한 기념품을 준비한다. 엽서나 열쇠고리와 같은 기념품은 효과적인 홍보 도구가 될 수 있다.
이 리스트를 참고하여 철저히 준비하면 해외 전시에서 더욱 성공적인 부스 운영을 할 수 있을 것이다.
팔로우업
전시 참가 이후 팔로우업에 대한 내용을 다음과 같이 정리하였다:
상담일지 작성: 각 미팅의 상담일지를 작성한다. 바이어별로 맞춤형 기록을 남기며, 이는 후속 관리에 중요한 자료가 된다. 바이어는 등급을 A/B/C로 나누어 우선순위에 따라 팔로업을 진행한다.
당일 저녁 미팅 복기: 전시 당일 저녁, 미팅 내용을 복기하고 정리한다. 즉각적인 리뷰를 통해 팔로우업 전략을 수립한다.
명함 정리: 받은 명함을 체계적으로 관리하자. 명함 정리가 곧 네트워크 관리이며, 향후 지속적인 관계 유지에 필수적이다.
해외 바이어 초청: 국내에서 진행하는 행사의 경우 초청할 바이어를 추천받는 경우가 많다. 해외 바이어를 초청할 기회가 있으면 초청장을 보내 교류의 기회를 확대한다. 내가 바이어를 초청해 주면, 내 콘텐츠를 사줄 확률이 높아진다.
정기 뉴스레터 발송: 한 달에 한 번 정도, 콘텐츠의 제작 현황이나 방송 일정 등 최신 정보를 담은 뉴스레터를 정기적으로 발송한다. 이를 통해 지속적으로 바이어와의 접점을 유지한다.
'What is the next market?': 후속 미팅 시 인사말로 자주 쓰이는 표현이다. 새로운 시장에 대한 관심을 보여주는 중요한 멘트다.
지속적인 전시 참가: 전시회는 꾸준히 참석해야 한다. 계속해서 참가함으로써 바이어들에게 존재감을 각인시키고 관계를 유지할 수 있다.
이러한 팔로우업 전략을 통해 전시 후에도 바이어와의 관계를 지속적으로 강화할 수 있을 것이다.
