비즈니스 이메일의 하우투(How To)
이메일, 어디까지 써봤니
안녕하세요, 헤드헌터 Wendy입니다! 긴장이 감도는 나날들이 지속되는 가운데 지난 한 주간 그리고 주말 어찌 보내셨나요? 이 긴장이라 함은 코로나가 부디 더 극심하게 전파되지 않기를 바라는 염원이 담긴 마음의 긴장인 것과 더불어 모든 면에 있어 조심하려는 몸의 긴장까지 더해진 것이겠지요. 곧 9호 태풍 마이삭이 북상하여 영향을 미친다고 하니 긴장을 늦출 틈이 없는 요즘이지요. 그러함에도 불구하고 하루하루 최선을 다해 살아가고 있는 여러분, 진심 멋지다고 말씀드리고 싶어요. 가까이에서든 멀리 떨어져 있든 서로서로 응원과 격려를 주고받는 한 주가 되길 바랍니다.
제 직업이 헤드헌터인지라 지난 수년간 정말 많은 이메일을 주고받았습니다. 마침 오늘도 업무상 몇 통의 이메일을 주고받았는데요. 오늘의 글을 위해 며칠 동안 오래전부터 최근까지의 제 이메일 히스토리를 살펴보았더니 몇몇 패턴도 발견되고, 점진적인 변화를 보인 부분도 있고, 여전히 유지되는 것도 있음을 발견하게 되었습니다. 이메일 소통이란 게 참 조심스럽고 때때로 꽤나 어렵기도 하죠. 짧은 몇 문장만으로도 전체와 핵심을 아우르는 정보 및 의미를 전달해야 함은 물론이고, 오해의 소지가 가급적 없도록 명쾌하게 시작하고 마무리해야 하는 부담도 있으니까요. 커뮤니케이션의 형태, 도구, 방식 등에 있어서도 이런저런 변화가 일어나고 있지만 그 중심축은 아직까지는 이메일인 듯합니다. 그리하여, (효과적인 또는 매력적인) 이메일 작성법에 대해 이야기를 나눠보고자 합니다.
[제목]
이메일의 시작은 바로 '제목'이지요. 제목 안에 생각보다 많은 정보를 담을 수 있습니다. 단, 정확하고 간결해야겠지요. 이메일 내용의 핵심 메시지 요약(용건)과 명확함을 담는다면 좋은 출발이 될 수 있습니다. 이때에 활용하기에 좋은 도구는 바로 대괄호입니다. 사용의 예는 아래와 같습니다.
- 주요 안건명 기재
(예: [전체 공지], [협업 요청], [금일 미팅 관련 문의] 등)
- 보고 목적/양식 기재
(예: [월말 보고서], [매출 보고서], [프로젝트 경과 보고서] 등)
- 이메일 송부 소속 공유
(예: [마케팅팀], [채용팀], [서비스 기획 TF] 등)
- 기타
(예: [정기 뉴스레터 2호], 실명 기재[홍길동입니다], [입사 인사] 등)
*대괄호를 활용한 이메일 제목 활용 예
- [협업 요청] IT기업 ABC테크 서비스 기획 총괄 PM 팀장급 오픈 (9/30 마감)
- [채용 문의] 귀사의 오픈 포지션 중 Account Manager 관련 문의드립니다.
- [중요 공지] 9월 월간보고서 제출 양식 변경 알림 및 당부 사항
- [채용팀] 전략팀 추가 채용안건 관련 문의사항
[본문]
수신인(or 수신처)을 지정하고(예: ___님께,) 인사로 시작되는 본문 이야기를 해볼까요? 저는 올해 상반기부터 최근까지 건강 및 안전에 대한 안부를 묻는 인사로 대부분의 이메일을 시작했습니다. 아무래도 모두가 어려움에 처해 있는 상황이기 때문이지요. 짧고 굵게, 그러나 최대한의 예를 갖추어 인사를 건네고 용건을 시작하는 건 당연한 일로 여겨짐에도 불구하고 생각보다 놓치는 분들이 적잖음을 여전히 목격하고 있습니다. 인사를 건넴으로써 대화에서 말하는 일종의 small talk이 이루어지는 효과를 낼 수도 있고, 자연스럽게 자기소개와 이메일의 용건을 밝히는 단계로 넘어갈 수 있는 것이지요. 예시를 하나 들어볼까요? (제 직업적 특성이 배어 있음을 감안해주시기 바랍니다.)
홍길동 님께,
안녕하십니까 홍길동 님, 서치펌 ABC 헤드헌터 웬디입니다. 이렇게 인사드리게 되어 반가운 마음 전하여 드립니다. 더욱 극심해진 코로나 상황 가운데 안전, 건강하신지요. 늘 건강 유의하시기 바랍니다.
다름이 아니옵고, 얼마 전 이직 기회에 대한 관심 여부를 공유해주신 바 새로운 기회를 제안 및 의논드리고자 메일 드리게 되었습니다. 하단에 관련 상세 내용을 기재드리오니 검토 및 고려해보아 주십시오. 아울러, 문의사항 발생 시 언제든 연락 주시기 바랍니다.
새로이 시작된 한 주간도 부디 힘내시기 바랍니다.
고맙습니다.
웬디 드림
(구분선 삽입)
:: 제안 내용 [Open Position: ABC테크, 플랫폼 기획 총괄 PM] :: ☞ Bold처리
- 기업 소개 및 오픈 배경
- Job Descriptions
- 필요 역량 및 자격 요건
- 추가 정보
-..... (others)
이메일 작성은 '작성법'이라기 보단 천차만별의 형태와 요소, 방식과 표현 등이 존재하겠지요. 여러 방법과 예시를 접했다면 그중에서 나와 제일 잘 맞는 방식과 형태를 택하여 나만의 스타일과 패턴을 만들면 되겠습니다. 가장 좋은 참고 중 하나는 단연 동직장 선배/시니어/상사분들과 주고받으며 쌓인 이메일 그 자체가 아닐까 합니다. 여러 사람들과 주고받은 이메일을 살펴보며 가장 좋은 것들을 취하여 다시 나만의 스타일로 완성 해나가 보는 것이죠.
저는 본문에서 인사를 건넨 다음 주요 용건을 분명하지만 간단하게 알리고 분량이 다소 길어질 수 있는 상세 내용(세부 내역, 참고 사항, 추가 정보 등)은 하단에 별도로 기재하는 방식을 오랫동안 고수해오고 있습니다. 본문 구성과 배치에 있어서도 짧지 않은 시간 고민을 해오고 있고요. 이에 대하여는 불편하다거나 복잡하다는 피드백을 다년간 다행히 한 번도 받아보지 않은 것으로 계속해서 이 방식을 유지하며 이메일 소통을 효과적으로 해나갈 수 있는 근거로 삼고 있는데요. 수신인 입장에서 생각해봐도 중요한 내용과 정보를 클러스터 단위처럼 한눈에 확인하는 게 더욱 효율적이며 시간 절약적일 수 있기 때문 아닐까 하는데요. 제가 수많은 이메일을 받아보아도 전체적으로 어떤 '구조'를 가지고 있는 이메일이 구성과 내용 모두에서 '입체성'을 갖는 것을 볼 수 있었습니다. 물론, 괄호/구분선/볼드 처리/내용 배열 및 배치 등을 적극 활용하는 것 또한 입체적인 메일을 작성함에 있어 효과적인 도구가 될 수 있기도 하고요. 이메일 본문 재독이 필요할 시 필요한 부분만 발췌하여 확인 및 참고할 수 있도록 구성하는 것은 수신인에게 효율을 제공하는 것과 다름없다고 생각합니다.
[마무리 및 기타]
마무리 역시 인사가 빠질 수 없습니다, 그렇지요? :) 앞서 시작으로 건넨 인사보다는 간결하면 좋겠지요. 아무리 명확하고 충분한 메일을 보냈다고 해도 늘 문의나 의문은 발생하기 마련입니다. 하여, 메일의 말미에 향후 수신인이 문의를 편히 할 수 있도록 한마디 언급하면서 마무리짓는 방식이 곧 오픈마인드이자 친절함 아닐까 싶습니다. 저는 월요일에는 꼭 건네는 말미 인사가 있는데요. 가령, '새로이 시작된 한 주간도 힘내시기 바랍니다'와 같은 내용입니다. 수요일에는, (스스로 시간의 속도에 놀라서이긴 하지만) '벌써 한 주의 중반이 지나갔네요. 오늘 하루도, 남은 한 주간도 힘내시기 바랍니다'로 마무리하기도 하고요. 하이라이트는 단연 금요일이지요, 후훗. 금요일엔 'TGIF! 즐거운 금밤 그리고 평안한 쉼이 가득한 주말 보내시기 바랍니다'로 마무리하곤 합니다. 주말 인사까지 건네게 되니 일석이조로 즐거운 프라이데이!라고나 할까요.
이외에 검토해보아야 할 게 또 무엇이 있는지 몇 가지만 더 살펴볼까요?
= 첨부파일 =
필요에 따라 파일을 첨부해야 하는 경우가 종종 있습니다. 전달하고자 하는 내용의 분량이 많거나, 파일로 깔끔하게 정리돼있거나 하는 경우에는 본문이 길어지는 것보다는 파일을 유첨 하는 게 훨씬 효율적이지요. 잡 서치나 취업/이직 시에는 당연히 이력서를 첨부해야 하고요. 본문에서 첨부파일 확인 요망에 대한 내용을 정확하게 밝히는 것이 중요하겠고, 무엇보다도 '파일명'이 중요합니다. 이메일 제목의 역할과 크게 다르지 않을 텐데요. 첨부파일은 대부분 다운로드를 하여 여러 번 열어보는 정보의 소재로 사용하기 때문에 더욱 그러합니다. 저는 아무래도 고객사에 후보자를 추천하는 일을 주업으로 하다 보니 다음과 같은 파일명 사용이 가장 빈번합니다. 산업분야와 소속 기업/팀 등에 따라서 다양하게 변용될 수 있겠습니다.
'[고객사명]_[포지션명]_[후보자명]_[헤드헌터 소속사명]_[날짜]'
'ABC테크_서비스 기획 Lead_홍길동_DEF Partners_20200831'
= 임시 서장 =
메일 작성을 완료하고 나서 재확인 및 검토(타이포, 맞춤법, 내용의 명확함, 간결함, 배치 등) 시간을 가질 수 있도록 하는 게 가장 안전하고도 이상적이지요. 물론 어느 정도 숙련 기를 거쳐온 경력자분들은 실시간 이메일 커뮤니케이션에 있어서도 큰 어려움이 없지만, 주니어 연차 또는 처음 보내보는 곳과의 소통이라면 반드시 검토 시간을 가져보는 게 중요합니다. 저는 이러한 경우에는 (요즘에는 자동 임시저장이 대부분 됩니다만) 메일을 전송하기 전 임시저장을 해두고 다시 한번 찬찬히 읽으며 사소한 것에서부터 큰 맥락과 구조까지 검토하는 시간을 갖고 있습니다. 그 검토하는 시간을 통해 이전에는 얽혀 있었던 생각과 표현들이 느슨하게 풀어지며 정리가 되기도 하더군요. 잠시일지라도 다시 살펴보는 시간을 가지면서 보다 더 완성도가 높아지는 이메일 작성을 경험해보시기 바랍니다. 완성도가 높은 이메일은 '나만의 템플릿'으로 꼭 모아두시고 적재적소에서 꼭 활용하시고요!
= 서명 =
비즈니스 이메일에서 또한 경시할 수 없는 게 있다면 바로 '서명'이지요. 이미 이메일 본문을 통해 밝힌 바 있지만 서명이 뿜어내는 오라(aura)나 분위기 등이 분명 있는 것 같습니다. 개성도 남다르게 표현해볼 수도 있겠고요. 앞서 메일상에서 '문의가 있으실 경우 본 메일 회신으로 주시거나 또는 하단의 제 연락처를 참고하시어 편하신 경로로 연락 주시기 바랍니다'라고도 해볼 수 있겠지요. 이름과 연락처 및 소속을 공유한다는 것은 곧 미약하게나마 서로 간 신뢰를 주고받는 것이라 생각되는데요. 쑥스럽지만 제 이메일 서명을 가져와보았습니다. 이름과 현 직책 및 소속을 먼저 알리고, 연락처를 순서대로 배열하여 기재하고, 회사 홈페이지 및 협력사/관계사를 함께 기재하여 나름의 브랜딩(?) 또는 광고의 효과를 노려보았습니다, 후훗. 어느 분에게라도 조금이나마 참고가 되었으면 합니다. :D
이메일의 변신도 무죄겠지요? 정답도 없고 의무도 없지만 완성도를 높여가면서 나만의 색깔을 입히고 비즈니스의 목적과 이메일의 용건에 맞게끔 세련되게 커스터마이징(customizing)하는 작업은 분명 의미가 있고 가치가 있는 일이지요.
아주 오래전 모 금융 기업의 디렉터급 포지션 채용 프로젝트를 담당하면서 언론고시 패스 기자 출신의 금융인 한 분과 몇 개월간 이메일로 커뮤니케이션을 한 적이 있었습니다. 프로젝트 진행이 더딘 것도 있었고 후보자가 해외 체류 중이어서 이메일에 서로 의지할 수밖에 없었는데요. 진행이 마무리되어갈 시점 그분께서 제게 해주셨던 한 마디가 '이메일의 가치'를 깨닫고 더 많은 노력을 쏟아부을 수 있었던 원동력이 되어주었던 기억이 있습니다. 특별한 말도 아니었는데요. 다만 제겐 울림이 컸습니다. 이메일 말미에 그저 한마디 툭 던져주셨었죠, 이렇게요. "아니, 그런데, 젊은 분이 글을(이메일을) 왜 이리도 잘 쓰시나요? 인상적입니다. 그간 고마웠습니다."
심혈을 기울이는 일에 이렇게 보상이 따르면 그 시점부터는 더 잘하고 싶고 더 진심을 담고 싶고 그런가 봅니다. 이 한마디가 저를 춤추게 해 주었던 셈이지요. 아마도 여러분 또한 이미 이와 유사한 또는 이보다 더 감동적인 일들을 겪으셨으리라 예상됩니다만 비대면이 주를 이루어가는 작금의 코로나 시대에 영혼을 담고 진심을 담고 예를 갖춘 다음 분명한 의사전달 및 정보공유를 하는 이메일을 통해 대면만남에서보다 더 큰 울림과 감동과 여운을 안겨주고 남기는 '프로 이메일러'가 되시길 진심으로 응원하겠습니다.
Stay tuned, Coming Up Next Monday Again! :D
