형식을 갖춘 글의 전달력-회사 메일
업무 메일의 형식
같은 내용이더라도 형식을 갖춘 글은 내용을 명확하게 전달하는 힘을 가진다. 특히, 안부 인사가 아니라면 일을 할 때 주고받는 글은 동료 간에 함께 알아야 할 정보의 공유, 명확한 업무 지시, 주요한 사안에 대한 보고 등이 목적일 것이기 때문에 형식을 갖추는 것이 중요하다.
모 회사의 사업팀 소속 팀원이 리더에게 보낸 다음의 두 가지 메일을 비교하면서 형식을 갖춘 글의 전달력을 확인해 보자.
[메일 #1 : 형식 없이 내용을 서술함]
팀장님. 안녕하세요...
제가 어제 영업팀이랑 미팅을 했어요. 그런데 지금 진행하고 있는 프로젝트에 우리 사업팀이랑 같이 협력을 해야 한다고 하네요. 팀장님 휴가 중이시지만 이 내용은 알고 계셔야 할 것 같아서 메일을 보내드립니다.
영업팀이 요청한 협력은 두 가지 프로젝트 모두를 이야기하는 거구요...그런데, 두 가지 프로젝트별로 협력해야 하는 사항이 달라요.
A 프로젝트는 고객사에 제안서를 급히 제출해야 한다고 해요. 지금 60% 정도 작성을 했는데 월말까지 완성을 해야 한다네요. 사람도 시간도 부족해서 저희 팀에서 두 명 정도 지원해 달라고 하는데 가능할까요? 이 부장, 박 대리가 예전에 비슷한 일을 한 적이 있는 걸로 아는데, 요즘 누가 여유가 있는지 모르겠습니다.
B 프로젝트는 아직 여유는 조금 있는데, 새로운 서비스를 개발하는 거라고 하네요. 우선 고객사의 신사업 개발팀 실무자를 만나서 요구 사항을 파악해야 하는데, 영업팀은 이야기를 들어봐도 정확히 파악을 못하겠다고...그래서, 저희 팀에서 이런 사업을 많이 해 본 분이 같이 가서 몇 번 요구 사항 파악하는 미팅을 가지면 좋겠다고 해요. 앞으로 3개월 정도 기간을 두고 고객하고 격주로 미팅하면 어떻겠냐고, 처음에는 가볍게 만나고 점점 구체적으로 내용을 정리하면 될 것 같다고 하는데요. 이것도 지원해 줄 수 있는 사람 누가 있을까요?
일단, 급하게 회신을 달라고 합니다. 다음 주 화요일까지 우선 지원이 가능한지, 가능하면 누가 도와줄 건지 알려달라고 합니다.
미팅한 사람은 영업팀 김 차장이랑 박 과장이에요.
휴가 다녀오시면 다시 말씀드릴게요....
생각 없이 적어 보낸 메일에서는 정보를 파악하기 어렵다.
[메일 #2 : 형식을 갖추어 내용을 정리함]
팀장님.
지난 8/30(목)에 프로젝트 A, B의 협력 방안에 대해 영업팀과 가진 미팅 내용을 아래와 같이 정리해서 보내드립니다. 휴가 중이셔서 먼저 메일로 내용 전달해 드리며, 복귀하시면 추가적인 설명과 함께 대응 방안 상의드리겠습니다.
[프로젝트 A, B의 사업팀-영업팀 간 협력 관련 미팅 내용]
미팅 일시 : 8/30(목), 13:00~14:00
참석자 : 영업팀 김모모 차장, 박모모 과장 / 사업팀 허모모 부장, 심모모 차장
1. 프로젝트 A
1) 진행 현황
P고객사의 요청으로 8/16부터 제안서 작성에 착수하였음
제안서 제출 기한은 9/10으로 작성 일정이 촉박하나 완성도가 60% 수준임
현재 제안서 작성 인력은 영업팀 세 명(김모모 차장, 박 모모 과장, 최모모 대리)임
2) 요청 사항
제출 기한까지, 사업팀에서 제안서 작성 경험이 많은 인력 두 명 지원해 주기를 요청함
3) 우리 팀 인력 관련 사항
팀 내에서 본 프로젝트와 유사한 경험을 보유하고 있는 인력 : 이모모 부장(C 프로젝트, 2014~2016년), 박모모 대리(D 프로젝트, 2015~2017년)
2. 프로젝트 B
1) 진행 현황
T고객사를 대상으로 신규 서비스를 개발하고자 함
기한은 11월 말까지임
8/27(월)에 고객의 요구 사항을 파악하기 위해 1차 미팅을 가졌음(대상 : B사 신사업 개발팀 차모모 부장)
영업팀에는 해당 서비스에 대한 지식을 가진 인력이 없어서 요구 사항을 파악하는데 한계가 있음
2) 요청 사항
사업팀에서 유사 경험을 보유한 인력 1명 지원
향후 3개월 간 격주로 고객과에 미팅에 참여
서비스 관련 요구 사항 파악과 서비스 시나리오 개발 지원 희망
3) 이슈 사항
해당 서비스는 이모모 부장이 전문가이나, 프로젝트 A와 함께 수행하기는 어려움
3. 프로젝트 A, B 공통 요청 사항
두 가지 프로젝트에 대해 지원 가능 여부, 지원 인력에 대한 정보를 차주 화요일(9/4)까지 영업팀에 회신 요청
이상입니다.
팀장님 복귀하시면 대응 방안 상의드리도록 하겠습니다.
바쁜 업무 중에 주고 받는 글일수록 정보의 전달력이 중요하다.
위와 같이, 업무상으로 전달하는 글에 다음과 같은 방법으로 형식을 갖추면 정보를 명확하게 전달하는데 도움이 된다.
정보를 전달하는 배경과 목적을 먼저 서술하기
제목과 항목을 넓은 범위에서 좁은 범위로 구분하여 정하기
주요한 정보 위주로 나열하기
꼭 필요한 경우 부가적인 정보를 괄호와 같은 기호로 구분하여 덧붙이기
단순히 전달하는 정보와 직접 검토한 내용/의견을 구분하기
앞으로 해야 할 일을 정리하면서 마무리하기
회사 메일의 보낸 편지함에 쌓이는 글이 점점 정보의 전달력을 가지도록 형식을 갖추는 연습을 해보자.
