내가 하는 업무 보고, 왜 설명이 잘 안될까?
어려운 내용 쉽게 설명하기
지난 글에서 이야기 한 직장인의 커뮤니케이션에서 ‘설명이나 보고에 실패하는 경우’의 세 가지 유형 중 ‘외계어 설명형’에 대한 해결 방법을 고민해 보자.
<설명이나 보고에 실패하는 유형>[외계어 설명형] : 내용도 어려운데 설명 자체가 이해가 안감
어렵고 상세한 설명이 필요한 내용이 잔뜩 기다리고 있는데 설명을 효과적으로 하지 못해서 막혀버리는 상황이다. 이야기하는 사람이나 듣는 사람이나 답답하고 급속도로 지쳐간다.
2) <외계어 설명형> 극복 방법 : 쉬운 설명, 풍부한 이야깃거리, 친숙한 예시를 준비하자
타인을 말로 이해시키는 것. 참 어려운 일이다. 논리가 복잡한 내용이나 어려운 분석의 결과처럼 말하고자 하는 내용 자체가 어려운 경우, 또는 일반적인 상식으로는 쉽게 이해할 수 없는 개념·기술· 용어 등은 더더욱 그 내용을 전달하기가 쉽지 않다.
이럴 때는 어떻게 이야기하는 것이 좋을까?
① 쉽게 설명할 방법을 따로 준비하기
어려운 내용을 설명해야 할 때 반드시 필요한 것이 ‘쉬운 설명’이라는 짝꿍을 준비하는 것이다. ‘음식이 싱거우면 소금을 뿌리면 된다’라는 말처럼 당연한 말처럼 들리겠지만, 쉬운 설명을 곁들이는 것은 생각보다 쉽지 않다. 상대방의 입장에서 고민을 해야 하기 때문이다.
흔히 쉽게 설명하는 방법을 찾기 위해 이런 비유를 들곤 한다. ‘초등학생에게 설명한다고 생각하라.’
<어려운 이야기에는 쉬운 설명의 짝꿍을 준비하자.>일반적 개념이나 배경지식이 부족할 수 있는 초등학생들에게 설명하듯, 구체적인 사례를 들거나 배경이나 과정에 대해 순서대로 설명한다면 훨씬 쉬운 설명이 될 수 있다. 이를 통해 듣는 사람이 충분히 이해가 안 된 채로 이야기가 흘러가 버리는 상황을 피할 수 있다.
② 이야깃거리를 풍부하게 준비하기
이야기하는 사람이 주제에 대해 폭넓게 이해하는 것이 무엇보다 중요하다. 중언부언하거나 애매모호한 설명을 길게 늘어놓는 것은 말하는 사람의 지식이나 이야깃거리가 충분하지 않을 때 나타나는 전형적인 모습이다. 돌발적인 질문에 충분히 대답하지 못하는 것도 같은 이유로 겪게 되는 상황이다.
그래서, 이야기를 할 때는 소재를 넉넉히 준비해 두는 것이 중요하다. 그리고 준비한 소재는 가능한 한 작은 단위로 준비해 두는 것이 좋다. 단어 하나하나에 대한 설명이 가능할 정도라면 더할 나위 없다.
A : 토끼는 귓바퀴가 큰 것이 외형적으로 가장 두드러진 특징이며, 귓바퀴에는 넓은 혈관계가 분포되어 있습니다. ◀ 소재 1 (귀의 특징)
B : 토끼 귀가 큰 것은 다 아는 사실이고, 넓은 혈관계는 무슨 뜻인가요?
A : 좋은 질문 감사합니다. 먼저 귓바퀴가 큰 것은 이유가 있는데요. 실제로 귓바퀴는 토끼 몸의 12%를 차지하며, 집음(集音) 효과가 있어서 넓은 범위의 소리를 들을 수 있어요. ◀ 소재 2 (귀의 기능)
그리고 지금 보여드리는 사진처럼, 귀에는 여러 가지 혈관이 지나가고 있는데요. 중심에 동맥, 주변 가장자리에 귀정맥과 많은 모세혈관이 분포하고 있고, 이 혈관으로 체열을 발산하고 냉각하여 조절하게 됩니다. 토끼는 몸에 땀구멍이 적기 때문이지요. 그리고 귀가 빨갛게 보이는 건 이 혈관 때문입니다. ◀ 소재 3 (귀의 상세한 특징 + 기능 + 이유)
③ 친숙한 예를 들어 설명하기
남을 이해시키는데 좋은 방법 중 하나가 바로 예를 들어 설명하는 것이다. 어려운 내용을 설명할 때나, 특히 상대방이 설명을 듣고도 석연치 않은 반응을 보일 때는 일상생활에서 자주 접하는 비슷한 사례, 직관적으로 이해할 수 있는 비유를 곁들여 설명하면 좋다.
B : 혈관으로 체열을 조절한다는 것이 무슨 뜻인가요?
A : 그림과 같이 날씨가 추워지면 피부의 표면 근처에 위치한 모세혈관의 흐름이 줄어들어, 열 손실을 줄이게 된다는 뜻입니다.
B : 이해가 잘 안 가는데요.
A : 예를 들어 겨울철 집 난방을 생각해 볼까요? 외풍이 너무 심해서 아무리 난방을 틀어도 온도에 변화가 없는 방이 있습니다. 그럴 때 차라리 그 방으로 연결된 난방수(水) 파이프를 잠그면 어떻게 될까요? 그 방은 변함없이 추운 건 마찬가지이지만, 집 전체적으로는 보일러에서 만든 열이 덜 버려지겠죠? 바로 토끼 귀도 마찬가지입니다. 바깥과 접해 있는 피부 쪽의 혈관을 좁혀서 피가 덜 통하게 해서 전체적으로 열을 덜 잃게 되는 겁니다.
B : !!!
인생은 실전이다. 필요한 순간에 적용할 수 있도록 충분히 내용을 숙지하고, 반복적인 이미지 트레이닝을 통해 커뮤니케이션 내용과 방법 모두를 내 것으로 만드는 것이 중요하다.
다음 편에서는 3) 군대식 설명형의 극복 방법에 대해 이야기해 보도록 한다.
(본 글은 필자가 기업 블로그에 기고한 글을 바탕으로 재작성하였습니다.)
