PM 컨버팅 #15
프로젝트관리 심화편 : 제안서 작성하기
#15. RFP분석하기
프로젝트 심화편입니다. 이번 심화편에서는 공공사업의 제안서 작성노하우 부터 프리젠테이션에 관하여 설명하겠습니다. 이 파트에서는 지극히 개인적인 경험이고 또 주관적인 경험에 기인하여 작성을 합니다. 누구나 본인만의 스타일이 있으니 그냥 참고 정도만 가능한 수준으로 기술합니다.
제안요청서의 구성은 보통 사업의 개요, 시스템 현황, 제안요청 내용, 제안방법 안내의 형식으로 구성됩니다. 제안팀이 구성될 때 마더업체의 제안팀과 하도업체의 제안팀원들이 협업을 할 때 당연히 하도업체 제안팀원들은 RFP에서 자신의 업무영역만 분석할 것이고 마더업체 제안팀원들은 전체 RFP를 모두 분석하여야 합니다. 그러나 짧게는 일주일 길게는 한달을 제안서를 작성하면서도 정말 제안서 숙지를 다들 안 합니다.
첫째. RFP 분석의 기본은 RFP 암기다.
그러나 보통 100~200p나 되는 것을 암기한다는 것은 불가능하다. 그래서 전체 사업을 한눈에 조망할 수 있는 정리가 필요하다.
우선 정리방법으로는 기능 정의가 되어 있는 요구사항 상세 중 분류사항으로 과업을 정리하는 방법이 있다.
좌측에는 주요과업 그리고 우측으로 각 항목별 핵심내용등을 정리해서 과업전체를 한번에 조망할 수 있게 문서화가 필요하다.
둘째. 묶어서 생각하고 중요과업 분류하기
대부분 RFP에서 요구사항 상세만 집중적으로 분석하는 경우가 있다. 그러나 중요한 것은 개요와 제안요청 내용 그리고 상세내용을 묶어서 분석을 하고 그 중에 포커스는 개요부분을 중심으로 상세내용을 살펴봐야 하는 것이고 실제 고객이 이 RFP로 하고자하는 서비스와 시스템의 목표가 무엇인지를 가장 먼저 파악하고 그 목적순으로 핵심과업과 비핵심과업 그리고 과업의 중요도 순서를 정해야 한다.
이 작업은 왜 중요하냐하면 제안서의 페이지 분량을 이 중요도로 분배를 하기 때문이다. 당연히 고객이 중요시 여기는 과업내용을 집중해서 많은 제안분량을 잡아야하기 때문이다. 그러나 대부분 이 부분이 많이 간과되고 있다.
셋째. 보이지 않는 리스크 찾기
고객이 생각하는 가장 잘 쓴 RFP는 우선 전체적인 내용파악이 않되어야하고 왜냐하면 나중에 감사가 RFP와 구현결과물을 보고 잘못을 집어낼 수 있어서 이고 두번째로 내용이 불명확해야 하고 왜냐하면 그래야 추가로 일을 시킬 수가 있어서이고 끝으로 과업범위가 불불명해야 한다. 이 세가지가 고객이 생각하는 가장 잘 쓴 모범 RFP이다.
그리나 제안팀은 내용파악 그리고 불명확성과 정확한 과업범위를 찾아서 규정해야 하고 끝으로 비기능정의부분에 대하여 명확하게 인식을 하고 있어야 한다. 비기능정의는 요구사항 상세 중 성능, 인터페이스, 품질, 보안, 제약사항까지이고 추가로 인프라까지도 고려가 되어져야 한다.
비기능정의 부분은 대부분 전사지원조직으로 간단하게 그리고 형식적으로 기술하는 경우가 있는데 이부분에도 상주와 비상주 구체적인 업무추진방안 그리고 투입시기들을 명확하게 기술하여야 한다.
이 부분들은 제안서 작성기간 동안에도 지속적으로 고객미팅과 기술미팅을 통하여 끊임없이 연구하고 노력하여야 하는 부분이다. 왜냐하면 시간이 지날수록 RFP에 대한 이해도가 높아지기 때문이고 새로운 리스크요인이 생기면 고객미팅을 통하여 확인하고 제안서 반영하는 작업이 지속적으로 이루어져야 한다.
넷째. 가장 먼저 전략수립하기
제안서를 쓰기위해서는 가장 먼저 제안전략이 도출되어야 한다. 목표->제안전략->세부구현방안이 정리가 되어야만 제대로 된 3장 기술부문을 작성할 수 있게된다. 제안전략을 도출하기 위해서는 우선 고객이 이 사업을 왜 발주하게 되었는지부터 면밀하게 분석하고 또 이 용역을 통하여 궁극적으로 어떤 기대효과를 바라는지 살펴봐야 한다. 대부분 사람들이 전략수립을 RFP분석만으로 끝내는데 그러면 않된다. 제안전략 수립을 위하여서는
1) 그 회사의 비전을 살펴봐야하고
2) 그 조직의 목표을 살펴봐야하고
3) 그 사업과 연관이 있는 그 회사의 RFP를 분석하고 이는 이 사업이 처음사업인지 연장사업인지 또는 어떤사업과 연계된 사업인지를 살펴봐야 한다는 이야기다.
4) 그 회사와 이 사업주제와 맞는 보도자료 및 언론기사를 분석하고
5) isp자료가 있는지
6) 이 사업과 관련된 사회적 이슈가 있는지등을 다각도로 분석하여 이 과업의 목적에 가장 완벽한 전략을 도출해 내야한다.
이 정도 분석이 끝나면 제안전략과 제안서 작성전략이 나오게된다.
다섯째. 경쟁사 분석하기
이 시기가 되면은 경쟁업체들의 동향분석이 필요하고 끝까지 갈 경쟁업체들의 성격에 따라서 수주하기 위한 별도의 제안전략을 수립하기도 한다.
예를 들면 그 업체의 컨소시엄 구성이 어떤지 그리고 최근 그업체가 얼마나 많이 수주했거나 떨어졌는지 그리고 고객과의 관계등을 면밀하게 분석하여야 한다.
여섯째. 원가분석하기
제안팀을 꾸리고 마지막에 제안서를 제출하기 위해서는 원가분석이 필수적이다. 외부적으로 컨소시엄업체나 하도업체들에게 견적을 받겠지만 그 기준을 삼을려면 내부적으로 원가계산이 되어야 한다. 고객은 이 사업을 내기 위하여 외적으로는 RFP를 가지고 있지만 고객사 내부에서 예산을 받기위하여 기능점수로 산정된 산출내역서를 가지고 있다. 이 오픈된 RFP를 기준으로 제안팀 내부에서 자체적으로 산출내역서를 만들어서 그 기준으로 영업을 통하여 각업체별 견적을 받는 작업을 수행하여야 한다.
기능점수산정은 무척 전문성을 요하는 작업으로 평소에도 꾸준하게 정부조달사이트에서 RFP와 그 배정된 예산을 가지고 분석하는 작업을 꾸준하게 해 보아야 어느정도 업체의 인력단가 기반의 견적에 근사치로 맞는 수준까지 다달을 수 있게된다. 초급은 할 수 없는 작업이고 회사의 고급이나 특급 등 경험이 많은 개발자나 PM이 전담해서 수행할 수 있도록 회사에서 관심을 가지고 인력을 양성해야 하는 분야이기도 하다.
이상 이정도 RFP분석을 거치면 어느정도 제안서를 쓸 수 있는 여건은 갖추어졌다고 생각한다.
다음회에 계속
지금 읽으신 글은 책으로 출판되어 있습니다.
내일부터 Project Manager가 되어야 한다.
