PM 컨버팅 #22
#22. 커뮤니케이션의 어려움
커뮤니케이션은 정말 어렵다. 특히 상대의 요구사항을 100% 이해하고 구현하는 것은 낙타가 바늘구멍 통과하기 만큼 어렵다.
사실 PM 업무의 거의 대부분이 이 커뮤니케이션을 하는데 소요된다. 말 한마디로 천냥 빚을 갚을 수도 있고 말 한마디로 원수질 수도 있다.
서로 대화를 통해서 요구사항을 이해한다. 아주 이상적이지만 솔직히 기억력의 한계로 많은 것을 놓치게 된다.
상식적이지만 고객의 첫 요구사항 접수 후 문서로 고객 확인을 하고 또 회의록으로 공유 및 배포를 하여야 한다.
커뮤니케이션은 꼭 회의실에서만 이루어지는 게 아니다. 복도에서도 거리에서도 식사 중에도 다양한 요구사항이 도출되고 지시사항이 내려오게 된다.
모든 지시사항은 정확하게 정리되기 위하여 문서와 회의록으로 분명하게 작성되어져야 한다.
회의록은 무엇을 담아야 하는가?
우선 장소와 시간 그리고 참여자 또 하나는 회의 주제 마지막으로 과업에 영향을 미치는 요구사항에 대한 배경과 구체적인 요구사항 그리고 의사결정 사항 등을 담아야 한다.
굳이 회의록에 많은 내용을 담을 필요 없고 정말 핵심만 다루어야 하고 필히 이해당사자들의 확인을 받아야 한다.
회의 주제가 정해지면 구두로 회의하기보다 회의 주제에 맞는 문서를 만들어서 회의하기를 권유한다. 그 회의에는 고객도 PM도 개발자도 기획자도 디자이너도 정말 많은 이해당사자들이 참여한다. 그들 모두 자기만의 시각으로 그 주제를 바라보고 주관적으로 판단한다. 그 차이를 줄일 수 있는 가장 중요한 포인트가 주제를 문서화해서 회의자료로 활용하는 것이다.
이 회의 때 문서화되지 않을 경우 협업업무나 업무분장 또는 지시사항 이행 등 많은 부분에 있어서 향후 큰 문제의 발화점이 될 수도 있다.
향후 회의록이 책임소재를 가룰 때 큰 역할을 수행한다.
사적인 자라나 식사시간에 나눈 업무 이야기도 회의록으로 남겨 놓아야 한다. 특히 업무분장에 관한 내용은 꼭 문서화시키고 확인받는 것을 생활화하여야 한다.
그러나 문서화나 회의록 작성등을 해 놓아도 대부분의 고객은 싸인을 잘 하지 않는다. 그럴경우 회의 처음부터 양해를 구하고 녹취를 하는 방법도 있다.
한번 만들어진 문서는 2차 3차 회의의 연장선상에서 더 다듬어질 향후 완성도 높은 산출물로 만들어질 것이다.
지금 읽으신 글은 책으로 출판되어 있습니다.
내일부터 Project Manager가 되어야 한다.
