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Jun 27. 2019
PM 컨버팅 #25
#25. ITO 제안서의 핵심내용
ITO 사업을 세부적으로 분류하면 시스템에 대한 운영과 그 시스템을 운용하는 인프라 장비의 유지보수로 분류할 수 있고 발주사업들의 특징이 인프라장비는 통합적으로 나오는 경우가 많고 시스템 운영사업은 개별 시스템별로 사업발주가 나오는 경우가 많다.
시스템 운영사업의 경우 상주인력이 그 시스템을 운영하고 관리하는 업무가 주이고 일부업무에 있어서 기능을 개선하는 경우도 있다. 인프라 유지보수 사업의 경우 정기점검과 장애대응이 주 이다. 본 편에서는 편의상 두 사업을 합쳐서 기술하겠습니다.
1. 운영 부분
발주처에서 수행하는 업무시스템을 대상으로 운영업무를 수행하는 과업으로 정부의 공공발주의 특성상 대상 발주처가 수행하는 전문업무에 대한 지원시스템을 운영한다라고 보면 되며 본제안서를 작성할 때 주의할 부분은 다음과 같다.
첫째. 상주인력과 비상주인력 그리고 전사지원인력에 대한 명확한 정의가 필요하다.
시스템을 운영하거나 인프라를 유지보수 할 때에도 명확하게 1선 2선 3선 조직에 대한 정의가 되어 있어야 한다. 헬프데스크를 운영하는 사업의 경우 당연히 1선이 헬프데스크, 2선이 시스템 운영인력, 3선은 본사의 비상주 지원인력 예를 들면 품질조직 같은 경우 3선 조직으로 분류할 수 있다.
헬프데스크가 없는 경우에는 1선이 운영조직, 2선이 비상주지원조직으로 나눌 수도 있다.
각 상주인력의 경우에는 인력운용에 문제가 없겠지만 비상주지원조직의 경우 제안서에 투입시기와 담당업무 등을 현실적으로 실행가능한 업무와 기간을 기입하여야 하며, 실제 투입할 인력으로 제안서를 작성하는게 나중에 문제가 없다.
둘째. 기존 운영을 위한 시스템과 프로세스에 대한 파악이 필요하다.
규모가 있는 기관의 경우 ITSM을 통하여 운영 및 유지보수사업을 진행하는 경우가 많고 SLA를 적용하여 운영 및 유지보수를 관리하는 경우가 많다. 제안서를 작성할 때 ITSM과 SLA에 대한 분석과 이해를 바탕으로 제안서를 작성하여야 단순하게 제안서를 작성할 때 고객사의 운영유지보수 프로세스와 괴리가 생겨나 평가 시 신뢰도를 해치는 경우가 생긴다. 이 부분은 나중에 따로 다시 한번 기술을 할 계획입니다.
셋째. 과업범위에 기능개선 업무가 있는지 파악해야한다.
운영업무를 전문적으로 수행하는 인력과 개발을 전문적으로 했던 인력과는 역량에 있어서 큰 차이가 있다. 운영 및 유지보수사업에서 운영업무를 담당하는 인력은 전적으로 상주를 기준으로 인력이 투입되지만 기능개선업무는 정확하게 어떤 업무를 기능개선하여야 하고 또 언제 이 업무를 수행하여야 하는지에 대한 파악이 중요하다. 일정과 범위가 확인이 되어야 비용에 대한 파악이 가능하다. 기능개선을 위하여 과업 전 기간에 걸쳐서 인력을 투입할 경우 제대로 원가가 나오지 않을 가능성이 높고, 인력 운영에 있어서도 상당히 비효율적이다.
물론 운영인력이 기능개선까지 같이 한다면 금상첨화겠지만 말이다.
넷째. 명확한 인수방안이 준비되어 있어야 한다.
실질적으로 운영 유지보수 사업은 최대한 빠른 시간에 많은 내용의 인수를 받아야 업무를 효율적으로 추진할 수 있다. 통상적으로 전 사업자의 경우 사업이 종료되면 철수를 하게되고 철수이후 인수시 별도의 비용을 주워야 하는게 상식이다. 수주업체의 입장에서 우선협상이 완료가 되면 바로 인력을 투입해서 공동근무를 하는게 향후 안정적인 업무수행과 비용적인 측면에서 유리하고 사업초기 부터 고객의 신뢰를 얻기가 용이하다.
다섯째. 기존 인력 중 함께할 인력과 신규로 기존 인력을 대워할 인에 대하여 파악이 되어 있어야 한다.
대체인력을 투입할 때 현 사이트의 근무경험이 있는 인력 또는 유사한 시스템을 운영했던 경험이 있는 인력등으로 투입인력을 구성하여야 한다.
여섯째. 고객사의 중요 일정에 대하여 인지가 되어 있어야 한다.
운영 및 유지보수의 인력운영은 상주인력과 관리와 비상주 인력의 적시투입이 사업의 성패를 가르는 중요한 요소이다. 어느기업이나 마찬가지지만 여유롭게 인력을 운용하는 기업은 없을 것이다. 사업수행 기간 중 고객사의 주요한 일정을 먼저 파악하고 그 일정에 필요한 자원리소스를 미리 확보하여 투입하겠다라고 제안서를 작성하여야 한다.
일곱째. 고객사의 관련 조직에 대하여 파악이 되어 있어야 한다.
운영유지보수사업의 특징이 고객사의 IT부서가 있고 현업부서가 있다. 대부분 운영 유지보수팀은 IT부서에서 관리를 하고 현업부서의 업무를 수행하는 식으로 보면 된다. 여기서 문제가 IT부서는 한 부서인데 현업부서는 여러개의 부서가 될 수 밖에 없고 이 때 현업의 업무가 파악이 안될경우에 여러가지 문제점들이 발생될 수 있다. 제안서를 기술할 때 현업의 업무부서와 주요추진업무에 대한 분석 및 대처방안에 대한 기술이 필요하다.
끝으로 초기 한달이내 수행하여야 하는 각종 보고 및 산출물에 대한 분석이 되어 있어야 한다.
사업수주 이후 한달동안 정말 많은 산출물을 만들어야 한다. 규모가 있는 사업의 경우에는 PM이 인수와 현황파악 그리고 각종 업무를 수행하면서 이 많은 산출물들을 작성하는게 현실적으로 불가능하고 가능하다고 해도 그 품질을 담보하기 힘들다. 사업초기 이 많은 업무를 어떻게 추진할지에 대한 대응방안을 제안서에 기술하여한다.
2. 인프라 유지보수 부분
다음편에 계속....
지금 읽으신 글은 책으로 출판되어 있습니다.
내일부터 Project Manager가 되어야 한다.
