아직도 일일이 도장 찍어서 등기하세요?
서류등기는 그만, 이제 전자등기 시대
안녕하세요. 변변찮은 최변입니다.
회사의 중요한 경영행위가 있을 때마다 클로징으로 해야 하는 것이 있습니다. 바로 “등기”입니다. 회사가 이사를 하거나, 등기임원이 새로 선임되거나, 투자를 받게 되면 등기를 해야 합니다. 심지어 대표이사가 개인적으로 이사를 해도 반드시 등기를 해야 하죠.
그런데, 여러분은 매번 등기를 어떤 방식으로 하시나요? 설마 지금도 모든 주주, 모든 임원의 인감증명서를 일일이 떼고 하나하나 인감도장을 날인해서 등기를 진행하시나요?
# 인감도장, 인감증명서가 필요하지 않습니다.
등기를 하는 방식에는 인터넷 전자등기와 서류등기, 2종류가 있습니다. 관련 서류를 전자문서로 처리하느냐, 일일이 종이로 출력해서 처리하느냐가 일단 눈에 띄는 차이점입니다. 그런데 편의성 측면에서 가장 큰 차이점은 바로 “서명” 방법입니다. 서류등기는 모든 서명자가 “인감도장”을 찍어야 하고, “인감증명서”도 별도로 발급받아서 제출해야 합니다.
반면, 전자등기로 하는 경우에는 등기에 필요한 서류를 인터넷 등기소에 업로드만 하고 해당 서명자가 “공인인증서”로 날인만 하면 됩니다. 인터넷 뱅킹에서 공인인증서로 결제하는 것과 유사합니다. 매우 간단하죠.
# 직접 등기소를 방문할 필요가 없습니다.
행정적인 업무를 직접 오프라인으로 처리하는 것은 여간 수고스러운 것이 아닙니다. 등기 업무 역시 서류등기로 진행하면 직접 등기소에 방문해서, 대기표를 뽑고 하염없이 기다린 다음 처리해야 합니다. 까닥해서 서류가 미비되거나 보완할 것이 있다면 다시 걸음을 해야 하죠. 전자등기로 하는 경우에는 인터넷 등기소에 업로드하고 공인인증서로 서명만 해서 신청하면 끝입니다. 보정이 나오는 경우에는 인터넷으로 처리할 수 있습니다.
# 모든 등기문서의 전자 관리 가능
업력이 쌓이다보면 계약서 등 문서관리가 가장 골치 아픕니다. 특히 회사의 중요 법률 서류의 경우에는 더욱 그렇지요. 대부분 법무사나 등기를 대항하는 곳에서는 서류등기를 하는데, 이럴 경우 회사입장에서는 등기 문서 관리하는게 어려워집니다. 정관의 경우도 종이 서류로 있거나, PDF파일로만 있게 되어 추후 전자로 수정, 보완하기도 어렵게 됩니다. 전자 등기로 하게 되면 기존의 문서들이 전부 전자로 남아있게 되어 추후 발생하는 등기 업무도 보다 수월하게 할 수 있지요.
회사 자체적으로 등기를 처리하거나 대리를 맡기는 경우에 아직도 서류등기로 처리하고 있다면 꼭 전자등기로 해보시기를 추천드립니다.
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