주간 계획 시, 실패하지 않는 3가지 방법
안녕하세요. 친절한우철씨입니다. 여러분도 마찬가지겠지만, 저는 매주 주간 계획을 합니다. 하지 않으면 그다음 주에 업무를 할 때에 혼란이 생기거나, 마음이 바빠지는 경우가 생겨서 다음 주 주간 계획을 가능하면 그 주 목~토요일에 하는 편입니다. 주간 계획을 하면서 그나마 그다음 주에 한 주간 살아감에 있어서 조금은 마음 편하게 한 주를 보낼 수 있었습니다. 하루만으로 보고 생활하는 것이 아닌, 한 주를 조망하여 보고 한 주를 균형 있게 살아가는 방법이죠. 이번 시간에는 주간 계획 시에 알아야 할 중요한 3가지에 대해서 알아보겠습니다.
<낼나샵>에서 구매한 아이패드 다이어리 양식(Lite version) 1. 한 주간 있을 고정적인 것들은 다이어리에 미리 기록해두기
위의 다이어리는 아이패드에서 작성한 다이어리입니다. 일반적으로 한 주간의 기본적인 루틴이 있습니다.
가령 아침에 일어나서 출근하기 전의 루틴, 출근 후에 하는 루틴, 점심에 하는 루틴, 퇴근 전 루틴, 퇴근 후 루틴.
주말에 하는 루틴 등등 일주일을 살아감에 있어서 누구나 루틴을 가지고 있습니다.
그 루틴을 인식하고 살아가는 것과 그냥 대충대충 살아가는 것은 다릅니다. 일단 한 주간을 계획할 때에 고정적인 시간을 다 기록해둡니다. 제가 기록한 고정적인 시간은 말 그대로 딱 고정적으로 이루어지는 시간 패턴입니다. 물론 위의 고정적인 패턴에서 조금은 달라질 수 있으나, 크게 달라지지는 않습니다. 고정적인 시간 기록이 끝났다면, 월간 계획 시를 참고하여 그 주간에 꼭 해야 할 것들을 다이어리에 기록합니다. 가령 월말이니 마감 및 다음 달 플랜을 짜야한다면, 금요일 오후 2~6시에 "월말 마감 및 다음 달 플랜"이라고 기록을 해둡니다. 이런 것들은 월간 루틴에 해당되지만, 주간 다이어리를 기록할 때 잊지 않고 기록해야 합니다.
일단 주간 루틴을 기록해두면, 마음이 좀 편한 합니다. 기록된 계획을 보고 일을 하면 하면 되기 때문입니다. 물론 계획은 계획일 뿐입니다만, 계획을 하는 것과 계획을 하지 않는 차이는 큽니다.
계획을 세우지 않는 것은 실패를 계획하는 것이다 - 브라이언 트레이시
라는 말도 잇듯이 말입니다.
2. 여러 가지 사항을 고려하여, 업무 외 계획하기
업무를 계획할 때에 제가 매번 실패하는 이유 중에서 하나는 "나 중심 된 계획"이었다는 것이었습니다. 함께 살아가는 세상에서 나 혼자만 계획을 짠다고 그것이 계획대로 될까요?
혼자만 사는 세상에서는 가능할지도 모르겠습니다. 매번 "나 중심 된 계획"을 짜다 보니, 이 일을 하는 데 있어서 내가 생각한 것은 1시간이었는데, 2시간이 소요되고 3시간이 소요되었습니다. 왜냐하면 일을 하는 데 있어서, 상사와 동료직원들이 요청하는 업무들을 예상하지 못했기 때문이었죠. 예상하지 못한 업무가 많으면 짜증이 나는 경우도 많았습니다. 예측 혹은 불예 측. 불예 측이 많아지면 에너지도 많이 소요되고, 스트레스도 증가합니다. 사람 간에도 마찬가지고, 일도 마찬가지입니다.
그리하여 다음에 계획을 할 때는 품의서 작성 시간이 1시간 걸릴 것으로 예상이 되었다면, 1시간 반 정도로 시간을 잡고 일을 했습니다. 물론 너무 많은 시간을 잡으면 나태해질 수도 있지만, 오히려 너무 많은 압박감에서 일하는 것보다는 여유 있게 대신 집중적 있게 일하는 것이 좋다고 생각하기에 조금은 시간 배분을 여유 있게 잡았습니다. 일을 생각한 것보다 빠르게 마치면 동료들과 이야기를 좀 더 할 수 있기도 하고, 다른 사람들의 업무를 도와줄 수도 있고, 했던 업무를 한 번 더 검토도 할 수 있고, 갑자기 들어오는 요청도 대응을 할 수 있습니다.
물론 무리한 요청은 적당하게 거절할 줄도 알아야 된다고 생각합니다. 다른 사람 업무를 처리해주다가 정작 내 업무를 하지 못할 수 있기 때문이죠.
다시 한번 말씀드리면, 업무 외 계획 시에는 시간이 걸릴 것보다 20~30분 더 시간을 배정하고, 휴식시간, 여유시간도 고려하여 시간을 배정해야 한다는 것입니다. 물론 하루 종일 일 할 것이라면 휴식시간, 여유시간 등의 시간 배정을 하는 것이 의미 없을 수 없지만, 정해진 시간 내에 정해진 일을 하기 위해서는 계획이 중요하다고 생각합니다. 돈도 무한정 많다면, 예산을 짜는 게 무슨 의미일까요? 시간도 돈도 정해진 것이 있기 때문에 계획이 필요합니다.
3. 퇴근 전 혹은 자기 전, 정리하는 시간을 계획하기
가령 업무를 6시까지 한다고 치면, 사람마다 다르겠지만 정리하는 시간을 생각하지 않고 일하는 경우가 많습니다. 만약 정리의 시간을 가지려면 실행을 하는 업무는 가능하면 5시 정도에는 마무리를 지어야 할 것입니다.
제가 말씀드리는 정리의 시간이란, 하루의 업무를 기록해보고, 피드백하고, 다음 달을 계획하는 시간을 말합니다. 사람마다 다르겠지만, 짧으면 15분에서 1시간 정도의 시간이 소요됩니다.
사실 아직도 이 정리하는 시간을 계획해두고 실행하는 게 쉽지는 않았습니다. 아직도 습관을 만들기 위해서 기록해둡니다. 의식하지 않으면 그냥 업무만 처리하고 퇴근하는 경우가 허다하고, 다음 날 정리하는 경우도 많이 있습니다. 그런데 이 정리가 참 중요한 게, 미루다 보면 나중에 정작 필요할 때에 필요한 내용을 찾느라 많은 시간을 낭비한다는 것입니다.
저는 그래도 3P바인더를 통해서 주간 다이어리에 당일 한 것들을 다 기록해둡니다. 그렇지만 세부사항들은 다이어리 뒤쪽 업무 메모장에 기록해두어야 하는데, 이러한 것들이 누락되었을 때 내용 파악을 위해서 업무를 다시 하거나 고객사를 다시 만나야 한다거나 하는 경우가 생기고 시간도 낭비하게 되는 경우가 생깁니다.
시스템이 잘 갖춰진 회사일수록, 기록을 중요시합니다. 업무를 정리하는 시스템이 갖춰져 있습니다. 가령 영업사원들의 경우에 CRM이라는 프로그램이 있어서 당일 업무 한 내용들을 기록하게끔 프로그램이 만들어져 있습니다. 그리하여 하루 업무를 정리하며, CRM 사이트에 들어가서 내용들을 정리합니다. 어디에 가서 몇 시부터 몇 시까지 고객과 어떤 내용들을 나눴는가에 대해서 기록을 합니다.
퇴근 전, 정리하는 것들에도 루틴이 있을 것입니다. 정리하는 것 내에서도 루틴을 만들거나 체크리스트를 만들어서 정리를 한다면 까먹거나 누락되는 것 없이 정리를 잘할 수 있을 것입니다. 또한 정리를 하며 오늘은 이렇게 못한 게 있으니 내일은 이렇게 해야겠다고 생각을 하며 그런 내용도 다이어리에 기록을 해보는 것도 하나의 좋은 방법입니다. 또한 정리를 하면서 내일 할 일들을 보면서 조율하고 마무리한다면 다음 날 출근하여 업무를 함에 있어서도 몸이 가벼울 것입니다. 정리를 하면서 책상도 깔끔하게 정리를 하고 퇴근한다면 다음 날 출근을 했을 때 기분이 좋아지는 것을 느낄 수도 있을 것입니다.
주간 계획을 함에 있어서 실패하지 않는 3가지 방법에 대해서 알아보았습니다. 혹시 이와 관련하여 추가적인 아이디어가 있으시거나, 의견이 있으시면 댓글에 남겨주시면 참고하도록 하겠습니다.
오늘도 정리하고 퇴근하시는 것, 정리하고 하루 마무리하는 것 잊지 마세요!
