5 : 그날 그날 업무를 기록하고 정리하자

기록과 정리는 업무의 끝이자 시작이다

나는 기술영업사원으로 근무를 한지 어느 덧 5년이라는 시간이 지났다. 처음 시작할 때는 시간이 빨리 안갈 것이라고 생각했지만 아니였다. 시간이 훅훅 지나갔다.

하루하루 한달한달 일년일년이 빠르게 지나갔다. 나는 5년 동안 무슨 영업활용을 해왔으며 어떤 자료들을 만들어 왔는지 내 자신에게 묻는다면 부끄러운게 많다. 제대로 정리해놓은 것이 많지 않기 때문이다. 사실 매일 매일 한 업무에 대해서 일을 마치고 완벽하게 정리를 하지 않았다. 아직도 완벽하게 습관이 잡히지 않았다. 생각은 늘 하지만. 그런데 이러다가 5년이라는 시간이 지났다. 때론 나는 왜그러지? 라고 생각도 해보지만 그것보다 어떻게 하면 할 수 있을지 생각을 해보아야 한다고 생각한다.

일주일 동안 나는 신규업체를 몇 개를 방문했는가? 몇개의 신규업체를 개발했는가? 신규업체에서 발생한 매출은 얼마인가? 지난 달에 이번달의 신규업체 목표는 잘 따르고 있는가? 지난달에 다음 달 예상을 잘 했는가? 고민은 많이 했는가? 내 자신에게 할 여러가지 질문들이 있다.

말하고 싶는 것은 그날그날 있었던 일을 성실하게 꾸준하게 순간순간 기록하고 그날 있었던 업무이슈를 정리하라는 것이다. 정리한다는 것은 오늘 있었던 일들을 기록하고 중요사항은 다음에 한 눈에 볼 수 있게 형광펜으로도 칠하고 별표도 쳐놓는 것이다. 하루의 차량일지도 적고, 그날 수주한 금액, 그날 마감한 금액도 적어놓는다.

하루의 기록과 정리가 통찰을 주는 아주 기본적인 데이터가 된다. 하루의 데이터가 쌓이면 일주일의 데이터가 나오고, 일주일의 데이터가 4번 쌓이면 1달의 데이터가 나온다. 1달의 데이터가 12개가 모이면 1년의 데이터가 나온다.

이 데이터들을 가지고 내가 했던 일들을 거시적인 관점과 미시적인 관점으로 분석을 할 수 있고 앞으로는 어떻게 해야 하는지 생각하고 결정을 내릴 수 있다.

그날 하루를 기록하고 정리하기 위해서는 업무를 마치고 빈 시간을 만들어야 한다. 짧게는 10분 길게는 30분 혹은 1시간의 시간이 소요된다. 그렇지만 이 시간은 하루, 한달, 1년의 시간을 벌어다 줄 수도 있다. 하루의 있었던 일들을 기록하지 않고 정리하지 않으면 나중에 똑같은 일을 반복하게 되고 스트레스도 추가로 온다. 생각나지 않아 현재하는 일과 미래의 일에 좋지 않은 영향을 미친다.

기록하지 않고 정리하지 않으면 도통 내가 어제 무엇을 했는지 알 수 없다. 그저 대충대충 안다. 대충대충 대답하고 대충대충 일하게 된다. 기록하면 명확해진다. 분명해진다. 정리하면 바로 일을 할 수 있다. 분석을 할 수 있고 내가 미래에 무엇을 해야 하는지 알 수 있다.

기록과 정리는 업무외의 것이 아닌 업무의 마무리이다. 업무중에 하나이다. 별도의 일이 아니다. 기록과 정리 업무습관화를 만들자.