4 : 말로만 하지말고 , 기록으로 얘기하자
기록하고,정리하고,활용하라
오늘은 퇴근길에 갑자기 머리 속에 스쳐간 아이디어가 있었다. 말로만 하지말고, 기록으로 얘기하자는 것이다. 말로 하면 하늘로 사라지지만, 기록을 하면 평생 남는다.
최근 몇 달 동안 품질문제로 업체로부터 컴플레인을 받고 있다. 그래서 이러한 내용들을 컴퓨터 시스템에 기록을 하려고 하고 있다. 기록을 하는 이유는 이것이 공유되기 때문이다. 우리영업팀장은 매번 물어본다. 문제생긴 것을 홈페이지에 공유를 했냐고. 공유하지 않았으면 회의 시간에 언급하지 말라는 것이다. 본인이 품질부서에 말을 해도 홈페이지에 기록이 없으니 신경을 안쓸 것이라고. 말로만 하면 아무 의미가 없다. 증거도 없다. 쉽게 잊혀진다. 말은 하기 쉽지만 기록을 하는 것은 귀찮은 일이다.
몇 달 동안 팀장으로부터 기록을 했느냐에 관한 질문을 수십 번 들으니 이게 듣기 싫어서라도 기록을 한다. 요즘은 아예 안 물어보는 것 같다. 좋다. 믿고 있다는 증거다. 매번 문제가 생기면 다 기록을 하니깐 나도 편해지고 있다. 기록하면 끝이다. 끝은 아니지만 품질부서에서 움직이기 시작한다.
내가 홈페이지에 기록한 내용들은 자동으로 품질부터에게 내용이 전달이 된다. 모든 부서가 공유가 되어 진다. 그렇기 때문에 기록을 한다. 기록을 해놓으면 품질부서에서신경을 안쓸 수 없고, 개선을 안할 수가 없다. 그 위에서 또 쪼여오기 때문이다. 이런 시스템은 일주일내로 처리가 되어지게 되어있다.
이러다보니, 최근에는 업체로부터도 정확한 내용을 받으려고 한다. 또한 전화를 통한 말보다는 기록으로 달라고 한다. 기록은 무엇인가? 카톡이 될 수도 있고, 메일이 될 수도 있다. 상관없다. 기록이 남으면 된다. 기록이 있으면 어디서든지 보고 다른 사람에게 이야기를 할 수 있고, 컴퓨터에 게시를 할 수 있다. 하지만 전화로만 하고 끝나버리면, 통화를 끊고 나면 다 까먹는다.
일상의 업무 가운데 생기는 이슈들을 하나하나씩 업무노트에 기록을 하자. 또한 그 이슈들을 정리해두자. 이후에 정리한 것들을 가지고 통계도 내보자. 그 통계를 통해서 어떤 문제를 개선시킬지에 대해서도 알 수 있다. 이 모든 것에 기초는 기록이다.
