오피스를 만드는 사람들
퍼시스의 새로운 공간들을 만든 실무진 이야기
사무환경 개선은 공간과 문화를 함께 바꾸는 기나긴 여정이다. 조직 내 수많은 부서와 협업을 해야 하며, 필요한 순간에 정확한 판단을 내려야 한다. 하지만 많은 사람들이 세부 업무는 물론이고 전체 마스터플랜 조차 제대로 알지 못한 채 프로젝트에 돌입하곤 한다. 이 때문에 시간과 비용의 낭비가 생기고, 일이 진행되지 않아 조직 전체에 스트레스가 쌓인다.
퍼시스그룹은 2016년부터 자사의 사무환경을 바꿔나가는 공간 프로젝트를 시작했다. 작은 로비의 변화에서부터 시작된 공간 프로젝트는 일하는 장소의 선택지를 넓히는 스마트워크센터, 창의와 혁신을 만들어내는 디자인 연구소, 유연하고 자율적인 문화를 담아내는 본사 공간으로 연결되며 여전히 현재 진행 중이다. 각 공간들은 퍼시스그룹의 문화에 의미 있는 변화들을 조금씩 만들어냈고, 이러한 변화들이 차곡차곡 쌓여 오피스의 일상을 서서히 바꿔나갔다.
본사 오피스 (2019~)사무환경의 변화에는 공간 전략뿐만 아니라 일, 사람, 문화 전반을 아우르는 고민이 필요하다. 5년 간의 경험을 정리해보면 사무환경 개선의 전체 프로세스는 크게 4단계로 진행되었다.
사무환경 개선 프로세스첫 번째는 Strategy, 전략 수립 단계다. 기업의 비전과 업의 특성을 반영하고 변화하고 싶은 방향성에 따라 공간과 문화를 어떻게 바꿀지 큰 그림을 그리는 단계다. 두 번째는 Plan & Design, 계획과 디자인을 하는 단계다. 앞선 단계에서 정리한 큰 그림을 실제 공간에 물리적 형태로 바꾸는 단계다. 세 번째는 Action, 실행 단계다. 실제 공사가 진행되고 가구가 세팅되어 본격적으로 공간을 완성하고 입주를 준비해야 한다. 마지막은 Check, 평가 단계다. 공간을 완성하고 입주가 마무리된 이후 시작되는 단계로, 직원들이 공간에 얼마나 만족하는지, 부족한 부분은 없는지 피드백을 접수하여 지속적으로 공간을 개선하고 유지 관리하는 단계다.
전체 프로세스를 정확히 알고 프로젝트를 시작하는 것은 매우 중요하다. 기본적으로 어떤 단계에서 어떤 실무가 필요한지, 협업해야 하는 부서나 외부 전문가 집단은 누구인지, 그리고 전체 일정은 어떻게 진행되어야 하는지 미리 머릿속에 들어 있어야 한다.
기업의 사무환경을 개선하는 공간 프로젝트는 수많은 사람들의 협업이 절대적으로 필요한 일이다. 그렇기 때문에 하지만 단계 별 상세 업무의 순서를 안다고 해서 모든 업무를 매끄럽게 처리할 수 있는 것은 아니다. 일이 정해진 틀에 맞춰 진행되는 것처럼 보여도 안을 들여다보면 예상치 못한 문제와 돌발상황이 수두룩한 법이다. 공간 프로젝트를 진행하는 동안 퍼시스그룹은 전체 프로세스의 대부분을 내부에서 직접 소화했다. 기획 단계에서부터 공간 개선 후 운영/관리까지 그룹 내 각 부서들이 실무를 맡아 직접 진행하면서 내부적으로도 의미 있는 노하우를 얻을 수 있었다.
그래서 공간 프로젝트에서 실제 업무를 담당했던 실무자의 생생한 경험담을 준비했다. 2016년부터 지금까지 길고 긴 프로젝트 기간 동안 조직의 거의 대부분의 사람이 프로젝트에 크고 작은 기여를 했다. 각 단계에서 조금 더 핵심적인 역할을 맡은 팀을 2팀씩, 총 8팀 - Strategy: 사무환경연구팀/인재문화팀, Plan&Design: 브랜드디자인팀/오피스디자인팀, Action: 건축팀/Biz솔루션팀, Check: 마케팅팀/사무환경연구팀 - 선정했다. 선정된 팀은 해당 프로세스에서 중요한 역할을 담당했다는 의미이며, 해당 프로세스만 담당했다는 의미는 아니다.
이어질 인터뷰들은 직접 공간을 바꿨던 실무진들의 이야기를 통해 사무환경 개선의 전체 프로세스를 보다 면밀히 파악할 수 있길 바라는 마음으로 쓰였다. 오피스 개선을 준비하는 많은 사람들이 부디 보다 수월하게 공간과 문화와 조직을 바꿔나가길 바라면서!
