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Oct 30. 2020
06 IT시스템 구축하기 - Biz솔루션팀
공간을 만드는 프로세스 Step3. Action
Action
Action은 처음 사무환경 개선을 맡은 실무자들이 가장 까다로워하는 단계다. 시공 단계는 지식으로 대체하기 힘든 경험의 세계다. 보기만 해도 복잡한 인테리어 마감 도면은 건축을 전공하지 않은 실무자들에게 가장 큰 난관으로 다가올 것이다. IT환경 세팅도 마찬가지다. 하나가 빠지면 다른 하나가 흔들거리는 네트워크의 특성상, 전체 프로세스를 정확히 알지 못하면 수많은 난관이 닥쳐올 것이다.
이 단계에서 퍼시스그룹의 건축팀과 IT부문 Biz솔루션팀이 큰 역할을 했다. 건축팀은 이전에도 시공의 경험이 있었기 때문에 보다 수월하게 업무 프로세스를 진행할 수 있었다. Biz솔루션팀은 IT 불모지에 가까웠던 그룹사 전체에 새로운 모바일 업무 환경을 앞장서서 구축했다. 풍부한 경험의 건축팀과, 열정이 넘치는 Biz솔루션팀의 이야기를 통해 가장 까다롭고 복잡한 Action 단계를 해결할 용기를 얻기를 바란다.
Interview
IT시스템 구축하기 : Biz솔루션팀
공간 프로젝트에서 팀이 담당했던 업무를 소개해주세요.
안녕하세요, 저희는 Biz솔루션팀입니다. 저희는 퍼시스그룹 전체의 IT 인프라를 구축하고 이를 통해 업무를 효율적으로 개선해나가는 일을 하고 있어요. 공간 프로젝트에서 저희가 담당한 업무도 저희 팀의 기본 업무와 크게 다르지 않아요. 크게 두 가지로 분류할 수 있을 것 같은데요. 첫 번째는 무선 업무환경이나 공간 예약 등을 효율적으로 지원해주는 인프라 구축 업무, 두 번째는 모바일 전화, 기업 포털 메인 화면의 채팅 시스템 같은 스마트워킹 툴을 개발하는 업무였어요. 사실 이렇게 분류는 했지만 모든 IT시스템들은 함께 제대로 작동되었을 때 최고의 시너지를 낼 수 있도록 처음부터 매트릭스처럼 촘촘하게 계획했어요.
스마트워킹 환경을 만드는 데 핵심적으로 필요했던 IT 솔루션은 무엇이었나요?
개인 자리마다 인터넷 랜선과 유선 전화기가 놓여 있다면
자연스럽게 자리가 정해져 버리기 때문에
그 선을 끊지 않으면 변화할 수 없겠구나 생각했어요.
스마트워킹의 주요 컨셉 중 하나가 Anytime, Anywhere 이잖아요. 이건 직원들이 효율적으로 일을 할 수 있다는 의미이고, 이걸 가능하게 만드는 무선 환경 만들기가 가장 기본이었던 것 같아요. 개인 자리마다 인터넷 랜선과 유선 전화기가 놓여 있다면 자연스럽게 자리가 정해져 버리기 때문에 그 선을 끊지 않으면 변화할 수 없겠구나 생각했어요. 그래서 전사 와이파이 환경을 구축하고 모바일 전화 시스템을 도입했어요.
유선 전화기를 모두 없애고 모바일 전화를 도입하는 과정에서 어려움은 없었나요?
사실 모바일 전화같은 경우에는 기술적으로 완벽하게 준비를 끝낸 후에 도입한 게 아니다보니 초기에는 통화 품질 등 여러 가지 문제점이 생겼어요. 너무 선을 빠르게 끊고 전화기를 바로 수거한 게 아닌가 하는 생각이 들기도 했어요. 직원들이 많이 불편해했죠. 모바일 전화는 지금까지도 꾸준히 불편 사항들을 개선하고는 있지만 여전히 100% 완벽한 시스템은 아닌 것 같아요. 하지만 채팅, 사내 지식관리시스템 등 예전보다 다양한 커뮤니케이션 툴이 많이 도입되면서 굳이 전화를 사용하지 않아도 편리하게 소통할 수 있는 방법이 많아졌어요. 다양한 채널들이 전화를 보완하며 함께 사용되다보니 모바일 전화에 대한 이슈는 점점 줄어들고 있는 것 같아요. 언젠가는 모바일 전화도 아예 없어지지 않을까 싶어요.
자리 예약 시스템을 만들 때 가장 중요하게 생각했던 부분은 무엇이었나요?
e-paper와 로그인 방식이었어요. 키오스크 앞에 서서 본인 ID나 사원번호를 입력하고 로그인한 뒤 자리 예약을 해야 한다면 대부분의 직원들이 자리 예약을 안 할 거라고 생각했어요. 너무 귀찮잖아요. 로그인하는 단계만큼은 꼭 없애고 싶었어요. 그렇다고 QR코드를 프린트해서 붙여놓으면 사진을 찍어두고 출근 전에 미리 자리를 선점한다든지 하는 부작용이 생길 것 같기도 했어요. 이런 것들을 막지 못하면 제대로 운영이 안될 거라고 생각했죠. 현재 사용하는 e-paper의 QR코드는 매일 바뀌기 때문에 출근 후 개인 휴대폰에 설치한 앱으로 스캔하기만 하면 로그인 없이 간편하게 예약이 가능해요. 보안도 확실하죠.
혹시 시스템 도입 후 예상하지 못했던 문제나 부작용이 있었나요?
사실 처음부터 자율 좌석제에서 흔히 나타나는 자리 독점 현상을 예상하고 이를 막을 수 있는 시스템을 넣었어요. 같은 자리는 3회까지만 연속으로 예약할 수 있게 시스템을 제한했죠. 이렇게 1년 정도 운영을 해봤는데 또 새로운 부작용이 생기더라고요. 딱 2개 자리만 3일씩 번갈아가면서 앉는 사람들이 생겨난 거예요. 그래서 한 달에 같은 자리는 최대 5번까지만 예약할 수 있도록 시스템을 다시 바꿨어요. 월 5회 제한이 생기다 보니 좀 더 직원들이 섞여 앉는 효과가 생기더라고요. 하지만 이번에도 새로운 부작용이 생긴다면 또 새로운 시스템을 고민해봐야죠.
오피스에 필수적으로 도입해야 하는 IT 솔루션이 있을까요?
회사가 지향하는 방향성이 확실하게 있고,
그 방향으로 나아가기 위해 어떤 정책과 문화가 필요하다면
거기에 필요한 IT 솔루션을 찾아서 도입해야 해요.
정답처럼 모든 기업에 적용할 수 있는 우선순위가 있지는 않아요. 회사에서 가장 중요한 것을 채우는 방식으로 진행해야 합니다. 회사가 지향하는 방향성이 확실하게 있고, 그 방향으로 나아가기 위해 어떤 정책과 문화가 필요하다면 거기에 필요한 IT 솔루션을 찾아서 도입해야 해요. 리모트워크를 도입하고 싶다면 화상회의 시스템이 기본적으로 갖춰져야 하고, 회의실이 부족한 상태라면 회의실 예약 시스템을 검토해볼 수 있겠죠. 물론 회의실 같은 공간이 절대적으로 부족한 경우에는 사무환경 개선을 하는 게 반드시 필요하지만, 공간이 크게 부족하지 않음에도 불구하고 공간 사용이 불편하고 효율이 떨어지는 경우도 많거든요. 이럴 땐 IT의 도움을 받으면 비교적 빨리 해결할 수 있다고 생각해요.
노트북이나 사내 클라우드 시스템을 사용할 때 발생하는 보안 문제는 어떻게 관리하시나요?
사실 스마트워크와 보안은 양날의 검이에요. 두 가지를 모두 완벽하게 컨트롤하기는 어려운 것 같아요. 시대가 많이 변했잖아요. 예전처럼 PC에 카톡 설치를 무조건 금지하거나 메신저로 파일을 전송하지 못하게 막을 수는 없어요. 그렇게 하면 스마트워크라는 새롭게 일하는 방식으로 갈 수가 없으니까요. 지금은 새로운 모바일 환경에 준하는 보안 정책을 써야 한다고 생각해요. 직원들이 효율적으로 일할 수 있는 수준에서 발생할 수 있는 부작용들을 제거해야죠. 회사의 핵심 자산들이나 내부 인사 정보 등은 철저하게 보안 관리해야 하지만 그렇지 않은 부분들은 정기적인 감사 방식이 오히려 나은 부분이 있어요. 회사마다 적절한 보안의 수준을 정해야 합니다.
오피스 환경에서 IT솔루션들이 갖는 의미는 무엇이라고 생각하세요?
이제 사무환경은 IT 솔루션과 분리해서 생각할 수가 없어요.
회사에서 추구하는 방향성으로 변화하기 위해서는 정책, 문화, 공간 등 여러 가지 요소들이 함께 작용되어야 해요. 그리고 요즘에는 여기에 IT 솔루션이 함께 동반되지 않으면 빠르게 정착시키거나 제대로 된 효과를 보기가 어려운 것 같아요. 자율 좌석제를 제대로 쓰게 만들려면 편리한 자리 예약 시스템이 갖춰져 있어야 하고, 소통의 양을 늘리려면 그만큼 다양한 루트의 커뮤니케이션 툴이 필요하고, 회의실 독점을 막으려면 회의실 예약 시스템이 필요한 것처럼요. 이제 사무환경은 IT 솔루션과 분리해서 생각할 수가 없어요.
*다음 이야기 "공간의 정체성 공유하기 - 마케팅팀" 인터뷰로 이어집니다.
