Part 2_⑥ 시간과의 마지막 전쟁
최종 점검과 리허설 준비
EP 13. 비상사태
행사까지 1주일도 남지 않았다. 무대가 서서히 완성되고 있었고, 전시물도 실제 구동을 위한 테스트를 진행하고 있었다. 영상 콘텐츠들도 대부분 마무리된 상태였다.
이제 남은 것은 무대와 전시장을 세팅하고 최종적인 리허설만 남아 있었다. 전시물들이 하나둘씩 제작업체에서 행사장으로 옮겨졌다. 이번 Tech Show를 위해 준비한 10여 개의 화려한 기술 전시물들이 행사장을 가득 채웠다.
"우와! 저건 뭐야. " 무대를 꾸미고 있던 관계자들이 처음 보는 전시물 주위로 모여들었다. 지난 6개월 동안 디자인과 설계, 제작사 담당자들이 함께 고민하여 만든 작품들이었다. 그중 가장 주목받은 것은 프로젝트명 'X'로 불리는 인공지능을 활용한 차세대 콘셉트 제품이었다.
드디어 무대 위에서 프로젝트 X 시연을 시작했다. 개발자들은 노트북을 꺼내 시뮬레이션을 세팅하고 제품을 작동시켰다. 마치 영화 속 로봇처럼 정확한 경로를 따라서 작동되고 있었다.
2~3회 반복 운행을 하던 찰나. 문제가 발생했다. 시스템 오류로 인해 프로젝트 X가 경로를 벗어났고 설상가상 옆의 부스와 살짝 부딪친 것이었다. 다행히 긴급 정지 기능이 작동하여 크게 부서진 곳은 없었으나 흠집이 생기고 색이 일부 벗겨진 것이었다. 비상사태였다. '바로 며칠 후가 경영층이 참석하는 리허설인데, 메인 전시물이 부서지다니.' 앞이 깜깜했다. 담당 디자이너와 개발자들은 제품 주위에 둘러앉아 대응책을 고민했다. 다행히 일부 부품만 교체하면 가능하다고 결론이 내려졌다. 하지만 문제는 시간이었다. 부품을 구하고 도색을 다시 하는데 최소한 3일이 필요하다는 것. 그날은 바로 리허설 당일이다.
Tip 1. 체크 리스트를 만들어라
행사 막바지에 이르면 확인해야 할 것들이 상상을 초월할 정도로 많아진다. 발표와 전시, 영상, 기술 커뮤니케이션, 미디어, 지원 인력 등 챙겨야 할 것들이 엄청나게 늘어난다. 우선은 각 분과별로 챙겨야 될 것이 무엇인지 체크리스트를 만들어야 한다. 결과물과 예정 일정, 활용할 추가 자료까지 정리해야 한다. 여기에 각각의 담당자들과 긴급 연락처를 추가하여 공유하면 체계적으로 업무를 정리할 수 있다. 체크리스트를 활용해 언제든지 문제가 생길 때마다 즉시 담당자를 확인하고 연락을 취할 수 있도록 해야 한다.
PM은 각 분과별로 작성된 체크 리스트를 수시로 종합하여 상시적으로 커뮤니케이션이 가능하도록 준비해야 한다. 언제 어디서든 경영층이 찾을 수 있기 때문이다. 완성된 모든 결과물들은 행사 최소 10일에서 일주일 전까지 PM이 주관이 되어 최종 점검을 진행하고, 이후 담당 중역들이 최종적으로 품평하는 과정을 거쳐야 한다.
Tip 2. 플랜 B뿐만 아니라, C와 D도 필요하다.
D-day가 다가오면 예상치 못한 일이 자주 발생한다. 에피소드처럼 시연 중에 전시물 사고가 발생할 수도 있고, 경영층의 갑작스러운 지시로 행사 일정 등이 변경될 수도 있다. 경영층 보고가 진행되는 이슈들은 불확실성의 연속이다. 스피치 문구가 바뀌는 것은 일상이고, 때로는 최종 영상에 활용되는 특정 콘텐츠가 통째로 편집되기도 한다. 이런 것에 대비하여 플랜 B가 필요하다. 예상치 못한 발표자의 변경이나 초청 패널의 취소 등을 대비하여 예비 발표자나 대신할 패널 등을 섭외해 놓을 필요도 있다. 전시물 고장이나 파손 등을 고려하여 예비 부품이나 현장에서 비상 대응 매뉴얼 등도 사전에 준비해야 한다.
코로나19 시대에는 준비 기간이나 리허설 등에서 갑작스러운 확진자 발생 등을 대비한 플랜 C와 D 등도 고려해야 한다. 확진자 발생으로 주요 참여자 전체가 영향을 받을 수도 있고, 필수 지원 인력이 전시장 등에 출입하지 못할 수도 있기 때문이다. 이런 비상 계획 준비는 수개월간 고생했던 것들이 한순간에 물거품을 막을 수 있으니 사전에 꼭 고민하도록 한다.
Tip 3. '티저 광고'로 시선을 끌어라.
행사의 흥행을 위해서는 사전 홍보가 필요하다. 일반 대중들에게는 영상 콘텐츠를 활용한 티저 영상이나 슬로건/로고를 활용한 이미지 광고가 효과적이다. 또한 행사를 위한 사전 보도자료 배포를 통해 미디어의 관심을 환기시킬 필요도 있다. 최근에는 유튜브 등의 SNS 등이 활성화되면서 이런 티저 광고가 유투버들을 통해 바이럴 형식으로 빠르게 확산되는 경우가 많다.
미디어 Q&A 세션에 참가할 언론사들에게도 행사에 대한 개요와 질문 요청서 등을 메일 등을 통해 사전에 전달할 필요가 있다. 미디어뿐만 아니라, 주주들과 투자회사, IR관계자들에게도 회사의 비전 행사를 사전 공지하여 관심을 환기시키는 것이 행사 흥행을 위한 필수 작업이다.
Tip 4. 지원 병력(?)은 많을수록 좋다.
다다익선. 사람은 많으면 좋을수록 좋다. 내부 부서에서 가능한 한 많은 사람들을 지원받아라. 행사 운영을 위한 요원들은 대행사에서 외부 인원들을 뽑아서 운영을 하지만 전시부스에서 기술이나 디자인을 설명하는 사람들은 내부에서 뽑아야 한다. 전시물 별로 설명을 해줄 수 있는 엔지니어와 디자이너들을 지원받아야 하고, 정재계의 VIP가 방문했을 이를 대응할 임원급 인물도 한두 명 상시적으로 준비되어 있어야 한다. 며칠간 이어지는 행사 대응을 위해서는 교대 형식도 고려해야 하기에 가급적 많은 사람들을 참여시키는 것이 좋다. 이들의 역할은 설명뿐만 아니라, 미디어의 현장 인터뷰 등도 대응하게 되니 사전에 충분한 메시지 전달 연습이 필요하다. 또한 전시물의 순회 전시 등을 대비하여 설명을 위한 시나리오 작성 등도 고민할 필요가 있다.
Tip 5. 방심은 금물, 끝까지 긴장하라!
시간은 지나가고 무조건 그날은 오기 마련이다. 모든 것이 완벽하게 준비되었다면 리허설을 통해 점검하고 점검해라. 경영층의 대역이 되어 동선도 확인해 보고 시간도 점검해야 한다. 스피치 원고는 실무자들이 읽고 또 읽으면서 거친 부분이 없는지, 시간은 적당한지 확인해야 한다. 전시물들은 시연하는데 문제가 없는지 확인하고, 손상이 예상되는 부분이 있다면 관람객 접근을 최소화해야 한다. 영상이나 커뮤니케이션 콘텐츠에 오류가 없는지 확인해야 하며 기계적인 오류가 없도록 방송과 프레젠테이션 시설에 대한 점검도 필요하다. 행사 모든 관계자들이 유기적으로 움직일 수 있도록 소통 채널을 유지하고 최악의 상황을 항상 대비하면서 준비한다. 끝까지 긴장을 늦추지 말고 'D-day'를 준비해라.
