Part 2_⑦ D-day, 꿈은 이루어진다
Tech Show와 로드쇼 기획
EP 14. 헤어질 결심
드디어 다가온 대망의 그날.
아침부터 행사장은 분주했다. 행사 진행팀은 프레젠테이션 준비를 위해 여기저기 뛰어다녔고 전시 운영팀은 기술 전시물 점검에 한 창이었다. TF 멤버들도 행사 시나리오와 스피치를 꼼꼼히 점검하고 있었다. 인터넷 공개 채널에서는 벌써부터 카운트 다운이 진행되고 있었다.
이제 1시간도 남지 않았다. 행사 시작 40분 전 CEO와 담당 중역들이 도착했다. 간단히 메이크업을 마치고 대본 리딩이 진행되었다.
무대 앞 프롬트 터와 카메라 시선, 그리고 동선과 간단한 제스처 체크까지 모든 것이 일사불란하게 진행되었다.
이제 5분이 남았다. 경영층들의 표정에서도 긴장감이 가득했다.
최종 카운트다운 10. 9. 8. 7. 6. 5. 4. 3. 2. 1...
글로벌 공개 채널에서 오프닝 영상이 흘러나왔다. 몇 달간 고민하여 만들었던 기술 전시물들을 기반으로 만든 화려한 영상이었다. 영상이 끝나자마자 CEO가 화면 속에서 걸어 나왔다.
첫 인사말, 그리고 유창한 영어 발음으로 스피치를 이어나갔다. 수정에 수정을 이어나갔던 스피치가 이제는 살아 있는 표현으로 사람들에게 다가서고 있었다.'완벽하게 준비하셨구나' 기대 이상의 발표였고, 그 노력에 감사하고 싶었다.
5분간의 도입 발표를 마치고 발표는 CTO와 기술개발 중역, 디자인 담당 중역으로 이어졌다. 모두가 며칠 밤을 지새우며 준비했던 만큼 실수는 보이지 않았다. '저것이 경영층들의 실력이구나' 역시 그분들의 내공은 달랐다. 수많은 발표 경험과 글로벌 행사로 쌓인 힘이 프레젠테이션을 능숙하게 이끌어나가고 있었다.
마지막으로 다시 CEO가 등장하며 마무리 스피치를 진행했다. 그리고 세계를 향해 우리의 비전과 과제를 제시하며 발표는 끝이 났다. 행사장은 박수와 환호성으로 가득 찼다.
CEO를 비롯한 발표자 모두 환하게 웃는 얼굴로 무대에서 내려오고 있었다. 행사 결과는 기대 이상의 성공이었다. 인터넷 조회수는 수백만을 넘어섰고, 다음 날 전 세계 모든 신문에서 우리의 행사를 보도했다. 이어서 진행된 전시회 역시 미디어와 많은 대중들에게 호평을 받았다.
그렇게 행사는 끝났다.
그리고 TF 멤버들의 마지막 회식자리.
아이러니하게도 모두는 그냥 담담한 느낌이었다.
큰 기쁨보다는 무사히 끝났다는 안도감.
그게 전부였다.
이제 Tech Show와 안녕이다.
진정으로 헤어질 결심을 할 때다.
Tip 1. 조연으로 지켜봐라.
리허설이 마무리되면 대부분의 역할은 끝난다. 이제부터는 발표자들 몫이다. 그들이 발표를 잘하게 최선의 지원을 하는 것이 실무자들의 남은 역할이다. 보이지 않는 곳에서 부족함이 없도록 조용히 지원만 하면 된다. 마지막 과정에서는 프레젠테이션 연출과 영상 송출, 그리고 기타 기술적인 문제만 없도록 하면 되는데, 이런 실무 업무는 대행사와 전문업체들에게 맡기면 된다. 죄고 전문가이기에 모든 것을 맡기면 된다.
다시 강조하지만 갑작스러운 의사 결정 참여와 관여는 내부적인 혼선만 야기하고, 득보다는 실이 크기 때문에 D-day에는 투명인간처럼 우리의 주연들이 빛날 수 있도록 최선을 다하는 것이 중요하다. 모두의 평화를 위해 오버는 금물이다. 가끔씩 행사 준비 때는 나타나지 않다가 마지막이 불현듯이 나타나 여기저기를 뒤젓고 다니는 사람도 있다. 그럴 경우 PM 담당자가 적절한 범위에서 선을 넘지 않도록 주의를 주는 것이 필요하다.
Tip 2. 의전 왕이 되어라.
행사 당일 가장 고민해야 할 것은 VIP 의전이다. 내외부적인 VIP들이 다수 찾는 만큼 대응 스케줄과 매뉴얼 확보가 중요하다. 어떤 VIP가 방문하며, 적당한 시간이 어찌 될지 사전 확인이 필요하다. 그들이 가장 불편해하는 것은 '시간 낭비'와 '적절한 대우를 받지 못하는 것'이다. 시간 낭비를 막기 위해서는 정확한 방문 시각 확인이 필요하다. VIP 수행하는 측과 시간을 명확히 조정하고 도착 즉시 지원이 가능하도록 일정 조정이 필요하다. 적절한 의전을 위해서는 시간대별로 VIP 방문 인원 조정이 필요하며, 많은 인원이 겹칠 경우에는 인원을 최대한 분산하여 각 개인에게 맞는 의전 지원이 필요하다. 가급적이면 VIP를 위한 특별한 공간 확보도 필요하고 사업상 중요한 인물의 경우에는 우리 경영층과의 미팅 자리 확보도 필요하다. 이 또한 행사의 큰 성과 되기 때문에 사진 촬영도 필수임을 잊어서는 안 된다.
Tip 3. 성공은 나눠가져라.
Tech Show는 상당한 비용과 시간이 투입되는 만큼 리스크도 상당하다. 경영층이 만족하고 미디어와 방문객들의 반응이 좋으면 성공이지만, 미디어의 반응이 좋지 않고 방문객 숫자가 많지 않다면 실패한 Tech Show다.
성공한 행사를 만든다면 그 성공은 나눠야 한다. Tech Show의 성공은 단 한 명의 노력이 아닌, 경영층부터 담당 중역, 실무자, 대행사와 제작업체 등 수백 명의 노력에 의해서 성공을 만들 수 있다. 이 모든 사람이 성공의 성과를 나눌 수 있도록 노력해야 한다.
결과나 성과에 대한 보고가 마무리되면 내부적인 공유가 필수이며, 필요시에는 각 분야에 대한 포상 건의 등도 필요하다. PM 주관하에 각자의 역할에 대한 공을 확실히 나누고 어느 곳도 소외받지 않도록 하는 것이 다음을 위한 투자이기도 하다. 하지만 실패한다면 내부적으로 무리한 추진에 대한 비판과 비용에 대한 문제 제기가 발생할 수 있다는 점도 명심하면서 좋은 결과를 위해 최선을 다해야 할 것이다.
Tip 4. 마무리가 중요하다
행사를 마친다고 모든 것이 끝난 것은 아니다. 결과 보고와 업체에 대한 비용 집행, 예산 종료 보고 등이 남아있다. 결과보고는 가급적 신속하게 해야 한다. 경영층은 행사가 끝나자마자 결과가 궁금해진다. 결과보고는 가급적 행사 다음날 진행해야 한다. 기본적으로 참여한 미디어는 어느 정도 되는지. 참여한 미디어의 반응은 어떤 지부터 정리하는 것이 좋다. 국내 미디어와 외신으로 나눠서 하는 것이 좋고, 기자들의 개인적인 의견도 추가하면 좋다. 유튜브나 페이스북 등의 SNS 조회수도 현재 기준으로 정리하고 댓글 등의 내용도 포함하면 좋은 효과를 얻을 수 있다.
이런 부분은 홍보실이나 마케팅의 부서의 지원을 받으면 빠르게 진행 가능하다.
다음으로 예산 집행은 회계 기준에 맞춰서 가급적 행사를 마친 분기에 집행하는 것이 좋다.
예산 보고서는 최종적으로 모든 비용이 확정되고 집행된 후에 정리하는 것이 좋으며, 행사를 마친 후 다음 달 말까지 보고하면 큰 무리가 없어 보인다.
Tip 5. To be continued......
성공한 행사는 한 번으로 끝나지 않는다.
분명 경영층은 확장 검토를 지시할 것이다.
이미 행사를 하면서 많은 전시물과 콘텐츠가 만들어져 있기에 조금만 고민하면 준비할 수 있다. 가장 쉬운 것은 국내 로드쇼다. 기존에 마련된 전시물과 발표 영상 등을 활용하여 지방자치단체 등과 연계하여 2~3일 규모 행사를 추진하면 된다. 지역 전시회와 콘퍼런스 등과 연계하면 지방자치단체의 지원을 받으면서 비용을 줄이면서 행사 운영이 가능하다.
글로벌 로드쇼도 가능하다. 이미 글로벌 언론을 통해 메시지가 전달이 되었다면 미국, 유럽, 중국 등 각 권역에서 궁금증이 커질 수밖에 없다. 행사 이후 1년 안에 3개 지역에서 순회 로드쇼를 진행한다면 그 효과는 2~3배로 커질 수 있다. 기본 전시물을 기본으로 지역에 특화된 전시물을 추가하고 권역에서의 사업 제휴 등을 검토한다면 또 다른 TECH SHOW가 될 수 있다. 예산이 문제일 수도 있겠지만 충분한 성과가 있기에 경영층과 재경본부 설득하기는 처음보다 수월할 수 있다. 충분히 도전해볼 만한 과제다.
