보고서, 單文을 短文으로 써라
독자는 호흡이 짧다. 문장이 짧아야 읽히고, 살아남는다.
단문이 승부를 가른다
"나는 짧은 문장을 좋아한다. 짧은 문장에는 거짓이 끼어들 틈이 없다." 어니스트 헤밍웨이의 말이다.
보고서는 써진 만큼만 의미가 있어야 한다. 살코기는 별로 없고 잔뜩 비계가 낀 보고서는 느끼하다.
주어-목적어-서술어, 이것이 전부다
모든 문장을 기본 단위로 끝내라. 주어가 있고, 목적어가 있고, 서술어가 있다. 이것으로 족하다.
없어도 지장 없는 접속사가 붙고, 수식어가 달리면, 문장이 구불구불 뱀처럼 기어간다.
"양극재 제품 수율이 다소 회복되었으며, 이는 공정의 작업표준을 강화한 결과로 분석된다."
양극재 제품(주어) 수율이 다소(부사) 회복(목적)되었으며, 이는 (접속사)공정의 작업표준을 강화한 결과로 분석된다.(불필요한 말)
‘다소’는 실체를 알길 없는 작성자의 주관적 소감이다.
‘이며, 이는’은 없어도 되는 접속사다.
‘강화한 결과로 분석된다.’ 강화 단어 속에 결과, 분석이 다 포함된 말이다.
주어, 목적어, 술어만 순서대로 남기면,
‘양극재 제품(주어부) 수율 회복을 위해(목적부) 공정 작업표준을 강화(술어부)’가 된다.
특정 부분을 강조하기 위해, 주어, 목적어, 술어 순서를 바꿔도 된다.
‘전구체 침출 공정의 작업표준을 강화하여(술어부) 양극재 제품(주어부) 수율을 회복(목적부)’
소인수분해처럼 쪼개라
수학에서 12를 소인수분해하면 2×2×3이 된다. 더 이상 나눌 수 없는 상태까지 쪼갠다.
회사 업무용 문장에서 소인수 분해 대상은, ‘형용사, 부사, 적성화로 끝나는 추상어’다.
‘증발조 운전 효율화를 추진 중이다.’에서 소인수분해 대상은 ‘화’로 마치는 ‘효율화’다.
공장에서 효율화는 ‘시간 단축, 에너지 절감, 자원 사용’등의 함수다.
함수의 인자로 쪼개보자.
‘증발조 운전시간을 기존 48시간 → 36시간으로 단축하고, 열원 사용량을 15% 감축했다.’
원문과 비교해 보라.
가위질의 고통을 견뎌라
독자에게 의미없거나, 중요하지 않거나, 원하지 않는 문장을 쳐내라. 애써 작성한 문장을 끊어치면 살점을 떼어내는 듯하다. 그래도 기계적으로 쳐내야 한다. 끊어 내면, 대부분의 글이 그럴듯해 보인다.
장황한 보고서에서 독자의 생각은 흩어지고, 느낌은 희미해진다.
