4장. 좋은 목차를 구성하는 방법
Part 3.2 좋은 내용 구성을 위한 6가지 방법
좋은 내용을 갖춘 보고서를 작성하기 위해서는 전달하고자 하는 핵심 메시지가 상대방에게 유의미하고, 기한 내에 콘텐츠가 누락 없이 반영될 수 있도록 효율적으로 작성해야 한다. 따라서 보고서 작성 전(前) 뿐만 아니라 작성 과정에서도 좋은 내용이 구성될 수 있도록 다양한 방법이 활용되어야 하는데 여기서는 ▲ 좋은 목차를 구성하는 5가지 방법 ▲ 보고서 전체 아웃라인을 구성하는 방법 ▲ 세부 목차 내용을 쉽고 편하게 스케치하는 방법 ▲ 좋은 내용 구성 점검 7 Rule ▲ 발표스토리를 통한 핵심 메시지 강화 방법 ▲ OBC 활용 방법을 소개하고자 한다.
좋은 목차를 구성하는 5가지 방법
보고서의 목차는 보고서의 전체 그림을 이야기하는 것이다. 사람의 첫인상은 주로 3초 내에 이미지로 결정된다는 말이 있듯이, 목차에서 전체 구조가 파악되어야 하고 직관적으로 이해가 될 수 있어야 하기 때문에, 보고서 목차 구성은 매우 중요하다고 할 수 있다. 보고서 목차를 구성할 때, 새롭게 구성하는 경우도 있고, 유사 자료를 참조해서 활용하는 경우도 있다. 어떤 방법으로 하던지 본문의 내용 전체를 아우르는 ‘기-승-전-결’이 포함된 논리 정연한 보고서 목차를 구성하는 것은 어려운 일이다. 좋은 목차 구성의 자료를 참조하고, 스스로 목차를 구성해보는 인내와 노력 그리고 고민해야 하는 과정이 반드시 필요한데, 그 과정에서 활용하면 도움이 되는 ‘좋은 목차를 구성하는 5가지’를 소개한다.
첫째, 어떤 목차로 구성할 것인가? 유형별 목적에 따른 목차 구성을 해야 한다
보고서에 포함할 수 있는 콘텐츠는 다양하다. 그러나 보고서 유형별로 담아야 하는 핵심사항이 다르기 때문에 보고서 유형에 따른 필수 콘텐츠가 포함되도록 하는 것이 가장 실질적인 방법이다. 예로, 사실 유형의 보고서인 경우에 필요한 콘텐츠, 원인 대책 유형의 보고서인 경우 사실과 원인 대책까지 포함한 콘텐츠, 전략로드맵 유형의 보고서인 경우 사실-원인 대책-전략까지의 콘텐츠가 포함되도록 구성해야 한다.
[그림-보고서 유형별 콘텐츠]둘째, 어떻게 구성할 것인가? 구조적 분류 체계로 구성해야 한다
목차를 정의할 때 콘텐츠를 나열하지 않고, 계층 구조로 구성하는 것이 바람직하다. 세부 목차를 모두 나열한다고 해서 전체적인 구조 파악이 되는 건 아니다. 많은 내용을 전달하기 위해서 목차를 상세한 수준으로 나열하는 것보다는 직관적 이해를 도울 수 있도록 계층 구조의 체계로 정의하는 것이 좋다.
▶ 보고서 목차 계층 구조 방식
핵심 주제에서 하위 주제로 분류▶ 보고서 목차 계층 구조 예시
일반적으로, 1레벨의 목차를 구성하고 2레벨, 3레벨의 세부 목차를 구성하는 Top-Down 방식의 목차를 정의하는데, 어떤 방식으로 목차를 정의하던지 최적화된 계층 구조로 구성해야 한다. 아래 [나열방식 목차]는 나열식으로 콘텐츠를 구성했으나, 상대방에게 직관적으로 이해되기 어려워 목차를 계층구조로 재정의한 것이다. 먼저, 나열된 콘텐츠를 계층 구조로 정의하기 위해서는 [유사영역 그룹핑]에서 보듯이 가장 먼저, 콘텐츠를 유사영역으로 그룹핑 하는 작업을 한다. 그룹핑 작업을 하면서 레벨 다운해야 하는 목차가 있는지도 검토해본다. 마지막으로 [계층구조 목차]처럼 직관적으로 이해할 수 있는 계층 구조의 목차로 완성한다.
셋째, 어떤 차별화된 내용을 포함할 것인가? 목차별 세부 내용까지 구성해야 한다
목차를 구성한다는 것은, 단순히 목차 레벨과 목차명을 정의하는 것뿐만 아니라 목차별 세부 내용을 같이 정의한다는 것이다. 목차별 세부 내용을 구성하는 방법은 엑셀 템플릿을 통해서 하는 방법, 마인드맵을 활용한 방법, 종이나 디지털 도구에 스케치해서 참조하는 방법 등 다양하다. 어떤 도구를 활용하는지에 상관없이 반드시 목차와 목차별 내용을 포함하고, 나아가 작성 소요시간과 작성될 분량(페이지)까지 함께 구성하면 좋다.
▶ 목차 구성 템플릿
▶ 유사 자료(산출물) 목차 참조 시 보고서 목차 정의 방법
보고서 목차를 구성할 때 유사 자료(산출물) 목차를 참조하는 경우가 있는데, 이 경우 반드시 나의 논리로 재구성하는 것이 중요하다. 보고서 작성 입문의 경우, 참조되는 자료(산출물) 목차를 정확히 이해하지 못하고 포함하기도 하고, 필요하지 않은 콘텐츠를 포함하기도 한다. 유사 자료(산출물) 목차를 활용할 경우는 1단계 유사 자료(산출물) 목차를 이해하고, 2단계 유사 자료 목차에 나의 생각으로 목차를 추가하고, 3단계 ‘나의 논리’로 완벽하게 구성하면 된다.
넷째, 어떻게 전달력을 높일 것인가? ‘기-승-전-결’, 논리적 구성을 해야 한다
목차 부문 구성은 내용 부분으로 연결된다. 그렇게 때문에 목차 부분의 콘텐츠가 기-승-전-결, 논리적 구성이 되어야 내용 부문 구성도 논리적 구성을 이어가게 된다. 좋은 목차를 구성하고, 좋은 목차의 구성이 기-승-전-결로 구성되어 있다면 ‘좋은 보고서가 갖추어야 할 요소’를 완벽하게 반영하여 내용 부문이 구성되는 것이다.
