회사에서의 '문서의 부재'

일반적인 것, 중요한 것을 문서로 남겨놓지 않다.

회사의 일반적인 사안은(중요한 일부 사안을 포함하여) 문서로 남겨 놓아야 한다. 과거의 것이라면 문서로 남겨져 있어야 한다.

왜냐하면 회사는 특정한 기술을 전수하는 곳이 아니기 때문이다. 도제방식의 마이스터 회사라면 그럴 수도 있겠지만 대부분의 회사는 모든 직원에게 주어진 일을 요구사항만큼 해내는 것을 원한다. 수습 직원이야 일을 배운다는 명목으로 이런저런 교육을 시키지만 일반 직원은 그러하지 않다. 일반 직원에게 가장 중요한 것은 주어진 일을 훌륭히 처리해 나가는 것 뿐이다.

그런데 간혹 회사에서 꼭 있어야 할 문서가 없는 경우가 많다. 내 직장 생활을 통틀어 그러한 문서를 잘 관리하는 회사도 있었고, 잘 관리하지 못하는 회사도 있었으며, 심지어 어떤 회사는 아예 없는 경우도 있었다. 문서를 관리하지 못하거나 해당 부분의 문서가 없어도 괜찮다. 해당 사안에 대해 전 구성원이 알고 있거나 익숙하다면 말이다.

하지만 그렇지 않다면 문제가 된다. 분명히 처음에 그 사안을 알고 있는 몇몇에게는 익숙한 것일지 모르나 많은 이들에게 익숙하지 않다면 이는 곧 해당 사안에 대한 '문서의 부재'가 주요한 문제 요인이 된다. 도제식으로 구전으로 알려주지 않았다고 해서, 또한 궁금한 사람이 물어보지 않았다고 해서 '문서의 부재'를 용서받을 수 있는 것이 아니다.

회사에는 문서가 있어야 하며, 문서가 남아 있어야 한다. 아니면 녹음을 떠 놓거나, 영상으로 남겨져 있어야 한다. 그리고 그 문서는 찾을 수 있도록 비치되어야 한다. 누구나 쉽게 검색으로 찾거나 해당 부서의 담당자에게 해당 문서를 열람할 수 있게 해달라고 할 수 있어야 한다.

규정이 없으니 안된다는 자세는 없어야 한다. 규정보다 중요한 것은 회사 일 아니겠는가? 회사 일을 잘 처리하기 위한 규정이라면 만들어질 필요가 있다. 그것 역시 문서로 말이다.