세일즈 리포트가 제 기능을 발휘하려면

세일즈 리포트란 비즈니스 조직의 목표를 달성하기 위해 영업 활동과 그 결과에 대해서 측정하고 기록하여 보고하고 평가하는 보고서이다. 기업에 있어서 리포트는 굉장히 중요하다. 왜냐하면 기업의 리포트 체계가 곧 기업의 시스템을 상징하기 때문이다. 많은 스타트업 종사자들이 흔히 말하기를, 우리 회사는 작아서 시스템이 없다고 불평을 하곤 하는데, 여기서 시스템이란 무슨 대단한 게 아니라 리포트 체계가 잘 마련되어 있느냐 없느냐는 말과 거의 같은 말이다. 소위 시스템이 잘 갖춰진 기업은 리포트 또한 고도화되어 있다. 그 이유는 리포트가 기업의 대시보드(dashboard) 역할을 하기 때문이다.

리포트의 대시보드 역할은, 마치 운전할 때 계기판에서 속도도 체크하고 기름도 체크하듯이 기업에서도 비즈니스 상황, 활동 상황 그리고 결과에 대해서 꾸준하게 체크할 필요가 있다는 뜻이다. 만일 기름이 다 떨어져 빨간색 경고등이 들어오면 즉시 주유소로 가서 기름을 채워 넣어야 하듯이, 영업 상황이 좋지 않으면 그 원인을 찾아 대안과 해결책을 적용해야 한다. 다시 말해, 리포트를 한 번 딱 보면 비즈니스 상황을 한눈에 점검할 수 있어야 한다. 목표를 향해 제대로 나아가고 있는지 아니면 전략을 수정하여 다른 방향으로 가야 하는지에 대해 공개적으로 토론할 수 있어야 한다. 리포트를 활용하는 수준은 기업의 수준을 나타낸다.

그래서 리포트를 ‘보고’ 했다면 반드시 그에 대한 ‘평가’를 해 주어야 한다. 피드백 없는 리포트는 아무런 의미가 없다. 많은 직장인들이 리포트만 떠올리면 별로 행복하지 않은 이유가, 바로 ‘발전적 피드백’ 과정이 없기 때문이다. 리포트 후에 발전적인 피드백을 받아야 스스로 업그레이드를 할 수 있는 동력이 생기는데 그러한 과정이 없는 경우가 많다. 리포트라는 것이 그저 매니저만 편하라고 존재하기 때문에 리포트가 고통스러운 것이다. 이런 현상의 근본적인 원인은 많은 영업팀장이나 CEO가 그럴 만한 역량을 갖추고 있지 않아서 그렇다. 적어도 팀장급 이상이라면 정말 열심히 공부해야 하고, 회사의 리포트 체계부터 구축할 수 있어야 한다.

여기서 주의해야 할 것이 있다. 여기서 발전적인 피드백을 준다는 것의 의미를 마치 모든 영업 진행 건에 대해서 팀장이 정답을 줘야 하는 것으로 착각을 하는데 전혀 그렇지 않다. 영업팀장이나 CEO라고 해서 모든 것에 대해 정답을 줄 수는 없다. 영업 담당자마다 성격과 능력, 업무 처리 방식이 모두 다르기 때문이다. 또 아무리 경험이 풍부한 영업 담당자라 할 지라도 모든 영업 상황에서 승리하는 건 아니다.

훌륭한 영업팀장은 팀원의 세일즈 리포트를 검토한 후에 그것을 팀원 스스로가 해결할 수 있도록 기회를 주고 동기를 부여해 준다. 따라서 훌륭한 영업팀장은 리포트를 팀원과 함께 보면서 많은 질문을 해야 한다. 지금의 결과가 예상보다 좋지 않은 이유는 무엇이라고 생각하는지? 결과를 개선시키기 위해서는 어떤 영업 활동이 필요하다고 생각하는지? 고객이 어떤 반응을 보이면서 거절을 하는지? 사내에 어떤 병목현상이 영업 활동을 방해하는지? 등에 관해서 질문을 해야 한다. 정답을 미리 정해 놓지 않고 말이다. 함정 질문들로 팀원을 곤란하게 하거나 개인적인 감정을 드러내지 말고, 오로지 영업이 잘 되게 하려면 어떻게 해야 할지에 대해서만 함께 고민하자. / 스타트업세일즈연구소 유장준