엘리베이터 브리핑 (Elevator briefing)

윤소평

#1 엘리베이터 브리핑

엘리베이터 브리핑이란, 상사에게 어떤 업무와 관련하여 보고를 할 때 아주 짧은 시간에 핵심을 전달하는 경우를 의미한다. 엘리베이터내에서 상사가 향하려고 하는 해당 층까지 정해진 시간 내에 브리핑을 한다는 것이다.

실제 미국 상하의원들의 보좌관들은 의원에게 엘리베이터 브리핑을 자주 한다고 한다. 그리고, 의안을 발의하거나 결의하는 의원들의 뇌리 속에는 엘리베이터에서 들었던 브리핑이 생각나고, 그에 따라 의안처리를 하는 경우가 빈번하다고 한다.

준비된 요약을 강하게 전달해야

짧은 순간, 강한 이미지

#2 핵심의 전달

강의를 할 때보다 강의를 들을 때가 더 힘들고, 남에게 말할 때보다 남의 말을 들을 때 더 힘이 든다. 실제 남의 말을 들을 때 더 많은 에너지를 소비하게 된다.

특히, 상사에게 보고를 할 때는 상사가 보고자의 말을 듣는 순간이기 때문에 더 힘든 순간이고, 이 순간 보고자가 간단명료하게 의미전달을 하지 못 하면 상사에게 보고내용이 전달되지 못 할 뿐만 아니라 보고자의 업무능력에 대해서도 저평가가 이루어지게 된다.

짧은 시간 내에 상사에게 보고를 잘 하고, 업무능력평가도 후하게 받기 위해서는 보고자가 해당 업무내용을 제대로 파악하고 있는 것은 기본이고, 확실한 근거에 따라 보고자 자신의 확고한 의견이 있어야 한다.

명확한 근거와 논리적 요약, 그에 부가하여 보고자 자신의 냉철한 판단에 기한 의견은 짧은 시간 내에 상사에게 전달됨으로써 보고자에 대한 평가를 긍정적으로 이끌게 하고, 해당 업무의 효율도 높아진다.

최초 보고, 중간 보고, 최종 보고

연역적, 두괄식의 보고서와 귀납적, 미괄식 보고서의 선택적 사용

#3 보고에 특별한 방법이 있는가

보고를 할 때 두괄식으로 할 것인가, 미괄식으로 할 것인가. 또는 연역적으로 할 것인가, 귀납적으로 할 것인가는 선택의 문제이고, 상황과 피보고자의 특성 등에 따라 유연한 선택을 하여야 한다.

그러나, 보고자의 보고 내용이 식상한 것이거나 심도있는 고민을 생략하였거나 보고자 스스로도 확신할 수 없는 보고내용을 담고 있는 경우에는 피고보자, 상사로 하여금 지루함을 느끼게 하고, 핵심이 없는 시간낭비를 하였다고 느끼게 만들 수 있다.

상사의 입에서 "그래서, 결론이 뭔데?", "그래서, 자네가 하고자 하는 얘기가 뭔데" 등의 말이 입에서 나오게 되면 그 보고는 내용을 떠나 이미 실패한 보고라고 보아야 한다.

특히, 바쁜 상사에 대해서는 시간을 많이 빼앗는 보고는 적절치 않기 때문에 연역적, 두괄식의 보고가 타당하다. 핵심결론을 먼저 말함으로써 주의를 환기시키고, 관심을 유발시킬 수 있기 때문이다. 나아가 상사는 보고자가 겪은 업무상황을 이미 과거에 겪었기 때문에 상사가 알고 있는 내용을 상술하는 보고는 높은 점수를 얻기 힘들 것이다.

상관과 상사로 하여금 질문을 하게끔 하는 보고가 최고의 보고이다. 일단, 흥미유발에 성공한 보고이고 상관과 상사의 경험과 지식에 비추어 볼 때에도 시간과 에너지를 소비해서 더 들어볼 필요성을 느끼게 한 것이기 때문이다.

상관이나 상사가 질문으로 던진 내용이 보고자가 미처 생각하지 못 했던 내용일 경우, 보고자는 당황할 수 밖에 없는데, 이런 때에는 '그 문제에 대해서도 고민을 안 한 것은 아닙니다만, 시간을 더 주시면 더 검토하겠습니다. 지금은 준비된 보고를 마칠 수 있도록 해 주십시오'라고 위기를 모면하는 센스도 발휘해야 한다.

보고는 짧은 순간에 나를 상사에게 인정받을 수 있는 기회

#4 찰나가 운명을 바꾼다

사람을 평가하거나 누군가의 마음을 얻는데에는 오랜 시간일 걸릴 수 있다. 그러나, 어떤 관계에서는 짧은 순간에 이같은 과정이 이루어진다. 특히, 조직생활이나 직장생활 속에서는 짧은 순간에 인상깊은 보고가 상관이나 상사로 하여금 보고자의 이미지를 각인시킬 수 있는 기회가 될 수 있다.

준비된 요약, 냉정한 검토와 자기만의 의견제시

#5 보고를 잘 하기 위해서

일단, 피보고자의 입장에서 보고서가 작성되어야 한다. 지루하고 다 아는 내용의 보고는 할 필요가 없으므로 과감히 생략한다.

해당 사실과 업무에 대해 면밀히 검토한 후 요약에 요약을 거듭해 핵심만을 추출해 내고, 이를 어떤 상황에서 보고할 것인지에 대해 이미지 트레이닝을 해야 한다.

반드시 자신의 의견을 제시하여야 하고, 의견제시의 근거와 논거를 달아야 한다. 그와 같은 결론을 얻은데에는 보고자의 냉철한 판단과정을 거쳤음을 나타내는 순간이다.