칭찬받는 보고서 작성법

보고서 내용 작성의 기본원칙/ 대통령 보고서

1. 보고 목적에 적합한가?

○ ‘훌륭한 보고서’는 보고하려는 목적이 무엇인지 분명하게 드러나야 하며 보고서 전체 내용도 보고 목적과 취지에 잘 부합해야 함

- 이를 위해, 보고서에서 다루려는 이슈와 주제가 수요자에게 충분히 가치 있는 내용인지에 대해 우선 검토 필요

○ 수요자가 보고자의 보고 목적과 주제에 대한 공감을 위하여 보고서의 주제와 이슈에 대해 충분한 검토가 요구됨

2. 보고 내용이 정확한가?

○ 작성자의 이해관계 및 선입견을 배제하고 모든 관련 사실을 확인․ 재확인하여 수요자의 정확한 판단에 도움이 되도록 작성해야 함

※ 단편적이거나 특정 부서의 의견만을 반영하지 않고, 과거 사례 및 타 부서 의견 등을 포괄적으로 검토

○ 보고 취지나 보고 배경, 추진 경위나 정책 이력을 정확히 기재하고 출처가 분명한 자료 인용 및 근거 마련에 주의를 기함

○ 최대한 확인하고 또 확인해서 정확한 내용을 담아 보고해야 훌륭한 보고서

3. 보고서를 간결하게 정리했는가?

○ 보고하려는 내용과 취지가 간단․명료하게 드러난 보고서가 훌륭한 보고서

- 이를 위해 내용과 구성이 산만하지 않도록 최대한 간결하게 작성해야 하며 보고서에 너무 많은 내용을 담으려는 욕심 자제

※ 가능한 육하원칙에 의거해 작성하고, 불필요한 미사여구나 수식어, ‘극히’, ‘매우’ 같은 부사의 남용을 자제하고 과장된 표현은 지양

○ 명료한 어휘를 사용하되, 단어의 과도한 압축적 사용으로 본래의 뜻이 왜곡되지 않도록 유의

※ 바람직한 보고서 문체로 ‘서술형 개조식’을 권장, 이는 서술식으로 조사나 부사를 충분히 사용하되 ‘~하였음’ 형태로 문장을 끝맺음

○ 짧고 간략하면서도 보고하는 사람이 하고 싶은 얘기나 목적을 충실히 담은 보고서가 훌륭한 보고서

4. 보고서를 이해하기 쉽게 썼는가?

○ 가장 훌륭한 보고서는 추가 설명을 따로 하지 않아도 이해할 수 있게 작성된 것으로 수요자의 눈높이에 맞춰 작성된 보고서

- 따라서, 전문용어나 어려운 한자, 불필요한 외래어 등을 지양하고 꼭 필요한 때는 괄호로 설명을 덧붙이는 것이 좋으며

- 보고서 중간에 적절하게 예시나 사례를 제시하고 그래프나 그림은 보고서를 다채롭고 풍성하게 할 수 있음

○ 보고서를 어렵게 쓰는 것은 쉽고, 쉽게 쓰는 것이 오히려 어려움

- 보고서를 쉽게 쓰려면 보고서 작성자가 보고 내용을 충분히 이해하고 소화하고 있어야 하며, 보고하는 사람이 이해하지 못한 내용은 보고 받는 사람도 이해할 수 없다는 것을 명심

5. 완결성을 갖췄는가?

○ 완결성을 갖춘 보고서란 그 보고서 자체만으로 더 이상 추가적인 보고 없이 의사결정을 할 수 있도록 완성도가 높은 보고서

○ 이를 위해, 보고서 작성 후 최종 보고 전에 보고받는 사람의 입장에서 의문사항을 체크해 보고, 보고서가 이에 대한 해답을 제시하고 있는지 점검

6. 적절한 시점에 보고했는가?

○ 사안의 성격이나 수요자의 요구와 상황 등을 고려하여 ‘최적의 시점’을 선택할 것

- 구두로 간략히 보고하고 나서 수요자의 반응을 감안하여 최적의 보고 시기를 선택

○ 단, 행사계획과 같은 보고서는 행사 전날 보고하는 것이 최적

- 내용이 많고 참고자료로 올리는 보고서인 경우 필요 시점보다 여유롭게 시간을 두고 보고해도 무방

- 부득이하게 너무 일찍 보고서를 올렸다면 내용을 추가로 보완해 주의를 환기하는 보고를 하는 것이 좋음