[업무] 보고자료 작성법
경영진 보고자료 작성법
업무에서 "읽는 이에 맞는 보고자료를 작성하는 능력"은 매우 중요하다. 팀장 / 본부장 / 경영진으로 갈수록 사업의 뷰는 넓어지고, 하나의 사업분야에 대한 이해도는 감소한다. 본 글에서는 시간이 부족한 경영진을 대상으로, 빠른 시간 안에 중요한 사업적 판단을 내릴 수 있는 보고서를 작성하는 방법을 알아보자.
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1. 메시지 단위로 전달한다.
경영진에 전달할 핵심 내용은 문장형의 제목으로 작성한다. 메시지로 기억될 수 있어야 한다.
예를 들어 한 식품 프랜차이즈 업체에서 월간 사업현황을 보고한다고 가정하자.
주요 지표는 점포수, 월 매출, 월 매출총이익(=GP)이며, 세부 지표로는 점포당 월 매출 정도가 있다. 아래 두 개의 보고자료를 비교해보자.
예시 1번. 2021년 6월 월간 사업보고
점포수 (월말 기준)
신규 30개 추가된 200개 (달성률 120%)
매출
당월 62억 원, YTD 280억 원 (달성률 120%)
매출 초과 달성 원인 : 점포 확대 초과 달성으로 인함
GP
당월 19억 원, YTD 전월대비 20% 증가
당월 GP 증가 원인 : 재고관리 최적화로 점포당 월비용 전월대비 15% 감소했기 때문
참고. 달성률은 2021년 기 보고된 사업계획 대비로 계산
예시 2번. 2021년 6월 월간 사업보고
월말 점포수는 신규 30개 추가된 200개 (달성률 120%)
6월 매출 당월 62억 원, YTD 280억 원 (달성률 120%) - 점포 확대 초과 달성으로 매출 초과 달성
6월 GP 당월 19억 원으로 전월대비 20% 증가 - 재고관리 최적화로 점포당 월비용 전월대비 15% 감소
참고. 달성률은 2021년 기 보고된 사업계획 대비로 계산
예시 1번은 제목을 명사형으로 달았고, 2번은 제목을 메시지로 요약했다는 차이가 있다. 경영진 입장에서 더 기억에 남을 보고서는 2번이다. 주요 지표 성과와 사업운영 이슈를 (점포 확대 초과 달성, 재고관리 최적화 등) 엮어 설명함에 따라서 더 잘 기억되는 보고서를 작성할 수 있다.
이때, 압축된 메시지로 내용을 전달하다 보니 의미가 불분명해지는 경우도 있다. 메시지가 중요한 것 위주로 내용을 정확하게 전달하고 있는지, 잘못 선택된 단어는 없는지 꼭 다시 확인해야 한다.
2. 중요한 숫자는 각인되도록 한다.
중요한 숫자는 각인되도록 한다. 한번 보고된 숫자는 반복해서 언급한다.
예를 들어 위의 식품 프랜차이즈 업체의 경영진이 기억해야 하는 주요 숫자는 무엇일까? 전체 사업규모에 대한 숫자와, 단위당 (여기서는 점포 1개당) 사업구조를 이해할 수 있는 숫자이다. 이번에도 아래 두 개의 보고자료를 비교해보자.
예시 A번. 2021년 6월 기준 사업규모 및 구조
전체 사업규모 : 점포수 200개, 총매출 월 62억 원, 총 GP 월 19억 원
점포 단위 사업구조 : 점포당 매출을 월 3,200만 원, GP 월 950만 원
예시 B번. 2021년 6월 기준 사업규모 및 구조
전체 사업규모 : 점포수 200개, 총매출 월 62억 원, 총 GP 월 19억 원
점포 단위 사업구조 : 점포당 매출 월 3천만 원, 점포당 GP 월 1천만 원
예시 A번은 점포 단위 매출, GP가 정확하기는 하나 기억하기 어렵다. 반면 B번은 기억하기 좋은 형태로 숫자를 정리했기 때문에 경영진들에게 더 쉽게 사업구조를 각인시킬 수 있고, 사업적인 판단을 내리기에 용이하다. 만일 2021년 7월, '거리두기로 인해 점포당 월 매출이 35% 감소하였다'는 추가 보고가 있다고 하자. 예시 B번을 보고받은 경영진이라면, '점포당 월 매출이 1천만 원 감소하여, GP는 0 언저리가 되었구나' 하고 빠르게 상황판단을 할 수 있을 것이다.
또한 경영진에는 반드시 같은 숫자로 이야기해야 한다. 만일, 2021년 6월 기준 점포당 월 매출은 3천만 원, 2021년 6월까지 누계 기준으로는 2.5천만 원이라고 하자. 경영진에 이미 3천만 원이라고 보고되었다면, 이후에 커뮤니케이션은 3천만 원을 기준으로 한다. 만일, 2021년 7월, 점포당 월 매출이 1천만 원 감소했다면, 매출 35% 감소 (3천만 원 기준 35% 감소, 2.5천만 원 기준 40% 감소)라고 보고되는 것이 맞다.
경영진 보고자료 작성법에 대해서 간단히 살펴보았다. 외에 팀 내, 본부 내에서 사용될 보고자료 역시 내용의 디테일함만 다를 뿐, 읽는 이에게 전달하고자 하는 메시지 위주로 + 정리된 숫자로 보고한다는 점에서는 동일하다. 작년 신사업기획팀에서 좋은 팀장님을 만나 보고자료 작성법을 훈련할 수 있었다는 점에서 참 운이 좋았다는 생각을 한다. 심바께 진심으로 감사드립니다.
