홍보맨의 일과 삶
언론홍보 담당자라면 기자의 연락을 참 많이 받을 것이다.
기자의 전화 대부분은 취재를 위한 추가 질의나 자료요청일 때가 많다.
기자의 전화를 받을 때는 몇 가지 챙겨야 할 사항이 있다.
전화야 그냥 받으면 되지 잘 받는 법이 있을까 싶다마는 이 다섯 가지만 잘 챙겨도 중간은 간다.
언론홍보 업무를 하면서 자연스레 체득한 내용들이다.
하나. 정중함
기자의 전화를 받을 때 정중한 자세는 기본이다. 기자들은 우리 기관의 정책이나 사업에 대해 궁금해서 전화를 하는 경우가 많다. 기관의 입장에서는 감사할 일이다.
뭐가 됐든 기관에 대한 기자의 관심에서 정책홍보는 시작되기 때문이다. 기자는 보통 자신이 궁금한 사항을 빠르게 이야기하신다. 마감 시간을 앞두고 급하게 전화를 하시는 기자도 있고, 좀 여유를 두고 전화를 하는 기자도 있다. 공통점은 어쨌든 ‘질문’을 가지고 있다는 것이다.
이런 기자에게 친절하고 정중한 응대는 기본이다.
둘. 기자가 하는 질문의 의도와 맥락을 파악하기
이때 필요한 자세는 경청이다. 기관의 정책이나 사업에 대해 사전 조사를 하고 전화를 하는 기자들이 많다.
추가로 확인해야 할 사실이 있거나 이미 머릿속에 그려놓은 기사에 맞는 담당자 멘트를 따기 위해서 전화를 경우도 있다.
어떠한 점이 추가로 궁금한지 잘 들어야 한다. 그리고 그러한 질문의 의도가 무엇인지, 어떠한 맥락(긍정보도인지 부정보도인지)에 방점이 찍혀서 하는 질문인지 들여다볼 필요가 있다. 기관에 우호적인 관점에서 취재를 하고 있는지, 부정적인 관점에서 취재를 하고 있는지 파악해야 한다. 종류에 따라 언론대응 방법이 달라질 수 있기 때문이다.
이러한 자세는 언론대응 업무에 대한 경험이 좀 필요한 부분이다. 여러 번 기자의 전화를 받다 보면 기자의 질문 어조나 목소리 상태에서 부정보도일 것이라는 촉이 올 때가 있다. 이 촉은 무시 못한다.
셋. 서면으로 질문을 받고 서면으로 답변드리기
사실 전화로 기자의 질문을 듣다 보면 잘 안들리거나 잘 이해가 되지 않을 때가 있다.
기자의 입장에서도 낯선 정책이나 사업이라 잘 모르는 부분이 있기 때문에 질문의 내용이 명확하지 않을 때도 있다. 이런 경우에는 이메일 주소를 알려드리고 서면으로 질문을 받는 게 좋을 수도 있다.
전화로 하면 정돈되지 않은 답변 때문에 의도치 않게 답변이 전달될 수 있다.
오히려 관련 부서의 검토를 통해 정확한 내용을 정리해 서면 답변서를 준비하는 것도 필요하다.
넷. 녹음될 수 있다는 점을 알고 기관의 입장을 정리하여 신중하게 말하기
어떠한 경우에는 기자가 바로 담당자 코멘트를 받고 싶다고 요청하는 경우도 있다. 이런 말을 하지 않고 속사포처럼 질문하며 원하는 답변을 얻으려는 기자도 있다. 이럴 때는 좀 주의해야 한다. 내가 무심코 뱉은 말이 기관을 대표하는 공식 입장처럼 나갈 수 있기 때문이다. 나의 멘트는 기자에 의해 녹음될 수 있다는 점을 명심해야 한다.
기자에게 바로 답변드리기 어려운 내용은 기자에게 양해를 구하고 담당부서 확인 후 답변을 드리겠다고 말씀드리면 된다. 간단한 답변은 기자에게 다시 전화를 걸어 차분하게 답변드리면 된다. 좀 내용이 길 경우 앞서 말했듯이 서면으로 작성해 기자의 메일로 답변드리면 된다.
다섯. 기자의 소속과 성명, 연락처, 이메일 주소를 여쭤보기
기자의 전화를 받다 보면 의외로 소속과 연락처, 이메일 주소를 물어 보지 못하고 전화를 끊게 되는 경우가 많다. 기자가 처음에 전화를 걸어올 때 소속과 이름을 빠르게 말하는데 발음이 명확하지 않을 경우 잘 들리지 않을 때가 있다. 그러다가 기자와 통화를 하다 보면 소속과 이름이 생각나지 않아 다시 전화를 하게 될 수 있다. 그러니 기자와 전화할 때는 차분하게 필요한 정보를 요청하면 된다. 종종 기자의 명함을 받아 관리하기도 한다.