효율적인 시간관리왕 프리랜서로 프로 일잘러 되기
일 잘하는 프리랜서들의 노하우
올해 프리랜서 시리즈의 첫 글이라니. 무척이나 보고 싶었습니다-
올해도 프리랜서 정착기 글에 찾아와 주신 걸 환영합니다~~~~~~~~정신없는 일과는 물론이거니와, 이번 달부터 사부작사부작 준비하고 있는 것이 있는데요. 그것은 바로~~~~
작년 개설한 <프리랜서로 살아남기> 온라인 강의 내용과 블로그의 내용을 섞어 기똥찬 전자책을 준비하고 있습니다.(야호~~)
전자책 발행 이전, 거진 6개월 동안 미루어 마무리 짓지 못한 프로 일잘러 시리즈의 마지막, <효율적인 시간관리왕>의 이야기이다.
그래서 이번 시리즈는 <프로 일잘러 시리즈>이다.
센스 있는 소통왕 프리랜서로 일잘러 되기
효율적인 시간관리왕 프리랜서로 일잘러 되기
적게 일하고 돈 많이 버세요~~~~~~ 까지는 장담 못하겠지만, 주어진 시간 안에 능력을 최대치로 뽑아낼 수 있는 프리랜서의 업무 구조화 방법에 대해 다뤄보고자 한다.
세상에서 가장 좋아하는 말: 빨리 집에 가!만족스러운 아웃풋으로 세상 빨리 침대로 눕는 효율적인 시간 분배왕은 어떠한 구조화를 가지고 있을까?
효율적인 업무 분배를 위한 얻기 위한 시간관리의 방법을 세 가지로 나누어 다루고자 한다.
일과표 작성으로 업무의 우선순서를 분별해 보자
나만의 업무 프로세스를 만들어 보자
시간적 멍청비용을 줄일 나만의 회고록을 작성해 보자
시간분배의 스킬1
일과표 작성으로 업무의 우선순서를 분별해 보자
단 1분이라도 누워있고 싶고 컴퓨터의 전원을 끄고 싶은 우리에게 가장 필요한 능력은 우선순위를 분별할 줄 아는 능력을 키우는 것이다. 우선순위는 업무 시간을 줄이는 데 막대한 영향을 끼친다. 극성수기 시즌 중, 어떠한 프로젝트가 반드시 해야 할 일이지만 마감기한이 널널하다면 하루의 시간 속 100%를 할애할 필요가 없다. 5%를 꾸준히 마감 전까지 매일 진행을 하던가, 추후 짧은 기한을 정해 하루 중 40%씩 업무를 처리해도 된다. 하루라는 100%에서 가장 급박한 업무 하나만 100%로 채울지, 하나를 70%를 채우고 두 번째 과업을 20%, 세 번째 과업을 10%로 채워 병행할지 구분하는 것이 바로 우선순위에 대한 활용법이다.
특히나, 외주를 받는 프리랜서는 급작성이 매우 잦고 범위가 넓은 편이다. 마감기한이 갑작스레 당겨지거나 늘어나지기도 하며, 그 사이 틈으로 새로운 업무가 수두룩 들어서기도 한다. 일은 미리 하는 것보다 나중에 닥쳐서 하는 것이 나은 일이 있기도 하며, 당장 눈앞에 해치우는 것에만 집중하다 보면 추후에 놓치는 작업들이 생길 때도 있다.
<우선순위>하면, 너무나 유명한 그림표인 아이젠하워의 매트릭스로 살펴보면, 매일같이 이 표를 그려가며 적용하는 일은 시간적으로 쉽지가 않다.
아이젠하워의 매트릭스
그렇담 당최 어쩌란 말입니까!!!!!!!!!!급작성이 잦은 프리랜서에게 필요한 능력은, 우선순위를 분별해 낼 수 있는 습관을 들이는 것이다.
그 습관을 만들 수 있는 것이 바로 일과표를 작성하는 것이다. 전반적인 프로젝트 중간점검 일, 마감일을 체크하는 일정표가 아닌, 매일매일의 일과표가 필요하다는 뜻이다.
하루의 일과표를 작성하기 전, 이번 한 주의 꼭 마치어야 하는 일과표를 먼저 나열해야 한다. 다음 주를 미리 당겨 쓸 필요는 없다. 담주가 또 어떻게 될지 모르니 한 주 분량만 간단히 리스트화한다. 그리고 매일의 일과를 대강적으로 작성해 두고, 당일마다 무엇을 해야 하는지 업무를 분과하는 것이다.
필자는 미팅 및 마감기한은 구글 캘린더 / 프로젝트 정보 분별은 노션 / 하루 및 일주일 일과표를 수기로 작성하는데, 아래는 하루 및 일주일 일과표 예시이다.
한 주 / 하루 일과표이것이 반복이 되면 자연스레 습관이 되어 굳이 순위를 매기지 않아도 자연스레 머리에 인식이 되어 급작스러움이 잦은 프리랜서 하루 일과를 유동성 있게 분별이 가능해진다.(실제 일과표에 화이트 수정이 잦다.) 그래서 갑작스러운 상황이 와도 당장 해야 할 업무를 현재의 상황에 따라 언제든 뒤바뀔 때 발 빠른 우선순위 재정립이 가능해진다.
해당 부분은 하루아침에 완성되는 것이 아닌, 일과표를 지속 작성하며 우선순위를 세워보는 습관과 그것이 성공함을 이루었을 때 데이터가 쌓여 직감으로 변화하기 때문에 반드시 놓치지 않았으면 한다.
시간분배의 스킬2
나만의 업무 프로세스를 만들어 보자
프리랜서는 1인 기업이다. 프리랜서가 아닌 이들은 '혼자서' 일 한다고 생각하지만, 업무의 반절이 소통이며 기관∙기업 혹은 고객∙독자라는 중간 혹은 끝에 서 있는 클라이언트의 피드백을 수용하며 기획의도에 맞게 결과물을 만들어가는 협업자이다.
기업은 구조가 필요하다. 기업의 구조는 기업의 가치관에 구조가 맞혀져 있어 따라가기만 하면 된다는 장점과 반대로 맞지 않아도 수용해야 한다는 단점이 있다. 프리랜서는 부딪힘을 통한 시간의 수용이 필요한 단점이 있지만, 나의 Fit에 적합한 업무 환경을 자유로이 만들어내는 장점이 있다.
외주를 받는 프리랜서인지, 순수 창작자인지, 장기 계약성의 프리랜서인지 성격에 따라 다르겠지만, 공통적으로 모두에게 필요한 내용을 세 가지로 나누었다.
1. 업무에 필요한 서류 및 템플릿 보유
2. 나만의 연락 규칙 세우기
3. 휴일은 남는 시간이 아닌, 의도적인 분리로
1. 업무에 필요한 서류 및 템플릿 보유
필자의 경우, 외주를 받기에 명함 / 견적서 / 계약서 양식을 가지고 있다. 26년이 되어 더 나은 가독성과 전문성을 위해 업데이트한 부분도 있다. 해당 부분의 에시는 아래와 같다.
*견적서 및 계약서 pdf의 양식은 저의 온라인 강의 수강생일 시 무료로 배포해 드리고 있습니다 :)
이외 디자이너 특성상 웹 포트폴리오와 pdf 포트폴리오를 상시 업데이트한다. 웹 포트폴리오의 경우 3~4개월 주기로 업데이트를 하고, pdf는 1년에 한 번 업데이트를 한 후 프로젝트에 따라 필요시 내용물을 변경하여 제공하고 있다.
기록의수록 웹페이지
기록의수록 pdf 포트폴리오웹 포트폴리오는 논코딩 기반의 webflow*로 직접 웹 제작+디자인을 하였으며, 매해 웹플로우 운영비 + 도메인값 포함 25만 원 정도 운영비를 지불하고 있다. 더불어 책자 작업이 많아 기관 측에서 실물 책자가 있을 시, 외주 사진 스튜디오를 활용하거나 없을 시 직접 제작한 목업 템플릿으로 포트폴리오 업데이트에 최대한 시간을 줄이고자 한다.
*webflow의 경우, 논코딩 기반툴 중 난이도가 있는 편이라 손쉽게 사용을 원한다면 아임웹 / 윅스 / 어도비 포트폴리오 활용을 추천드립니다.
추가로 나 같이 결과물이 있는 외주를 하는 프리랜서일 경우, 전문성을 높이고 싶다면 최대한 실물 작업물로 사진 외주를 받아 포트폴리오를 꾸리는 것이 가장 클라이언트가 신뢰할 수 있는 방향이다.
2. 나만의 연락 규칙 세우기
문의 및 협업을 새롭게 받고, 클라이언트가 원하는 결과물을 만들어 내기 위해 소통이 지속된다. 필요시, 미팅도 참여해야 하며 업무가 굉장히 바쁠 때는 이곳저곳에서 급한 수정 요청 및 문의가 한 번에 몰려들어와 업무를 진행하지 못하고 연락만 받다 1시간이 훌쩍 지나기도 한다.
연락에 대한 응대가 바로 필요한 경우도 있고, 추후에 해도 되는 경우가 있기에 나에게 적합한 업무 규칙을 만들어 내야 한다. 이는 규칙이 없이 자신의 업무 효율에 가장 능한 방법을 이것저것 시도해 보며 세우면 된다. 필자 같은 경우에는 아래와 같이 연락 규칙을 세웠다.
마감 기한이 현시점 가장 급한 업무 연락 및 응대를 1순위로
유선 연락보다 메일로 소통할 수 있도록
여러 곳에서 유선연락이 지속 와 업무를 진행할 수 없을 시에는 업무를 일단락 마치고 한 번에 연락 응대 (2-3시간 내외)
지속적인 메일 및 유선 연락이 오갈 시, 외부 미팅 시에는 가능하다면 미리 사전 고지
특히나, 메일 소통을 강조하는 이유는 유선 연락에서 정말 급한 연락과 안 급한 연락이 구분이 될 수 있다. 기본 소통은 메일로, 급한 연락은 유선연락으로 부탁하는 것이 가장 베스트이지만 안 지켜지는 부분이 많긴 하다. 그래도 최대한 당부하고 지키려고 하고 있다.
3. 휴일은 남는 시간이 아닌, 의도적인 분리로
프리랜서는 일이 언제 이렇게 성행이 될지 모르기에, 불안으로 쉬지 못하고 일에 매달려 살게 될 확률이 매우 높다. 프리랜서를 지속하고 싶다면, 체력과 멘탈 관리는 필수이다. 일하고 남는 시간을 쉬기보다는, 의도적인 휴일을 지정하여 쉬는 것이 매우 중요하다.
필자는 아래와 같이 휴일 및 휴가 시간을 지정하였다.
극성수기 제외 주말에는 업무 진행 X
약속 및 개인 일정 / 대면 미팅 필요시 평일에 1번 반차 적용 후 남은 평일에 야근으로 진행
매해 2-3주 이상의 해외여행 (+어쩔 수 없는 업무 동반은 필요)
시간분배의 스킬3
시간적 멍청비용을 줄일 나만의 회고록을 작성해 보자
프리랜서로서 나만의 업무 순위를 매기는 데 익숙해지고, 구조화하는 데도 어느 정도 틀이 맞추어진 것 같다면, 마지막으로 중요한 하나는 같은 실수를 하지 않는 것이다.
구조를 만들어 내는 과정에서, 때로는 업무를 진행하고 소통을 하는 과정에서, 결과물을 배출해 내는 과정에서 어쩔 수 없이 실수를 마주하게 된다. 실수는 나쁜 것이 절대 아니다. 그렇지만, 지속적인 업무 실수는 업무의 딜레이를 만들어 낼 수 없다. 그래서 우리에게 필요한 것은 이 실수를 반복하지 않는 것이다.
실수를 반복하지 않기 위해서는 '인지'가 필요한데, 바쁨이 찾아오면 우리는 인지를 당연히 놓칠 수밖에 없다. 인지를 붙잡을 수 있는 방법은 머릿속의 되새김도 좋지만 가장 직관적인 '기록'의 행위를 하는 것이다.
필자는 노션을 통해 매해의 회고록을 분리해 놓았다. 그곳에 프리랜서로서 실수나 새로운 위기 경험, 어려운 이슈가 있을 시 바로바로 작성해 둔다. 1차적인 기록에는 문법과 앞뒤 문장 신경 안 쓰고 날 것으로 작성한다. 그리고 한 해가 지나고 프리랜서의 성장 범위와 도전들을 정리하기 위해 회고록을 블로그에 작성하는데, 이때 모아둔 한 해 회고록의 문장들을 정리하여 발행한다.
<필자의 회고록 작성법>
상황 발생 시, 노션을 통하여 즉각적인 기록(교정교열 신경 X)
해마다 모아진 기록의 내용을 정리하여 블로그에 회고록 발행
어떠한 글을 써야 할지 모르는 이들을 위해 온라인 강의에서 예시와 함께 회고록 양식 템플릿을 직접 제작하기도 하였다.
*전체 회고록 양식은 저의 온라인 강의 수강생일 시 무료로 배포해 드리고 있습니다 :)
9번까지 있는 노션 회고록 양식필자의 간증으로 #업무의 우선순위 #나만의 업무 구조화 #나만의 회고록 이 세 가지가 습관이 되고 정리가 되고 나서부터 같은 시간 대비 업무를 전보다 빠르게 마치고 있다. 그만큼 시간적 효율이 생기다 보니 업무 소화량이 커져 초창기 때마다 프로젝트를 늘려 돈을 더 벌리고 야근을 똑같이 하고 있긴 하다.
그래도 돈을 더 벌면 되지 않겠습니끄아~~~~~~시간의 효율성은 매우 중요하다. 삶에서 완벽한 효율을 낼 수 없겠지만, 자유롭게 조정이 가능한 프리랜서의 업무에서 만큼은 시간을 벌어 사이드프로젝트를 하거나 프로젝트를 더 받거나 혹은 휴식을 함께 취해보자고요!!
프리랜서 삶 아이 좋아~~~~~~~~프리랜서로 살아남는 더 자세한 꿀팁은 <클래스101>에서도 만나보실 수 있습니다 :)
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