RFQ, 단순 견적 요청이 아닌 기업 경쟁력의 시작
RFQ 실전 가이드
모든 비즈니스는 크고 작은 ‘구매’에서 시작됩니다. 스타트업이든, 수십억 원 규모의 중견기업이든, 최적의 구매결정이야말로 기업 성장의 토대임을 현장에서 수없이 경험했습니다. 특히, 합리적 구매의 첫 단계는 곧 'RFQ(Request for Quotation, 견적요청)'이고, 제대로 된 RFQ는 단순히 ‘가격 비교’ 이상의 가치를 만들어냅니다.
1. ‘좋은 견적’은 정확한 RFQ에서 시작된다
어떤 견적을 받느냐는, 얼마나 정확하고 명확하게 요구사항을 정리해 RFQ를 보내느냐에 달려 있습니다. 다음과 같은 정보는 반드시 문서로 상세하게 남겨야 합니다.
필요 사양: 구체적인 기술적/품질적 기준
수량: 정확한 숫자 및 변동 가능성
납기: 목표 일자와 유연성 여부
결제 조건: 지불 방식 및 기한
품질 조건: 검사 및 품질보증 기준
실무 경험상, 사양이 불분명하거나 모호한 RFQ가 돌면 업체마다 각기 다른 이해로 견적이 오고, 제대로 된 비교 자체가 어려워집니다. 모든 업체가 동일한 기준에서 시작할 수 있도록, inbound Q&A는 꼭 기록 및 공유하세요. 결국 부정확한 RFQ가 잘못된 업체 선정을 부릅니다.
2. 숫자에만 매몰되지 말 것: TCO(총소유비용) 관점의 비교
여러 업체로부터 견적서를 받으면, 많은 이들이 가장 저렴한 단가를 먼저 찾게 됩니다. 하지만 진짜 중요한 건 '최저가'가 아닌 '최적가'입니다. 단가만 보면 유리해 보여도, 불량률·A/S·물류 등 숨겨진 비용까지 감안하면 결과가 달라집니다.
예시:
품질, 서비스, 공급의 안정성까지 포함한 TCO(Total Cost of Ownership) 분석이 필요합니다. 실제로 장기적으로는 단가 높은 업체가 더 경제적일 수 있죠.
3. 공급사 선정, 어떻게 공정하게 할 것인가
가격만으로 판단하지 않기 위해, 저는 아래 기준을 중심으로 공급사 평가표(Scoring Matrix)를 만듭니다.
가격(30%)
기술력·품질능력(20%)
공급망 리스크 관리(15%) – 공급 다변화 여부, 재고 상황 등
신속한 커뮤니케이션 및 대응력(15%)
과거 거래 이력, 서비스 경험(20%)
이처럼 정성적 항목을 정량화하면, 한 사람의 ‘감’에 의존하지 않고, 데이터로 말할 수 있습니다. 특히 최근엔 공급망 리스크 관리 능력을 반드시 포함해야 합니다. 단일 공급처 리스크에서 벗어나기 위한 다변화 전략 여부가 핵심입니다.
4. 투명한 기록, 다음 RFQ의 자산이 된다
공정하게 공급사를 선정했다면, 그 과정(평가표, 회의록 등)을 반드시 남겨야 합니다. 이는 단순히 감사를 위한 준비가 아니라, 기업 내부의 의사결정 자산이 됩니다. 이후 납품 품질이나 서비스 만족도에 대한 사후관리 기록까지 추가하면, 다음 RFQ가 훨씬 더 합리적으로 진화할 수 있습니다.
5. 결론: 프로페셔널의 구매, 프로세스가 핵심
“최저가”라는 숫자에 익숙해지기보다, 견적 이면의 위험과 가능성, 그리고 기록의 중요성을 볼 수 있어야 진정한 프로페셔널입니다. 오늘 발송하는 RFQ 한 장이, 내일 기업의 위기 대응력과 지속가능한 성장을 좌우할 수 있습니다.
결국, 견적서에는 ‘당신의 책임과 철학’이 남습니다.
� 실무자를 위한 견적서 검토 핵심 체크리스트
견적서 한 장에는 생각보다 많은 정보와 함정이 숨어있습니다. 가격표 뒤에 숨은 리스크를 걸러내고 최적의 파트너를 찾기 위해, 아래 항목들을 반드시 확인해야 합니다.
1단계: 기본 요건 필터링 (서류 검토의 첫 관문)
[ ] 요구사항 누락 여부: 우리가 RFQ에서 요청한 모든 항목(필수 서류, 수량별 견적 등)에 빠짐없이 응답했는가? (누락 시, 성의 부족 또는 조건 미달로 간주)
[ ] 견적 유효기간 확인: 견적서에 명시된 유효기간이 우리의 내부 검토 및 의사결정 기간을 충분히 보장하는가? (기간이 너무 짧으면, 불리한 조건에서의 결정을 압박하는 것일 수 있음)
[ ] 제출 양식 준수: 요청한 견적서 양식이나 파일명 등 기본적인 제출 규칙을 지켰는가? (기본을 지키지 않는 업체가 납기나 품질을 지킬 가능성은 낮음)
2단계: 가격 및 거래 조건 분석 (숫자 뒤에 숨은 비용 찾기)
[ ] Cost Breakdown 확인: 최종 금액만 있는가? 아니면 재료비, 가공비, 인건비, 일반관리비 등 비용 상세 내역(Cost Breakdown)이 제공되었는가? (상세 내역이 있어야 향후 가격 협상의 근거가 됨)
[ ] 가격 조건(Incoterms) 명확화: EXW, FOB, DDP 등 가격 조건이 무엇이며, 견적가에 포함되지 않은 추가 운송비, 보험료, 관세 등은 없는가?
[ ] 결제 조건의 유불리: 선급금 비율은 적절한가? 대금 지급 조건이 우리 회사의 자금 흐름에 부담을 주지 않는가?
[ ] 수량 변동 옵션(Volume Discount): 주문 수량이 늘거나 줄어들 경우, 단가 변동 정책이 명시되어 있는가?
3단계: 납기 및 실행 가능성 검토 (약속은 지킬 수 있는가?)
[ ] 리드타임 현실성: 제시된 납기(리드타임)가 업체의 실제 생산 능력(Capa)과 경험에 비추어 현실적인가? (지나치게 짧은 납기는 품질 문제로 이어질 수 있음)
[ ] 생산처 및 공정 확인: 제품이 직접 생산되는 공장은 어디이며, 외주 가공 등 우리가 파악하지 못한 공정이 포함되어 있지는 않은가?
[ ] 포장 및 운송 방식: 제품 특성을 고려한 포장 방식(파손, 변질 방지 등)과 운송 수단이 명확하게 제시되었는가?
4. 품질 및 기술 사양 검증 (우리가 원하는 그것이 맞는가?)
[ ] 핵심 사양(Spec) 일치 여부: 우리가 제시한 핵심 기술 사양, 재질, 규격, 허용 오차 등을 정확하게 이해하고 반영했는가? (애매한 표현은 반드시 문서로 재확인)
[ ] 품질 보증(Warranty) 범위: 무상 보증 기간과 조건은 무엇인가? 불량 발생 시 교환, 수리, 환불 등 처리 절차는 명확한가?
[ ] 인증 및 검사 서류: 요청한 품질 인증서(ISO 등)나 시험 성적서(CoC)가 유효하며, 제출 가능한 상태인가?
5. 공급사 신뢰도 및 기타 사항 확인 (함께 일할 파트너인가?)
[ ] 커뮤니케이션 품질: 견적 제출 과정에서의 질문/답변 태도나 속도는 신속하고 전문적이었는가?
[ ] 예외 조항 및 독소 조항: 견적서의 작은 글씨나 비고란에 우리에게 불리한 예외 조항이나 면책 조항은 없는가?
[ ] 실적 및 평판: 동종 업계 납품 실적이나 레퍼런스 확인이 가능한가? (필요시 레퍼런스 체크 진행)
