3명을 위한, 디자인 매뉴얼 제작기-1
ONE&ONLY 회사 내 유일한 디자이너였을 때는 매뉴얼은 굳이 필요하지 않았습니다.
제 머릿속이 가이드였고, 제 노트북이 드라이브였고, 제 눈이 디자인 컨펌이었고... 그랬었습니다.
하지만 디자이너가 2명 이상인 조직에서는 아시겠지만(디자이너가 아니어도 마찬가지겠지만), 2명이 되는 순간부터 하나의 공통된 기준을 가지고 있지 않으면, 조직이 나아갈 방향성이 달라지거나 업무의 효율이 급격히 낮아지는 게 느껴졌습니다.
폴더 트리 구성된 기준이 혹시 뭔지 알 수 있을까요?
디자이너가 2명일 때까지만 해도 각각 머릿속에 계획이나 일정을 대략 그리며 진행이 가능했고, 그도 안될 경우에는 건건 마다 매니징 하듯이 알려줄 수 있었고, 업무를 고도화 하기보단 정말 DO. 하는 데에 초점이 맞춰져 있었습니다. 늘어난 업무량을 두 명이 어떻게 빨리 쳐낼지가 더 중요했었거든요. 그래서 메신저든 구두로든 어떻게든 그 상황을 헤쳐나가기만 하면 되었습니다.
또 어떻게 보면 새로운 업무가 추가되고 분류가 바뀌고, 프로세스도 계속 변화하다 보니 매뉴얼 자체에 큰 힘을 쏟는 것 자체가 무의미했던 것 같습니다.
그러나 상황은 3명이 되고 나서부터 확실히 달라졌습니다. 특히, 신규 입사자의 질문을 통해 저는 대가리를 한데 띵- 맞은 기분이었거든요.
(당시 새로 들어온 디자이너분이 하신 질문.. 매뉴얼을 만들게 해 준 강력한 계기랄까..)사실 이미 2명이 되었을 때부터 드라이브 폴더 구분 및 분류나 파일명, 파일 형식 등이 통일화되지 않아 불편함을 느끼고 있었습니다. 당장 급하지 않았기에 나중에 시간 날 때 천천히 준비하고 짠~하면 되겠지 했는데.. 당연히 시간은 나질 않았고... 신규 디자이너는 짠~ 하고 나타났죠..
이 외에도 내부적으로 공유하거나 컨펌받는 과정에서 수정이 필요한 피드백을 듣고 있던 찰나여서 이런 부분을 정리하여 업무에 적용할 수 있는 디자인 매뉴얼을 제작하기로 했습니다.
그래서 매뉴얼은 어떻게 만드는 거지?
이미 디자인 파트 더 상단의 조직상으로 노션을 매뉴얼 목적 및 위클리 미팅 노트의 툴로 사용했기에 고민의 여지없이 노션을 선택하여 제작하였습니다. 그리고 다른 회사의 매뉴얼, 일하는 방식 등에 관련 글들을 찾아보면서 매뉴얼 구성 계획을 잡았습니다.
(해당 글을 많이 참고하였습니다. 참으로 감사한 글입니다..)
디자인 파트 매뉴얼의 가장 큰 목적은 이랬습니다.
명확한 업무 구분 및 연속성 유지
업무 정리 기준 설립 및 통일화
업무 처리 프로세스 개선
그와 동시에 디자인 파트 업무의 전사적 공유 + 업무에 필요한 관련 정보를 한 판에서 볼 수 있게 하여 이해도 및 효율성을 높이고자 하였습니다.
제일 큰 구조부터 분류하기
먼저, R&R 기준으로 크게 가지를 잡았고 실제 업무 성격과 관련 부서를 고려하여 잔가지 틀을 잡았습니다. 이렇게 잡은 큰 분류를 토대로 섹션마다 내용을 채웠습니다.
(가지치기 초안)
메인 화면은 크게 3파트로 나뉘어 있습니다. 상단에는 저희 파트끼리 공유하고 싶은(약간 배민이 일하는 법? 과 같은 일하는 방식에 대한 것을 넣고 싶었지만.. 그거까진 아직 오버라고 생각하여..^^) 간단한 공지 성 메모로 쓰고 있습니다. 그 하단에는 실무에 도움될 구조로 정리를 해보았습니다.
1. 업무 분류 및 설명
업무 분류 및 설명 업무 분류에는 디자인 파트에서 하는 모든 업무를 큰 가지에 맞게 분배를 하였고. 간단한 설명 및 업무별 상세 페이지를 만들어 해당 업무의 프로세스를 포함 관련 모든 정보를 기록해 놓았습니다.
2. 규칙 및 관련 링크
업무 필수 규칙은 저희 파트 내 동일한 기준이 필요한 규칙입니다.. 파일명이나, 파일 정리 구조 그리고 디자인 컨펌과 공유 프로세스 등 꼭 숙지가 필요한 규칙을 모아 놓았습니다. 그 외는 업무 처리에 있어 데일리로 확인이 필요하거나 수시로 봐야 하는 디자인 요청 시트, 드라이브, 아이디・비번이 모인 링크 등을 모아 업무 시 여러 페이지를 찾아야 하는 수고를 덜어 업무 효율성을 높이고자 하였습니다.
3. 기타
마지막 기타 부분에는 디자인 파트에 신규 입사자가 들어왔을 때 사용할 간략한 OT 자료와 추후에 HR 관련하여 디자인 파트에서 숙지가 필요하거나, 관련된 정보를 추가할 예정입니다. 또한 타 부서의 접근성을 고려하여, 주로 보아야 하는 디자인 관련 내용 링크를 별도 모아 두었습니다. 이후에 정리가 된 로고 가이드나, 브랜드 디자인 가이드 등을 추가할 예정입니다.
3명을 위해서 정말 필요했을까?
사실 3명 규모에서 당장은 없어도 문제없이 구두로만 소통해도 충분했을지도 모릅니다. 그렇지만 분명 규모가 더 커지면 필요했을 작업이라고 생각합니다. 조직이 커졌을 땐 더 많은 파일을 정리하고 더 많은 프로세스와 기준을 정해야 했기 때문에 더 많은 리소스가 투입되지 않았을까요...? 그걸 초기 단계에 빠르게 매뉴얼화를 시켰고, 이후에는 이 매뉴얼을 기반으로 고도화해 나가면 업무에 많은 도움이 될 거라 생각합니다.
그리고 사람이란 참으로 다양하기 때문에 같은 일을 하는 3명이더라도 기준이 없다면 나아가는 방향성이 많이 다르더라고요. 어찌 보면 3명이 있을 시기가 빠르게 잡을 수 있다는 적기라고 생각을 하여 빠르게 매뉴얼 정리를 한 것 같습니다. (개인적인 성향으로 정리가 안 되어 있는 걸 보기 괴로운 부분도 있었고요...^^)
실제 사용해 보면서 확실히 불필요한 프로세스는 정리가 되었고, 새로운 이슈가 생겼을 때도 판단할 수 있는 기준이 생겨 업무의 효율성이 높아가고 있습니다. 앞으로 불편한 점들도 파악해 가면서 더 좋은 방향을 찾아가려고 노력 중입니다.
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