유용한 업무 도구
엑셀 마스터하기
효율적인 업무를 위한 필수 도구
대학교 1학년 때는 기초 물리와 수학을 공부하였고 2학년부터 본격적으로 전공을 공부하였다. 그중에 프로그래밍 실습 시간이 재미있었던 기억이 난다. 교수님은 전공만 가르치는 분이 아니셨고 다양한 경험을 할 수 있도록 이끌어 주시는 분이었다. 팀을 구성하여 수업 전에 미리 실습을 하고 예상 결과를 준비하도록 요구하였다. 이렇게 준비된 시간을 바탕으로 수업 시간에는 과정 이상의 것을 탐구하기도 하였다. 이 수업을 통해 서로 간에 단결심을 배우고 원리도 스스로 깨쳐나갈 수 있었다.
이와 반대로 전자장 수업은 도무지 이해하기 어려웠다. 제일 앞자리에 앉아 공부를 열심히 했음에도 수업을 따라가기가 벅찼다. 만약 취업 후에 전자장을 계속 공부하고 사용해야 했다면 참 어려웠을 것 같다. 그런데 취업 전에 익혀 두어야 할 필수 분야는 따로 있었다. 일하는 분야에 따라 전공이 많이 사용될 수도 있겠지만 사무직에 종사하는 대부분의 회사원들에겐 이러한 것보다 엑셀을 잘 다룰 수 있는 것이 더 중요하다.
취업 전까지 엑셀을 한 번도 다루어본 적이 없었기에 처음엔 적잖이 당황할 수밖에 없었다. 업무에 엑셀이 많이 사용되는데 프로그램을 켜보는 것 자체가 처음이었던 내게는 상당히 힘든 일이었다.
능숙해진 엑셀
그러다 터닝 포인트가 되는 시점이 있었다. 입사한 지 3년 정도 되는 때였던 것 같다. 그때까지도 엑셀을 잘 다루지 못하고 있었다. (시간과 능숙함이 항상 정관계인 것은 아닌 것 같다.) 어느 날 사수로 있던 과장님이 이야기를 하셨다.
"경원씨, SUMIFS 함수를 공부해오도록."
(응??) "네, 알겠습니다." (굳이 왜?)
여러 생각이 들었지만 그것들을 내려놓고 공부를 하였다. 이 함수 하나를 공부한 것이 어떻게 터닝 포인트가 되었는지 잘은 모르겠지만, 이때를 기점으로 엑셀에 대한 이해도가 급격히 상승하였다.
구매부서에서는 돈을 다루는 곳이기에 숫자에 대해 굉장히 민감하다. 그렇기에 유기적으로 연결된 여러 파일들이 하나의 값을 나타내어야 한다. 그렇지 않으면 자료에 대해 신뢰할 수 없다. 이때부터 원하는 업무의 목적에 따라 어떤 함수들을 사용해야 할지 떠오르기 시작했고, 여러 함수들을 복합적으로 사용하면서 정확한 데이터 값들을 산출하였다. 그리고 얼마 뒤 팀의 실적을 관리하는 업무를 중복으로 맡게 되었고, 조금의 적응 시간을 거쳐 무난히 일을 처리해나갈 수 있었다.
유튜브 채널 개설
한 번은 아내 일을 집에서 도와준 적이 있었다. 내가 아는 것을 다른 회사원들도 다 알 것이라 생각했었는데 아내가 나만큼 잘 알지 못하는 것을 보았다. 아내는 내가 엑셀을 참 잘 다룬다고 하였다. (그러고 나서 회사에서도 엑셀을 능숙하게 다루지 못하는 사람들이 있는 것을 보았다.)
아내에게 엑셀을 가르쳐 주면서 이런 것들을 영상으로 담아 정리해 놓으면 여러 사람들에게 도움을 줄 수 있겠다는 생각이 들었다. 그래서 새벽에 출근하기 전에 일찍 일어나서 영상을 하나씩 찍고 유튜브에 올리기 시작했다. 1분이라는 짧은 시간 동안 엑셀을 배울 수 있는 컨셉을 잡았다. 아직 구독자가 적지만 여분의 시간을 잘 활용해서 여러 사람들에게 도움을 줄 수 있는 길을 계속 찾아가고 있다.
회사원들에게 있어 엑셀은 업무를 도와주는 도구이지 그 자체가 의미를 지니지는 않습니다. 도구라는 부분에 초점을 맞추어 꼭 필요한 기능들만 익힌다면 짧은 시간 안에 업무적으로 엑셀을 마스터할 수 있을 것입니다.
유튜브나 블로그를 검색해보면 엑셀을 가르쳐주는 영상과 글이 굉장히 많습니다. 이제는 어느 소수들만의 특별한 능력이 아니라 대부분의 회사원들이 다룰 수 있는 평범한 도구가 되어 있습니다. (엑셀이 만들어진 목적도 그러하다고 생각합니다.) 그래도 조금 더 유기적으로 알면 업무 시간을 단축시킬 수 있는 부분이 있습니다.
엑셀을 효율적으로 다룰 수 있는 길을 몇 가지 키워드로 요약해 본다면 아래와 같이 정리해볼 수 있을 것 같습니다.
1. XLOOKUP 함수
XLOOKUP은 오피스 365 이상의 버전에서부터 사용할 수 있는 함수입니다. 기존의 VLOOKUP, HLOOKUP을 대체하는 함수로써 더욱 직관적이고 사용하기 편리합니다. 연속적으로 수식을 걸 때 더욱 용이합니다.
XLOOKUP 함수의 핵심은 가져올 데이터의 값과 기준 축을 별도로 지정하는 것입니다. 이 부분이 연속적으로 수식을 다룰 때 많은 편리함을 가져다줍니다.
2. SUMIFS 함수
구매부서에는 여러 자료들에서 추출되는 금액의 합을 정확히 계산할 수 있어야 합니다. 이때 유용하게 쓸 수 있는 함수가 SUMIFS입니다. 필수 함수 중 하나라고 생각합니다. 다른 함수와 더불어 사용할 수 있다면 업무 효율을 많이 높일 수 있습니다.
3. 혼합 그래프
여러 엑셀 원본 데이터를 상위 보고자에게 그대로 보여주지는 않습니다. 자료가 너무 복잡할뿐더러 설명에 불필요한 많은 시간이 걸리기 때문입니다. 너무 비효율적이죠. 그래서 정리하는 작업이 필요합니다. 이때 그래프로 보여줄 수 있으면 보고를 받는 입장에선 상황을 이해하기가 빠르고 좋습니다. 하지만 그래프를 하나하나 만들려고 하면 시간이 많이 걸립니다. 만든 후 데이터가 변동되면 다시 만들어야 될 테고요.
이때 유용한 도구가 혼합 그래프입니다. 데이터가 수정됨에 따라 자동으로 그래프도 변동되어 작업의 효율성을 높여줍니다.
이 외에도 여러 가지 유용한 기능들이 있습니다. 하나하나 익혀나가면 업무를 함에 있어 많은 도움이 될 것입니다.
아직 시작 단계이지만 하나씩 엑셀을 익히는데 필요한 영상들을 업로드하고 있습니다 :)
https://youtu.be/8Vt4-WCBX8Q
