비서의 세계 5화

신뢰받는 비서는 어떻게 말할까? – 비서의 대화법

비서는 말을 많이 하지 않는다.
그 대신, 말 한마디가 큰 영향을 준다.

내가 한 말이 다른 사람의 결정에 영향을 주고,
때로는 상사의 생각을 바꾸기도 한다.
그래서 비서에게는 섬세한 말하기가 필요하다.

① 보고는 짧고 단단하게

상사는 언제나 시간에 쫓기고 있다.
말을 길게 늘어놓으면 오히려 중요한 내용이 묻힌다.

기본 공식: 결론 → 근거 → 제안

예시)

“회의는 2시에 잡아두었습니다. ○○ 본부장의 일정과 겹치지 않도록 고려했습니다. 혹시 앞당기는 게 좋으시면 말씀주세요.”

이렇게 말하면:

결정을 빠르게 내릴 수 있고

비서가 상황을 잘 파악하고 있다는 인상을 준다.

② ‘부드러운 단호함’의 기술

비서는 늘 ‘거절은 하되, 관계는 지켜야’ 한다.

요청을 그대로 수용하면 업무가 꼬이고,
무뚝뚝하게 거절하면 관계가 틀어진다.
그래서 중요한 건 단호하되, 기분 상하지 않게 말하는 법.

예시)

“이 일정은 본부장님께서 고정해두신 시간이라 조율이 어려우실 것 같습니다.”

“이 업무는 아마 부서 쪽에서 먼저 확인하셔야 할 것 같습니다. 그 이후에 제가 도와드릴게요.”

‘그럴 수 없음’을 설명하는 말을 미리 넣으면 단호한 말도 부드럽게 들린다.

③ 사과는 빠르고 담백하게

사과는 빠를수록 좋고, 짧을수록 신뢰가 간다.

“제가 확인을 제대로 못했습니다. 지금 바로 처리하겠습니다.”

핑계를 대거나, 장황하게 설명하는 순간 신뢰는 줄어든다.

사람들은 실수보다 회피에 더 실망한다.
그리고 담백한 사과는 오히려 성숙한 인상을 준다.

④ 질문은 정확하게

비서는 단순한 질문보다, 의도가 담긴 질문을 한다.

예시)
“회의는 몇 시로 할까요?”
“내일 2시와 4시가 모두 가능하신데, 선호하시는 시간대가 있을까요?”

이런 질문은:

상대방의 결정 피로를 줄여주고

비서가 능동적으로 움직이고 있음을 보여준다.

⑤ 말을 아낀다는 건, 생각을 담는다는 뜻

비서는 말을 많이 하지 않는다.
그 대신, 말 한마디에 생각과 배려가 담겨야 한다.

내가 먼저 나서지 않아도,
사람들은 그 조용한 말투 속에서 **"이 사람은 믿을 수 있다"**는 확신을 얻게 된다.

비서의 말투는 전략이다

내가 말한 것보다, 어떻게 말했는지가 더 오래 기억된다.
그리고 그 말투는 곧 나의 브랜드가 된다.

조용하지만 단단한 사람,
그게 내가 되고 싶은 비서의 모습이다.