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연재 중 응원하기 많이받고 싶다.. 꼭 04화

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by Yechan Ahn Apr 29. 2024

출판사 원고투고를 자동화할 수 있다구!?

원고 투고메일 대량발송 매크로 사용 가이드

이 글은 아래 글에서 소개한 여러 출판사에 대량으로 메일을 보내 작가님들의 원고를 투고할 수 있도록 해주는 매크로 프로그램의 사용가이드입니다.

03화 원고투고메일 대량 발송 매크로 공유한다

지금부터 일주일 간, 이 글에 댓글 남겨주신 분들께 공유드립니다! | 지난번 저의 글을 보신 분들은 아시겠지만, (아직 안 보신 분들은 보고 오셔요!) 제가 200여 군데에 출판사에 글을 보낼 때에

brunch.co.kr/@yechanahn/55

지난 일주일간 댓글로 메일 주소를 남겨주신 분들에게는 매크로 프로그램을 무료로 공유드렸습니다만, 이제는 (금액 상관없이) 응원 댓글로 메일 주소를 남겨주시면 매크로 파일을 공유드릴 예정입니다.

~~특별히 4월 29일, 오늘까지만, 이 글 댓글에 메일주소 달으시면 매크로 프로그램 공유드리겠습니다:)(마감되었습니다)~~

그럼 가이드 공유합니다.

(pc에서 실행하면서 보아야 하는 가이드라 모바일로는 가독성이 좋지 않은 점 양해해주세요)

매크로 프로그램 개요: Google Spreadsheet와 Google Script 기반의 매크로 프로그램

원래는 엑셀 파일을 기반으로 매크로를 만들어 공유하려 했으나 몇 가지 이유로 Google Spreadsheet와 Google Script로 프로그램을 다시 개발했다. 그 이유는:

첫째, 원래 썼던 매크로 프로그램을 수정하여 쓰려니 한글이 깨져서 메일이 보내지는 오류가 생겼는데, 늘 하던 대로 ChatGPT4와 열심히 해결해보려 했으나 실패했다.

둘째, 엑셀에서 Gmail을 보내려면 Gmail의 App Password라는 것을 발급받는 등 엑셀 파일에서 지메일 계정을 연동하는 과정이 필요한데 이 과정이 컴퓨터를 능숙하게 다루지 못하는 분들에게는 쉽지 않은 부분이 있었다.

위의 문제들은 사용자 분들이 구글 계정만 있으면, Google Spreadsheet와 Google Script를 사용해 더 쉬운 절차를 통해 매크로 프로그램을 쓸 수 있도록 할 수 있어서 이 방식으로 변경하여 프로그램을 새로 제작하였다.

자세한 부분은 모르셔도 되고 나도 ChatGPT4가 대부분 만들어 주어 잘 모르기 때문에 생략한다.

매크로 프로그램의 구성은 크게 다음과 같다.

1. 메일 제목 및 본문 편집 화면

2. 투고할 출판사 이메일 리스트 설정 화면

3. 300개 이상 출판사 이메일 리스트

간략하게 사용법을 기술하며 아래 추가적으로 상세하게 사용 가이드를 하겠다.

1) 매크로 프로그램은 구글 시트 (엑셀과 비슷한 구글의 웹기반 스프레드시트 프로그램) 링크로 공유된다.

2) 처음 링크에 들어가면 (아마도 구글 계정에 접속을 해야 할 것이다.) 스프레드시트가 뜨며, 사본 저장을 하여 본인의 구글드라이브에 똑같은 스프레드시트를 저장한다.

3) Macro 탭은 이메일을 보내는 내용을 설정하는 탭이다. 본인의 이메일 주소와 메일 제목, 메일 본문 등을 보내고자 하는 메일의 내용대로 수정한다.

4) Email List 탭에서는 내가 원고를 투고하고자 하는 출판사 주소 리스트업을 할 수 있다. 이 리스트에는 출판사 메일 주소와 출판사명을 기재하게 되는데, 이 데이터를 기반으로 메일을 보내게 된다. 잘못된 메일이 너무 많이 발송되는 상황을 막기 위해서 기본 설정은 한 번에 20개씩만 메일이 발송되도록 하였다.

5) 출판사리스트 탭에는 SISO출판사에서 2020년도에 내가 받았던 출판사 리스트를 공유하였다. SISO출판사에 연락을 취했으나 답변이 없어 일단 공유를 하지만 추후 SISO출판사 측에서 공유하길 원하지 않으면 언제든 이 리스트는 삭제가 될 수 있는 점 양해 바란다.

6) Macro 탭의 메일 내용 설정과 Email List 탭에서의 출판사 리스트업이 완료되면, 위의 메뉴에 Email Sender라는 메뉴에서 Send Emails라는 항목을 클릭한다.

7) 맨 처음 이 항목을 클릭하게 되면 메일을 보내는 App Script (실제 메일 보내는 프로그램 코드)를 사용 등록하는 절차를 거치게 된다. 구글 계정 로그인을 하면 앱을 사용하겠냐는 경고창이 뜨고, 고급을 눌러 진행하게 되면 이 프로그램이 내 메일 계정으로 메일을 보낼 수 있도록 권한을 주게 된다. 확인을 누르면 사용 등록이 완료된다.

8) 최초 사용등록이 된 후 다시 Send Emails 항목을 누르게 되면 현재 리스트업 된 출판사에 메일이 보내지게 된다. 최대 20개까지 보내지게 되며 다 발송이 되면 영문으로 몇 개의 메일이 발송되었는지 팝업창이 뜬다.

7) 본인 메일로 가서 보낸 편지함에 가보게 되면 보내진 메일들을 확인할 수 있다.

뭔가 복잡해 보이지만 사실은 차근차근해보면 어렵지 않다.

그러면 상세 사용 가이드를 각 차례대로 아래 기술한다.

1. 구글시트 매크로 프로그램 열기

1) 메일 상의 구글시트 링크를 열게 되면 아래와 같은 매크로 프로그램 구글시트 창이 뜬다. 혹시나 구글 로그인이 안 되어 있으면 로그인을 한다.

2) 로그인을 한 후, 파일 메뉴에 가서 사본 만들기를 클릭한다.

3) 아래와 같이 뜨면 이름을 원하는 대로 변경하고 사본 생성을 누르면 사본이 만들어진다. Apps Script라는 것이 실제 메일을 자동으로 보낼 수 있는 프로그램 코드이니 경고는 무시해도 된다.

4) 아래와 같이 사본 파일이 만들어지게 되고 전체가 로드가 되면 위의 메뉴에 Email Sender 메뉴가 생기게 된다. 최초 사용등록을 해야만 매크로 사용이 가능하기 때문에 일단 Send Emails항목을 클릭한다.

5) 그러면 아래와 같은 승인 필요하다는 팝업이 뜬다. 확인을 누른다.

6) 계정을 선택하라고 나오면 내가 메일을 발송할 구글 계정을 클릭한다.

7) 그러면 아래와 같은 경고창이 뜬다. 이 경고창은 매크로 프로그램 사본을 받을 때 App Scripts가 같이 다운로드 되어지면서 본인 계정에 새롭게 생긴 프로그램이라 아직 인증이 되지 않았기 때문에 뜨는 경고로 사용하고자 하면 아래 좌측 하단의 고급 을 누른다.

8) 고급을 누르면 아래와 같이 Multiple Gmail Sending Script(으)로 이동(안전하지 않음) 이 뜨게 되며 이를 클릭한다.

9) 그러면 아래와 같이 이 프로그램이 본인의 계정으로 실행할 수 있도록 권한 설정을 하도록 설정할 수 있다. 허용을 클릭하면 매크로 프로그램을 이용하기 위한 초기 사용 설정이 완료된다.

2. Macro 탭에서 이메일 계정 및 메일 제목/본문 작성하기

초기 사용 설정이 완료되면 이제 메일 본문을 설정해야 한다.

아래는 Macro 탭 화면이다.

1) B열에 필요한 부분들을 작성하면 된다.

2) 메일 주소는 두 번째 행에 넣는다. 본인 이메일 주소를 넣는다. 현재 로그인된 지메일 계정과 같아야 한다.

3) 메일 제목은 세 번째 행에 넣는다. C열에 설명이 있다. 입력창에서 바꾸고 싶은 부분은 바꾸되 메일에 출판사 명을 넣고 싶다면 {dynamicContent} 부분 외의 부분을 수정한다. 큰따옴표 안에서 변경해야 하며 {dynamicContent} 부분이 출판사 명으로 바뀌어 메일이 보내지게 된다.

4) 첨부파일로 원고를 보내고 싶다면 아래 첨부파일 경로 부분에 구글드라이브에 업로드된 파일을 PDF형식으로 보낼 수 있다. 네 번째 행에 구글 드라이브에 있는 파일의 ID를 넣으면 된다.

구글 드라이브에 파일을 업로드하려면 https://drive.google.com/drive/home 에 가서 신규를 눌러 파일을 업로드한다.

구글드라이브의 파일 ID는 구글드라이브에 업로드한 파일을 열었을 때의 URL 주소에서 추출할 수 있다. 예를 들면 아래 구글 문서 파일의 스크린샷과 같이 d/ 와 /edit 사이에서 확인이 가능하다. 이 부분을 복붙 하여 4번째 행에 넣으면 관련 파일이 PDF형식으로 변경되어 메일에 첨부가 되어 나가게 된다. 파일을 첨부하게 되면 메일 보낼 때 걸리는 시간이 좀 더 많이 소요되게 되는 점 참고 바란다.

5) 메일 본문 도입부는 메일 본문 시작 인사말에 출판사 명을 넣고 싶은 경우에 넣는다. 메일 제목과 마찬가지로 작성하면 된다.

6) 이메일 본문 HTML로 작성

이메일 본문은 물론 기본 텍스트로 쓸 수도 있으나 중간에 브런치북이나 브런치 프로필 링크 등을 넣고 싶을 수 있으면 더 풍성하게 나의 글에 대한 정보를 전달할 수 있기 때문에 HTML 형식으로 메일 본문을 작성하도록 프로그램을 만들었다.

HTML 코드로 작성하는 것은 나도 못하는 일이다. 대신 우리를 위해 우리가 보통 Gmail 등을 쓸 때의 메일편집기와 비슷한 HTML 편집기로 쓰면 HTML코드로 변환시켜 주는 웹서비스가 있어 여기 가서 메일 본문을 작성 후 HTML 코드를 복사하여 붙여넣기 하면 된다.

https://text-html.com/

Text to HTML Converter

Convert your visual text documents to HTML code instantly. Edit and clean your markup with a couple of clicks.

text-html.com

위의 링크를 들어가면 아래의 화면이 나온다.

왼쪽의 편집기에 있는 샘플 내용을 모두 지운 후 지메일에서 메일 쓰듯이 메일 본문을 쓴다. 이때 인사말은 위에서 이미 넣었으므로 그 이후의 메일 본문 내용만 쓴다.

샘플 수정 전

왼쪽에서 편집하고 오른쪽에 있는 코드를 복붙하는데, 붙여 넣기 할 때 주의할 점이 있다.

샘플 수정 후

아래에 B7 셀 '값 입력창'에 가서 붙여 넣기를 해야만 전체 HTML 코드가 이 하나의 셀에 들어간다. 만약 그냥 B7셀만 클릭하고 붙여 넣기를 하면 아래 셀로 쭉 HTML 코드가 여러 셀로 나눠져서 붙여 넣기가 되기 때문이다. 이 부분을 꼭 주의하도록 하자. 아래 스크린샷은 이해를 돕기 위해 기존 값입력창의 너비를 늘린 상태인 점 참고 바란다.

7) 마지막 부분은 메일 본문 도입부와 내가 쓴 메일 본문이 합쳐진 실제 보내질 메일 본문의 내용이다. 이 부분은 위의 두 부분을 작성하면 자동으로 합쳐지기 때문에 건드리지 않도록 한다.

여기까지 하게 되면 일단 메일 제목 및 본문 작성이 완료된다. 실제 어떻게 보일지는 꼭 테스트해보고 필요하면 변경을 하도록 한다.

아마도 HTML 코드 작성하여 메일 본문에 넣는 부분이 좀 생소했을 것 같은데 차근차근해보면 된다. 이 부분까지 하면 가장 복잡한 부분은 끝난 셈이다.

그럼 다음은 Email List 탭으로 가보자.

3. Email List 탭에서 출판사 메일 리스트 작성하기

Email List 탭은 말 그대로 내가 앞에서 작성한 메일을 보낼 출판사 메일리스트이다.

A열에 이메일 주소가 들어가게 되고, B열에 출판사 명이 들어가면 된다.

여기에 출판사 메일 주소 및 출판사명을 리스트업 하고 나서 프로그램을 실행하게 되면 메일이 발송되게 되는데 빠르게 발송되기 때문에 중간에 멈추기 어렵다.

나도 이번에 만들면서 테스트하다가 잘못해서 여러 군데에 (출판사들은 아니었다) 발송을 하는 실수를 하게 되었다.

따라서 꼭 본인의 이메일을 두세 개의 행에 넣고 테스트를 해본 다음에 원하는 대로 메일 제목 및 본문이 작성이 되어 메일이 보내지는지를 꼭 테스트를 하고 보내기 바란다.

그러지 않고 테스트가 되지 않은 메일이 여러 출판사에 발송이 되었을 때의 책임은 본인이 져야만 한다.

꼭 본인의 메일로 테스트를 해보고!!
실제 출판사를 리스트업 하여 메일 발송하라

경고를 했음에도 잘못해서 보내게 되는 경우 피해를 최소화하기 위해 한번에 최대 20군데에만 메일이 보내지도록 설정을 해두었다. 20군데를 보낸 후에는 다음 20개 출판사로 리스트를 업데이트한 후에 또 메일 발송을 하여 반복하여하도록 한다. 물론 10곳의 출판사를 리스트업 한 후 메일 발송을 했다면, 10개는 한 번에 보내지게 된다.

다만 이미 테스트가 끝나고 여러 번 반복해서 메일 보내기 귀찮아서 최대로 한 번에 보낼 메일 개수를 늘리고 싶은 사람은 매크로 탭에 숨겨둔 B5에 가서 숫자 20을 원하는 숫자로 바꾸면 된다. 하지만 절대 50은 넘기지 않도록 한다.

참고로 gmail은 매크로 프로그램을 통해서 하루에 보낼 수 있는 메일 갯수 제한을 100-150개 로 두고 있다. 따라서 혹시 그 이상 보내려면 24시간 후에 다시 보내면 된다.

4. 출판사 리스트 탭에서 출판사 메일 리스트 확인하기

마지막 탭인 출판사리스트 탭에는 내가 SISO 출판사에서 받았던 출판사 리스트가 있다. 2020년도에 받은 리스트라 최신 데이터가 아닌 부분은 미리 참고하여 사용해 주시면 되겠다. 메일을 통해서 공유 허락을 맡기 위해 출판사 측에 연락을 취했지만 아직 답변을 받지 못해 출판사에서 조건 없이 공유받았던 리스트를 역시나 조건 없이 공유한다. 다만 앞에서도 얘기했듯이 SISO출판사에서 만든 리스트이기 때문에 언제든 SISO 출판사에서 원하지 않으면 이 리스트는 삭제될 수 있다는 점 재차 강조한다.

5. 모든 설정이 끝난 후 실제 메일 발송하기

초기 사용설정도 완료하고, 메일도 작성하고, 이메일 발송 테스트도 하고, 출판사 이메일 리스트업도 끝냈다면 이제 메일을 발송하면 된다.

발송하기 위해서는 다시 메뉴에 있는 Email Sender - Send Emails 항목을 가서 클릭한다.

이 항목을 누르면 메일이 발송이 된다.

발송이 되는 동안 Running Scripts라는 팝업이 뜨게 된다. 중간에 취소하고자 하면 취소할 수는 있으나 이미 발송된 메일은 취소가 어렵다. 꼭 잘 확인하고 메일 발송 매크로를 실행하길 바란다.

다 발송이 되면 아래와 같이 몇 개의 메일이 발송되었는지 메일 발송이 완료되었다는 팝업이 뜨게 되고 확인을 누르면 매크로 실행이 완료된다.

이제 본인의 지메일 계정으로 가서 보낸 편지함을 보면 메일이 잘 보내진 것을 확인할 수 있을 것이다.

테스트하며 확인된 에러 메세지 1:
Invalid 어쩌구 하면서 뜨는 에러메세지는 email 주소에 문제가 있을 때 뜨는 메세지로 확인된다. 지금까지 제대로 보내진 메일들을 확인해보고 막힌 곳이 어디인지를 파악하여 혹시 메일 주소에 문제가 있지는 않은지 확인해보고 고친 다음에 다시 시도해본다. 이때 지금까지 보내졌던 앞의 리스트는 삭제한 후 메일을 보낸다.

이것으로 매크로 사용 가이드를 마친다.

혹시나 사용하다 궁금한 점 있으면 이 글에 댓글로 질문해 주시기 바랍니다만, 너무 초보적인 질문 등에는 일일이 답변하기 어려우니 이 부분 또한 미리 참고 및 양해 부탁드립니다.

혹시 이 프로그램을 통해 출판사에 투고하신 다음에 출판사와 계약이나 출판을 하게 된다면 또한 댓글로 소식을 공유해 주시면 매우 보람찰 것 같습니다:)

그럼 다음 글에서 또 만나요~ 안녕!