A.P.R.O란?
물과 같은 마음과 성장을 동시에 만족하는 GTD 폴더 분류 방식
A.P.R.O란?
일을 하다 보면 폴더 관리라는 고민에 부딪치게 됩니다.
점점 늘어나는 데이터 덕에 폴더 관리는 결코 쉬운 일이 아닙니다.
다행히 P.A.R.A 나 A.C.C.E.S.S 등 다양한 폴더 관리 시스템이 존재하며,
이러한 유용한 폴더 관리 기법들을 이용하면, 여러모로 편하게 분류가 가능합니다.
저 역시 GTD를 15년간 써오면서 저만의 폴더 분류 기법을 사용하고 있습니다.
GTD가 목표하는 물과 같은 마음을 위한 분류 방식을 차근차근 정리해 사용하고 있습니다.
스트레스 없이 프로젝트를 진행함과 동시에 다음 성장을 위한 대비를 동시에 진행해, 꾸준히 성장할 수 있는 관리 기법이기도 합니다.
분류 방식은 아래와 같습니다.
Action to Log - 행동을 위한 정보와 기록
Project Support Material - 프로젝트를 지원하는 재료들
ReUse - 내가 의도하지 않은 결과 = 부산물
Output - 내가 의도한 결과물. 프로젝트 목표
이 기법 이름은 각 분류 항목의 앞 글자를 따 A.P.R.O라고 적으며, 앞으로 전진을 위한 기법이기에 '아프로(앞으로)'라고 읽습니다.
A.P.R.O의 목적 - 물과 같은 마음이란?
데이비드 앨런이 만든 GTD의 목적은 '물과 같은 마음'이며, A.P.R.O 역시 물과 같은 마음을 목적으로 합니다.
다만, 물과 같은 마음이란 추상적인 개념이라, 사람마다 해석이 다를 수밖에 없습니다.
저에게는 '물과 같은 마음'은 아래와 같은 의미가 됩니다. 다른 분들은 어떠실지 모르겠네요
어떤 상황에 처하든 어떤 행동을 해야 할지 이미 잘 알고 있고(정보), 손을 뻗으면 행동하기 위한 도구와 재료를(재료) 휘두를 수 있도록 준비해 둔다면 어떤 상황에서도 물처럼 막힘 없이 움직일 수 있을 것이다
이를 그림으로 표현하면 아래와 같은 형태일 것입니다.
막힘없는 행동을 위해서는 행동을 위한 정보와 재료가 잘 뒷받침되어야 한다는 의미이겠죠.
우리는 미래에 어떤 행동을 할 지에 따라 행동을 위한 정보와 재료를 준비합니다.
하지만, 그 결과가 늘 예측한 대로 이루어지지 않습니다.
그렇기에 우리는 행동을 한 뒤에는 기록(정보)을 남겨, 나중에 비슷한 상황에 다시 고민하지 않도록 살펴볼 수 있어야 합니다.
또한 목표한 결과와 함께 쓰고 남은 재료들을 모아, 다음 프로젝트에 재사용할 수 있도록 보관해두어야 합니다.
위 요소들을 충분히 고려를 해야만 우리는 스트레스 없이 목표한 프로젝트를 달성할 수 있을 것입니다.
A.P.R.O는 이처럼 프로젝트를 관리하기 위한 4가지 요소. 정보/재료, 미래/과거를 중심으로 분류하고 관리하는 방식입니다.
각 항목을 살펴봅시다.
Action to Log
Action (Info)
프로젝트는 행동을 함으로써 결과를 향해 진행합니다.
그래서, 행동 계획을 미리 잡아 놓는 것이 중요합니다.
우리는 그것을 할 일리스트(투두리스트)라고 부릅니다.
장보기를 예로 들어볼까요?
우리는 장을 보기 위해 생각보다 많은 행동을 합니다.
먼저, 장 볼 항목들을 정리합니다. 다 떨어진 샴푸일 수도 있고, 저녁에 만들 요리 재료일 수도 있습니다.
마트까지 이동도 합니다. 중간중간 차도를 건너거나, 엘리베이터를 타는 등의 행동도 있겠죠.
마트에서 하나하나 담는 것 역시 행동입니다.
대부분의 어떤 행동을 해야 할지는 고민하지 않아도 이미 알고 있습니다. 마트까지 이동하는 방법, 신호등을 파란불에 건너야 한다든지 이런 것들은 딱히 별도로 관리할 정보가 아닙니다.
반면, 우리가 장바구니에 담아야 하는 리스트는 우리가 꼭 관리해야 하는 정보들입니다. 잊어버리기도 쉽고, 잊어버리면 장보기에 문제도 생기니까요.
이런 관리해야 하는 행동에 관련된 정보는 'Action'으로 분류하고 관리해야 합니다.
Log
하지만, 우리가 했던 행동 계획은 보통 원하는 대로 흘러가지 않습니다.
더 잘 해결될 때도 있지만, 보통 꼬이게 마련이지요.
장을 본다면, 내가 늘 쓰는 샴푸가 단종했다던가, 원하는 재료는 다른 마트에 판다던가
아니면 아예 마트가 문을 열지 않는 날일수도 있습니다.
어떻게 꼬였는지, 다음에 비슷한 일을 당하지 않기 위해 우리는 기록을 남깁니다.
Action과 Log는 동시에 존재하지 않는다.
왜 행동과 기록을 묶어서 관리할까요?
둘은 사실 우리 '행동'의 미래와 과거의 모습일 뿐, 사실 같은 존재이기 때문입니다.
행동하기 전의 미래라면 행동 정보, 행동한 과거라면 기록이 되는 것이죠.
정보는 Action으로부터 Log로 변화합니다. 그래서 Action to Log죠.
이 둘은 같은 요소로 분류하고 관리하는 것이 명확합니다.
Project Support Material
A.P.R.O의 두 번째 항목인 Project Support Material 은 프로젝트에 필요한 모든 재료를 말합니다.
장보기라면, 내가 사용하는 샴푸, 요리에 필요한 재료들, 장바구니 등이 재료에 포함됩니다.
이런 재료가 잘 준비되고, 명확히 파악할수록 내가 목적한 것(프로젝트)은 수월하게 진행됩니다.
마트에서 제공하는 카트, 전단지, 마트까지 가는 보도 블록, 역시 재료의 일종입니다.
내 소유는 아니지만, 내가 프로젝트에 도움을 주기 때문입니다.
Project Support Material의 분류
앞서 필요한 요소는 다양합니다. 하지만 내 것인지 아닌지, 내가 써버려도 되는지, 물질인지 지식인지, 다른 사람에게 제공되는지 등등에 따라 다시 분류할 수 있을 것입니다.
사람마다 다르겠지만, 전 아래처럼 분류합니다.
지식 - 목표를 이루기 위해 필요한 모든 지식과 정보.
리소스 - 내가 소유하고, 프로젝트에 사용되는 것
레퍼런스 - 내가 소유하지 않지만, 사용할 수 있으며, 프로젝트에 필요한 것.
장보기로 비교하면 이런 느낌입니다.
지식 - 나만의 마트 최적화 경로, 나에게 맞는 샴푸의 이름, 해당 마트의 판매 유무, 카트의 위치, 각 재료의 위치, 마트의 휴일 등
리소스 - 직접 만든 장바구니, 편한 신발,
레퍼런스 - 마트의 카트, 보도 블록
보고서 쓰기가 프로젝트라면 아래처럼 나눌 수 있을 것입니다.
지식 - 자료가 있는 사이트 주소, 보고서 쓰는 방법 노하우
리소스 - 내가 만든 도표, 외부에서 구매한 스톡 이미지
레퍼런스 - PPT프로그램, 참고할 다양한 자료들
ReUse
하지만, 프로젝트를 진행하다 보면 꼭 목적했던 결과물만 얻게 되는 것은 아닙니다.
우리는 프로젝트를 진행하며 성장하게 되며, 여기서 얻은 것들은 다음 프로젝트에 사용하게 됩니다.
저는 이것들을 ReUse라고 부르며, 나중에 재사용할 수 있도록 챙겨둡니다.
새롭게 얻은 지식
다시 사용할 리소스
다시 사용할 외부 자료, 도구들
어디서 본 것 같으시죠? 네. Project Support Material의 분류와 같습니다.
당연합니다. 프로젝트를 통해 얻은 것들은 다음 프로젝트에 사용되며 이번 프로젝트에서 쌓은 경험과 부산물들은 다음 프로젝트에서 유용하게 사용할 Project Support Material 항목이 될 수 있습니다.
재료라는 기준으로 이야기하면 Project Support Material은 재료의 미래입니다.
반면 ReUse는 재료의 과거가 될 것입니다.
프로젝트가 진행될수록 다시 사용할 재료(ReUse)는 늘어납니다.
이런 재사용 요소를 잘 관리할수록 다음 프로젝트는 더더욱 탄탄해지고, 물과 같이 흘러갈 것입니다.
이렇게 과거에 만든 것들이 미래를 위해 재사용하는 것이 A.P.R.O의 핵심 중 하나이자,
우리가 ReUse를 잘 관리해야 하는 이유입니다.
Output
프로젝트의 끝은 결과입니다. 늘 그렇죠.
GTD에서는 눈에 보이는 결과를 위해 행동 단계를 밟아나가는 것이 프로젝트입니다.
프로젝트가 보고서 작성이라면 완성된 1장의 보고서가 결과물입니다.
집을 짓는 것이 프로젝트라면, 완성된 집이 결과물입니다.
땅을 1 m³ 깊이로 파는 것이 프로젝트라면, 1 m³ 의 구멍이 결과물이죠.
결과물이 없을 것 같은 독서 역시, 다 읽는 책을 덮는 마지막 행위가 결과일 것입니다.
(물론 독서노트 같은 것이 남는 독서가 더 나은 결과물이겠지만 어쨌든....)
그래서 프로젝트 관리에서 결과 = 아웃풋이라는 분류는 매우 중요하며, 별도로 관리를 해야 합니다.
그것이 프로젝트를 하는 이유니까요.
프로젝트 진행과 A.P.R.O
프로젝트를 위해 준비한 정보와 재료는 현재 '행동'을 거쳐 나중을 위한 기록과 재사용 요소로 변경됩니다.
이번 프로젝트에서 만들어진 기록은 남겨두었다가 다음 프로젝트를 더 잘하기 위한 정보로 반영됩니다.
재사용 요소들은 잘 보관해 두었다가, 다음 프로젝트에 필요할 경우 재사용합니다.
A.P.R.O로 폴더 구성하기
A.P.R.O는 명확히 말해 폴더 관리 방식이 아니라, 분류 방식입니다.
배치할 때 고민을 덜 하기 위해 만든 방식입니다.
물론 M.E.C.E 하기에 이 방식 그대로 폴더를 만들어 사용해도 되고, 머릿속에 분류를 정리하되, 폴더는 다르게 써도 상관없습니다.
사실, 저는 다중폴더를 만들기 귀찮아하는 편이라 후자로 사용합니다.
제가 실제 사용하는 폴더 방식은 아래와 같습니다. GTD기반이죠.
폴더명에 A.P.R.O를 쓰진 않지만, A.P.R.O에 맞춰 명확히 분류되며, 쓰기 편하게 정리되어 있는 것을 확인할 수 있습니다.
A.P.R.O의 장점 2가지 - 명확함과 성장
A.P.R.O의 장점은 각 항목이 독립적이라는 점입니다.
재료인지 아닌지 / 과거인지 미래인지 + 목표한 결과로 이루어져 있습니다.
그래서 내가 지금 다루고 있는 것을 어떻게 분류해야 할지 딱히 고민하지 않아도 됩니다.
명확한 분류에 따라 정리하면 그만이죠.
두 번째 장점은 처음부터 성장을 고려한 분류 체계라는 점입니다.
GTD 프로세스의 아쉬움은 프로젝트 진행 시 생길 수밖에 없는 기록과 부산물을 어떻게 관리해야 하는지, 그것들을 어떻게 다시 다음 프로젝트에 적용해야 할 지에 대해 설명하지 않는다는 점입니다.
계속 성장해야 살아남는 지식관리자를 위한 도구임에도 불구하고 성장 요소 관리를 빼먹은 덕분에, 많은 사람들이 관리를 고민하게 만들었습니다.
A.P.R.O는 GTD에서 설명하지 않은 부산물의 관리와 그것에 대한 재사용 개념을 포함하며, 점점 성장해야 하는 지식관리자에게 도움이 되는 방식입니다.
A.P.R.O는 그래서 우리가 성장하는 방식을 자연스럽게 따르며 고민을 줄여주는 편리한 분류 방식입니다.
이 글은 MarkedBrunch를 이용해 작성되었습니다.
